LEXNAVARRA
48/2023 FORU AGINDUA, EKAINAREN 1EKOA, KULTURA ETA KIROLEKO KONTSEILARIAK EMANA, 15.000 BIZTANLETIK BEHERAKO TOKI ENTITATEETARAKO UDAL ARTXIBOAREN ZERBITZUAREN ERREGELAMENDU EREDUA ETA JARDUNBIDE ONEN GIDA ONESTEN DITUENA
BON N.º 132 - 23/06/2023
15.000 BIZTANLETIK BEHERAKO TOKI ENTITATEETARAKO UDAL ARTXIBOAREN ZERBITZUAREN ERREGELAMENDU EREDUA
I. KAPITULUA. UDAL ARTXIBOAREN ZERBITZUA
- 1. artikulua. Definizioa eta xedea.
- 2. artikulua. Izaera.
- 3. artikulua. Irismena.
- 4. artikulua. Atxikipena.
II. KAPITULUA. UDAL ARTXIBOA. ALDERDI FISIKOA
- 5. artikulua. Kokapena.
- 6. artikulua. Eskakizunak.
- 7. artikulua. Segurtasuna eta zaintza.
- 8. artikulua. Kontserbazioa.
III. KAPITULUA. UDAL ARTXIBOAREN ZERBITZUAREN KOORDINAZIOA
- 9. artikulua. Udal artxiboaren zerbitzuaren koordinazio eginkizunak.
IV. KAPITULUA. DOKUMENTUEN TRATAMENDU ARTXIBISTIKOA
- 10. artikulua. Dokumentuen originaltasuna.
- 11. artikulua. Dokumentuak antolatzea, sailkatzea eta deskribatzea.
- 12. artikulua. Dokumentazioa udal artxiboan sartzea.
- 13. artikulua. Ezohiko sarrerak: beste funts batzuk.
- 14. artikulua. Instalatzea.
- 15. artikulua. Baloratzea eta ezabatzea.
V. KAPITULUA. DOKUMENTAZIOA ESKURATZEA
- 16. artikulua. Dokumentu eskaerak eta kontsultak.
VI. KAPITULUA. DOKUMENTUAK KOPIATZEA ETA ZAHARBERRITZEA
- 17. artikulua. Dokumentuak kopiatzea.
- 18. artikulua. Dokumentuak zaharberritzea.
VII. KAPITULUA. KULTURA ZABALKUNDEA
- 19. artikulua. Kultura zabalkundea eta baliozkotzea.
VIII. KAPITULUA. ZEHAPEN ARAUBIDEA
- 20. artikulua. Arau hausteak eta zehapenak.
I. KAPITULUA. UDAL ARTXIBOAREN ZERBITZUA
II. KAPITULUA. UDAL ARTXIBOA. ALDERDI FISIKOA
III. KAPITULUA. UDAL ARTXIBOAREN ZERBITZUAREN KOORDINAZIOA
IV. KAPITULUA. DOKUMENTUEN TRATAMENDU ARTXIBISTIKOA
V. KAPITULUA. DOKUMENTAZIOA ESKURATZEA
VI. KAPITULUA. DOKUMENTUAK KOPIATZEA ETA ZAHARBERRITZEA
VII. KAPITULUA. KULTURA ZABALKUNDEA
Artxiboei eta Dokumentuei buruzko apirilaren 4ko 12/2007 Foru Legeak 28. artikuluan ezartzen duenez, Nafarroako Artxibo Sistemaren parte izateagatik, toki entitateak behartuak daude tratamendu egokia bermatuko duten arau eta prozedurak aplikatzera, beren jardunean sortu edo jasotzen dituzten dokumentuak ekoitzi, kudeatu, antolatu, kontserbatu eta zabaltzean. Betebehar hori zuzenekoa da 15.000 biztanletik gorako udalerrientzat, hau da, foru legearen arabera beren udal artxiboaren zerbitzua antolatzeko gauza direnentzat, eta horregatik ematen zaie antolaketa arloko berariazko eginkizun eta ezaugarri multzo bat (29. artikulua); biztanle gutxiagoko toki entitateen kasuan, berriz, laguntza handiagoa jasoko dute artxibo arloan eskuduna den departamentuaren partetik (30. artikulua).
Foru legean ezarritako 15.000 biztanleko populazio atalasea Nafarroako udal esparruaren errealitate aniztasun handiari zor zaio, bai maila demografikoan, bai giza baliabide edo baliabide materialen eskuragarritasunean.
Udal artxiboen inguruko arauen garapena orain arte hiru foru agindutan zehaztu da:
-50/2016 Foru Agindua, ekainaren 10ekoa, Kultura, Kirol eta Gazteriako kontseilariak emana, 15.000 biztanletik beherako Nafarroako toki entitateen artxiboak antolatu eta kudeatzeko jarraibideak onesten dituena.
-51/2016 Foru Agindua, ekainaren 14koa, Kultura, Kirol eta Gazteriako kontseilariak emana, Nafarroako toki entitateen dokumentuak ebaluatu eta ezabatzeko jarraibideak onesten dituena.
-18/2021 Foru Agindua, maiatzaren 24koa, Kultura eta Kiroleko kontseilariak emana, Nafarroako toki entitateen artxibo digital seguruko ezarpenetarako betekizun teknologiko eta funtzionalak eta auditoretza eredu bat onesten dituena.
Une honetan, dokumentazioa euskarri analogikoan zein digitalean gordetzeko tratamendu artxibistikoaren oinarriak ezarrita daudenez, artxibo arloan eskuduna den departamentuari dagokio, aipatutako foru legearen 30. artikuluan ezarritakoarekin bat etorriz, erregelamendu eredu baten bitartez, 15.000 biztanletik beherako toki entitateen ezaugarrietara egokitutako udal artxiboaren zerbitzua arautuko duten prozedura teknikoak eta arauak ezartzea.
Hala, toki entitateek udal artxiboaren zerbitzuaren erregelamendu propioa onestea erraztu nahi da, erregelamendu eredu hau erreferentzia modura hartuz.
Nabarmendu behar da erregelamendu eredu hau herritarren dokumentu beharrizanak betetzera bideratu dela Udal Administrazioari dagokionez, zerbitzu publikoen prestazioan efizientzia bilatuz.
Horrez gain, nabarmendu behar da, erregelamendua betetzeko betebeharrari dagokionez, toki entitateko gobernuko kargudunek beren funtzioak betetzean sortutako dokumentazioa hartzen duela barne. Modu berean, dokumentu funts osoari eragiten dio, edozein direla funtsaren euskarria eta formatua, espediente analogikoak (batez ere papera) zein digitalak izan.
Gogoratu behar da toki entitateak, Nafarroako Artxibo Sistemaren kide diren aldetik, ekoizten duten dokumentu ondarea ongi kontserbatu eta herritarren esku jartzen dela bermatzeko arduradunak direla; horrenbestez, baliabide materialak, ekonomikoak eta giza baliabideak hornitzea toki entitateari dagokio, eta bere aurrekontu orokorretan hala kontsignatu beharko du. Modu osagarrian, toki entitateek artxibo arloan eskuduna den departamentuak sustatutako laguntza programak eskuratzen ahal dituzte, baita departamentuak eskainitako aholkularitza teknikoko zerbitzura jo ere.
Erregelamendu eredua osatzeko, eranskin modura, jardunbide onen gida bildu da, toki entitate bakoitzaren kasu, beharrizan edo errealitate zehatz edo bereizgarri bakoitzean aplikatzea errazteko.
Erregelamendu ereduari eta jardunbide onen gidari buruzko aginduzko txostena egin du Nafarroako Kulturaren eta Arteen Kontseiluko Artxiboen eta Dokumentu Ondarearen Batzordeak, 2023ko maiatzaren 23ko bilkuran, Artxiboei eta Dokumentuei buruzko apirilaren 4ko 12/2007 Foru Legearen 9. artikuluan ezarritakoari jarraikiz, hartan zehazten baitira Kontseiluaren eginkizunak.
Horrenbestez, Artxiboei eta Dokumentuei buruzko apirilaren 4ko 12/2007 Foru Legeak ematen dizkidan eskumenak erabiliz, honako hau
AGINTZEN DUT:
1. 15.000 biztanletik beherako toki entitateetarako udal artxiboaren zerbitzuaren erregelamendu eredua eta jardunbide onen gida (eranskina) onestea.
2. Foru agindu hau Vianako Printzea Erakundea - Kultura Zuzendaritza Nagusira, Artxiboen eta Dokumentu Ondarearen Zerbitzura eta Idazkaritza Tekniko Nagusira igortzea.
3. Foru agindu hau Nafarroako Aldizkari Ofizialean argitaratzea.
4. Foru agindu honen aurka gora jotzeko errekurtsoa aurkezten ahal da, Nafarroako Gobernuari zuzendua, argitaratu eta biharamunetik hilabeteko epean.
Administrazio publikoek zilegi dute administrazioarekiko auzi errekurtsoa jartzea foru agindu honen aurka, Nafarroako Justizia Auzitegi Nagusiko Administrazioarekiko Auzien Salari zuzendua, jakinarazi eta bi hilabeteko epean. Horrek ez du galarazten aurretiazko errekerimendua egin ahal izatea, Administrazioarekiko Auzien Jurisdikzioa arautzen duen uztailaren 13ko 29/1998 Legearen 44. artikuluan ezarritako moduan eta epean.
15.000 BIZTANLETIK BEHERAKO TOKI ENTITATEETARAKO UDAL ARTXIBOAREN ZERBITZUAREN ERREGELAMENDU EREDUA
15.000 BIZTANLETIK BEHERAKO TOKI ENTITATEETARAKO UDAL ARTXIBOAREN ZERBITZUAREN ERREGELAMENDU EREDUA
Errealitate heterogeneotasun handia da Nafarroako toki entitateen ezaugarri nagusia, maila demografikoan zein baliabide material eta giza baliabideen eskuragarritasunean.
Errealitate hori toki entitateek eskainitako udal artxiboen zerbitzuetan islatzen da; zerbitzu horien funtzionamendua nahitaez arautu behar da, Udal Administrazioari dagokionez herritarren dokumentu beharrizanak betetzera bideratutako erregelamendu bat onetsiz, dokumentuak sortu, kudeatu, tratatu, kontserbatu eta hedatzeari dagokionez, efizientzia bilatuz zerbitzu publikoen prestazioan, bulego administratiboen inguruan, espedienteak sortu eta izapidetzean zein udal artxiboan, izapidetzen bukatu ondoren, non erabiltzaile eta ikertzaileen esku egonen baitiren, erreserbarako lege epeak agortu ondoren.
Erregelamendu eredu honen helburua, hortaz, toki entitateek erreferentziazko testu bat edukitzea erraztea da, udal artxiboaren zerbitzuaren erregelamendu propioa oneste aldera.
I. KAPITULUA. UDAL ARTXIBOAREN ZERBITZUA
1. artikulua . Definizioa eta xedea.
1. Toki entitate baten gobernuak eta administrazioak, dagozkien funtzioak betetzean, sortutako dokumentuak ekoitzi, tratatu, kudeatu, kontserbatu eta hedatzeari lotutako prestazioen multzoa udal artxiboaren zerbitzu gisa ulertzen da.
2. Udal artxiboaren zerbitzuak erakunde titularraren dokumentu kudeaketa efizientearen betekizunen aurrean erantzunen du, eta dokumentuak, informazioa eta datuak lortzeko herritarren beharrizanei arreta eskaintzea du helburu nagusitzat.
3. Toki entitate guztiek eduki behar dute udal artxiboaren zerbitzua, erregelamendu honetan ezarritako ezaugarriekin bat etorriz.
1. Udal artxiboaren zerbitzuak izaera administratiboa zein kulturala du. Bere alderdi administratiboan, udal bulegoetan sortutako espediente eta dokumentuen ekoizpen prozesuak arautzen ditu, kasuan kasuko izapidetzearen arabera, ebidentzia-helburuekin; erakundearen beraren, interesdunen eta herritarren zerbitzura dago. Bere alderdi kulturalean, dokumentuak ongi kontserbatzea eta ikerketa historiko eta hedapen helburuetarako eskuragarri jartzea ahalbidetzen du.
2. Zerbitzuaren prestazioa efizientea izateko, udal artxiboak behar bezala instalatuta, antolatuta, kudeatuta eta zainduta egon behar du, dokumentuak kudeatzeko oinarrizko prozesuekin bat etorriz.
1. Udal artxiboaren zerbitzua bere funtzioak betetzean udal kudeaketa eta gobernu organo eta pertsonen multzoak sortutako dokumentu eta espedienteei aplikatzen zaie, euskarria edo formatua edozein dela ere.
2. Udal artxiboaren zerbitzua, hala, toki entitatearen mendeko sozietate, organismo eta ordezkaritza politikoko kargudunek sortutako dokumentazioari ere aplikatuko zaio.
1. Udal artxiboaren zerbitzua, lehenik eta behin, alkatearen mende dago, toki entitatearen eta administrazio antolaketaren gobernu arduradun gorena den aldetik; funtzionalki, toki entitateko idazkaritzaren mende dago.
2. Udal artxiboaren zerbitzuaren prestazioa beste toki entitate batzuekin batera egiten ahal da, mankomunitate modura, kanpo enpresetara joz gero, erregelamendu honen 9.2 artikuluarekin bat etorriz.
II. KAPITULUA. UDAL ARTXIBOA. ALDERDI FISIKOA
1. Udal artxiboa, alderdi fisikoari dagokionez, administrazio bulegoetatik iritsitako eta ohiko erabilerarik ez duen dokumentazioa biltegiratzeko tokia da, izapidetzen bukatu denean.
2. Dokumentazioa ekoizten duten bulegoekiko elkarrekintza etengabea denez, udal artxiboak bulegoen alboan egon beharko du, herritarrei arreta zuzena emateko eta administrazio kudeaketa egokia egiteko, dokumentuak berreskuratzea errazte aldera.
1. Udal artxiboak instalazioen egokitasun, irisgarritasun, kokapen eta segurtasun eskakizunak bete beharko ditu.
2. Artxiboa giltzapean egonen da, gordailu itxi batean; erabilera esklusiboa izanen du, eta beste objektu batzuk bertan egotea saihestu eginen da.
3. Artxibo gordailua non kokatu zehaztean saihestu eginen dira kontserbaziorako arriskuak dituzten kokalekuak, bereziki sotoak edo estalki azpiko kokalekuak edo atikoak, uholdeak edo bestelako hondamendi naturalak edo ustekabekoak ekiditeko.
4. Etengabeko arreta jarriko zaie artxiboaren kontserbaziorako arrisku faktoreei -esaterako, ur hodiak eta instalazio mekanikoak (motorrak) eta elektrikoak bertan edo inguruetan egotea-, eta esparru bakoitzean indarrean dagoen araudia betetzea bermatuko da. Gailu elektrikoak erabiltzea saihestuko da, esaterako berogailuak.
5. Erabiltzaileek artxibo gordailutik kanpo kontsultatu beharko dituzte dokumentuak.
6. Artxibo gordailuak ez du jendea elkartzeko bestelako erabilerarik izaten ahalko, esaterako auzokideak biltzea, egoitza soziala izatea, kultura tailerra edo antzekoa.
7. Artxiboak garbi eta ordenatuta egon behar du.
7. artikulua . Segurtasuna eta zaintza.
1. Udal artxiboaren gordailura sartzeko aukera bertako arduradunei mugatuta egonen da. Kanpoko pertsonen presentzia soilik salbuespen modura baimenduko da, betiere baimendutako udal langileen zuzeneko zaintzapean.
2. Dokumentazioaren gaineko segurtasun neurriak dokumentuak bulegoetan sortzen diren unetik hasiko dira aplikatzen; horrenbestez, arduradunak dokumentaziorako sarbidea une oro zaindu beharko du, bereziki dokumentazioan datu pertsonalak jaso badira, zuzenean irisgarriak diren espazioetan.
1. Udal artxiboa kontserbazioa bermatzeko behar diren segurtasun, giro eta instalazio baldintza egokietan mantenduko da. Arreta berezia jarriko zaie kokapenari, antolaketari, garbiketari eta airearen hezetasun erlatiboaren maila eta eragina neurtzeari, baita dokumentuen integritatea arriskuan jar dezakeen intsekturik edo beste animaliarik ez egoteari ere.
2. Berrikuspenak aldizka eginen dira, instalazioen mantentze lan egokia bermatze aldera, eta dokumentatu eginen dira. Kontrol horiek aseguru poliza kontratatzean eragina izanen dute.
III. KAPITULUA. UDAL ARTXIBOAREN ZERBITZUAREN KOORDINAZIOA
9. artikulua . Udal artxiboaren zerbitzuaren koordinazio eginkizunak.
1. Toki entitateko idazkariak administrazio arloko langile bat izendatuko du, eta horrek artxibo zerbitzuaren koordinazio eginkizunak hartuko ditu bere gain, plantillako gainerako kideen aurrean; horretarako behar den prestakuntza eduki beharko du.
2. Udal artxiboaren zerbitzuaren koordinatzaileak ez baditu prestazioa zuzen emateko behar diren gaitasunak, orduan, toki entitateak kanpo enpresetara jotzen ahalko du, betiere kaudimen teknikoa egiaztatzen badute.
IV. KAPITULUA. DOKUMENTUEN TRATAMENDU ARTXIBISTIKOA
10. artikulua . Dokumentuen originaltasuna.
1. Toki entitateek sortutako dokumentuek baliozkotuta egon behar dute sinadura original baten bitartez, dela eskuz idatzitakoa, dela onartutako sinadura digitaleko sistema baten bidezkoa.
2. Administrazio elektronikoko tresna batean kudeatutako espediente elektroniko autentikoen kasuan, espedientea paperean bikoiztea saihestuko da; eta espediente hibridoetan, paperean dauden dokumentuak pixkanaka digitalizatzeko ahalegina eginen da.
3. Espediente elektronikoak kudeatzeari dagokionez, artxibo arloan eskuduna den Nafarroako Gobernuko departamentuak definitutako artxibo digital seguruen eskakizunen araudiarekin bat etorriz jokatu beharko da.
11. artikulua . Dokumentuak antolatzea, sailkatzea eta deskribatzea.
1. Administrazio espedienteak osatu, antolatu eta deskribatzean erraztu eginen dira espedienteen kudeaketa, kontserbazioa eta epe luzera berreskuratzea, bat etorriz artxiboak kudeatu eta antolatzeko eta artxibo digital seguruak izateko jarraibideetan jasotako jardunbide onekin eta artxibo arloan legez eskuduna den departamentuak zehaztutako beste arauekin.
2. Espedienteak Nafarroako toki entitateen dokumentuen sailkapenaren taularekin bat etorriz antolatuko dira, bertsiorik eguneratuenean.
12. artikulua . Dokumentazioa udal artxiboan sartzea.
1. Bulego ingurunean, paperean dauden espediente originalak, administrazio izapidetzea bukatuta itxi ondoren, erregulartasunez igaroko dira udal artxibora, transferentzia egutegi batekin bat etorriz, ordenatuta, garbi eta urte eta serie osoen arabera antolatuta. Transferentzia bakoitza behar bezala dokumentatuko da.
2. Espediente elektronikoak artxibo digital seguruen plataforma batera eramatean, araudiarekin bat etorriz, eramangarritasuna ziurtatzea zainduko da.
13. artikulua . Ezohiko sarrerak: beste funts batzuk.
Udal artxiboak kanpoko jatorria duten beste funts dokumental batzuk izan ditzake, publikoak zein pribatuak. Funts horien identifikazioari, antolaketari, tratamenduari, kontserbazioari eta hedapenari dagokienez, Udal Administrazioak sortutako dokumentu eta espedienteetarako erregelamendu honetan ezarritako neurri berberak aplikatuko dira, dokumentuen jatorri bereziari egokituta, hala behar denean.
Udal bulegoetan dauden bitartean, paperean dauden administrazio espedienteak behar bezala antolatuta eta zainduta egonen dira, kutxetan. Udal artxiboan sartu ondoren, zenbaki korrelatibo bat emanen zaie, eta apaletan instalatuko dira, epe luzeko kontserbazioa eta eskuragarri egotea bermatuz.
15. artikulua . Baloratzea eta ezabatzea.
1. Dokumentu edo espediente originalak modu indiskriminatuan ezabatzea debekatuta dago, paperekoak zein elektronikoak izan.
2. Dokumentu originalak soilik ezabatzen ahal dira Nafarroako Gobernuko Dokumentuen Ebaluaziorako Batzordearen berariazko baimena izanez gero, bat etorriz indarrean dagoen araudiarekin eta artxibo arloan legez eskuduna den departamentuak ezarritako prozedura eta jarraibideekin.
3. Ezabatzeko baimena izanez gero, dokumentu horiek modu seguru, kontrolatu eta dokumentatuan ezabatuko dira.
V. KAPITULUA. DOKUMENTAZIOA ESKURATZEA
16. artikulua . Dokumentu eskaerak eta kontsultak.
1. Toki entitateek dokumentu publikoetara sarbidea izateko eskubidea baliatzea erraztu behar dute, herritarrek hala eskatzen badute. Soilik legez ezarritako mugak aplikatuz ukatzen ahalko da aipatutako sarbidea.
2. Udalbatzako kideek eta gainerako langileek dokumentaziora sarbidea izanen dute kasuan kasuko eskumenen arabera eta soilik dagozkien funtzioak betetzeko.
3. Informazio eskubidea eta intimitatea babesteko eskubidea uztartze aldera, eskatutako dokumentuen zerbitzuan datu pertsonalak anonimizatzea aztertzen ahal da.
4. Eskaera guztiak dokumentatu egin behar dira, eta egindako kontsulta guztiak erregistratu eginen dira.
5. Dokumentazio kontsulten helburua kanpoan kontratatutako udal lanak egitea denean, datuak babesteko araudia betetzea bermatu behar da, kontratu bidez.
VI. KAPITULUA. DOKUMENTUAK KOPIATZEA ETA ZAHARBERRITZEA
17. artikulua . Dokumentuak kopiatzea.
1. Hala eskatzen duten erabiltzaileei, udal artxiboan gordetako dokumentu irisgarrien kopiak emanen dizkiete udal entitateek.
2. Kopiak idatziz eskatu beharko dira, eskabideen bitartez.
3. Sarbide eskubidearen ikuspuntutik informazio mugatua duten dokumentuei dagozkien eskaerak ukatu eginen dira.
4. Dokumentuen kopiak, ahal dela, irudi digital moduan entregatuko dira, irudi horiek lortzeko dokumentu originala fisikoki zaintzea arriskuan jartzen denean salbu.
5. Udal ordenantzetan hala jasota badago, kasuan kasuko tasak aplikatzen ahal dira.
18. artikulua . Dokumentuak zaharberritzea.
1. Dokumentuen iraunkortasuna arriskuan jartzen ahal duen kalte edo narriadura antzemanez gero, toki entitateak behar diren neurriak hartu beharko ditu dokumentuen integritate fisiko eta funtzionala berreskuratzeko.
2. Esku-hartzearen ezaugarrien eta motaren arabera behar diren kualifikazioa eta esperientzia egiaztatuak dituzten profesionalek soilik egin beharko dituzte zaharberritze lanak.
VII. KAPITULUA. KULTURA ZABALKUNDEA
19. artikulua . Kultura zabalkundea eta baliozkotzea.
Toki entitateen ardura izanen da herritarrak udal artxiboan gordetako dokumentu-legatura hurbiltzeko ekintzak sustatzea eta ekinbide propioak bultzatzea.
VIII. KAPITULUA. ZEHAPEN ARAUBIDEA
20. artikulua . Arau hausteak eta zehapenak.
Arau hauste eta zehapenen araubideari dagokionez, aplikagarria izanen da artxibo eta dokumentuen arloan indarrean dagoen legedian ondorio horietarako ezarritakoa: gaur egun, Artxiboei eta Dokumentuei buruzko apirilaren 4ko 12/2007 Foru Legearen V. titulua.
LEGERIA:
16/1985 Legea, ekainaren 25ekoa, Espainiako Ondare Historikoari buruzkoa.
39/2015 Legea, urriaren 1ekoa, Administrazio Publikoen Administrazio Prozedura Erkideari buruzkoa (17. art.).
40/2015 Legea, urriaren 1ekoa, Sektore Publikoaren Araubide Juridikoari buruzkoa (46. art.).
3/2018 Lege Organikoa, abenduaren 5ekoa, Datu Pertsonalak Babesteari eta Eskubide Digitalak Bermatzeari buruzkoa.
12/2007 Foru Legea, apirilaren 4koa, Artxiboei eta Dokumentuei buruzkoa.
75/2006 Foru Dekretua, urriaren 30ekoa, Dokumentuen Ebaluaziorako Batzordearen osaera, antolamendua eta funtzionamendua arautzeko Erregelamendua onesten duena.
50/2016 Foru Agindua, ekainaren 10ekoa, Kultura, Kirol eta Gazteriako kontseilariak emana, 15.000 biztanletik beherako Nafarroako toki entitateen artxiboak antolatu eta kudeatzeko jarraibideak onesten dituena.
51/2016 Foru Agindua, ekainaren 14koa, Kultura, Kirol eta Gazteriako kontseilariak emana, Nafarroako toki entitateen dokumentuak ebaluatu eta ezabatzeko jarraibideak onesten dituena.
18/2021 Foru Agindua, maiatzaren 24koa, Kultura eta Kiroleko kontseilariak emana, Nafarroako toki entitateen artxibo digital seguruko ezarpenetarako betekizun teknologiko eta funtzionalak eta auditoretza eredu bat onesten dituena.
NAFARROAKO 15.000 BIZTANLETIK BEHERAKO TOKI ENTITATEETARAKO UDAL ARTXIBO ZERBITZUAREN ERREGELAMENDU EREDUA APLIKATZEKO JARDUNBIDE ONEN GIDA
Nafarroako toki entitateetarako udal artxiboaren zerbitzuaren erregelamendua, irismenari dagokionez, bideratu da 15.000 biztanletik beherako entitateei espedienteen eta artxiboaren kudeaketan eskatzen zaien oinarrizko jardunerako ohiko beharrizan zehatzak erantzutera; biztanle kopuruaren atalase hori Artxiboei eta Dokumentuei buruzko apirilaren 4ko 12/2007 Foru Legeak ezarri zuen, 29. eta 30. artikuluetan. Erregelamendu ereduak, bereziki, jardun artxibistikorako oinarrizko jarraibide zehatzak ematea du helburu, edozein toki entitatetan baliagarriak direnak, bereziki biztanle kopuru txikiagoa dutenen kasuan, gehiengoa baitira Nafarroako toki esparruan.
Nafarroako toki entitateetan dauden egoeren kasuistika horren zabala denez udal artxiboaren zerbitzuaren kudeaketari eta prestazioari dagokienez, tresna orokor batean (erregelamendu eredu batean) bildu ezin diren arauak eta jarraibideak gida batean jaso behar dira, aski eta zehatz. Horixe da jardunbide onen gida honen helburua; honen erabilera osagarritzat jo behar da beti, eta erregelamendu ereduan jasotako aginduen mende egonen da.
Toki entitateek onartze aldera, garrantzitsua da nabarmentzea erregelamendu eredua eta gida unitate gisa ulertu behar direla aplikazio praktikoari dagokionez, indarrean dagoen lege araudi osoan integratuta, bereziki foru agindu hauetan:
- 50/2016 Foru Agindua, ekainaren 10ekoa, Kultura, Kirol eta Gazteriako kontseilariak emana, 15.000 biztanletik beherako Nafarroako toki entitateen artxiboak antolatu eta kudeatzeko jarraibideak onesten dituena.
- 51/2016 Foru Agindua, ekainaren 14koa, Kultura, Kirol eta Gazteriako kontseilariak emana, Nafarroako toki entitateen dokumentuak ebaluatu eta ezabatzeko jarraibideak onesten dituena.
- 18/2021 Foru Agindua, maiatzaren 24koa, Kultura eta Kiroletako kontseilariak emana, Nafarroako toki entitateen artxibo digital seguruko ezarpenetarako betekizun teknologiko eta funtzionalak eta auditoretza eredu bat onesten dituena.
Horren ondorioz, aplikazio gida honek erregelamendu ereduan eta aipatutako foru aginduetan jasotako xedapenak osatzen ditu, eta, nolanahi ere, horien mende jartzen da.
Aplikazioaren inguruko zalantzak Artxiboen eta Dokumentu Ondarearen Zerbitzuan planteatuko dira, eta hark ebatziko ditu, modu koordinatuan.
I. KAPITULUA. UDAL ARTXIBOAREN ZERBITZUA
Erregelamendu ereduaren 1. artikuluan jaso den moduan, udal artxiboaren zerbitzua da toki entitate baten gobernuak eta administrazioak, dagozkien funtzioak betetzean, sortutako dokumentuak ekoitzi, tratatu, kudeatu, kontserbatu eta hedatzeari lotutako prestazioen multzoa.
Hau da, udal artxiboaren zerbitzuaren zenbait prozesuk gainditu egiten dituzte erabiltzen ez diren dokumentuak biltegiratzeko espazioen kudeaketa huts baten muga fisikoak, eta zerbitzuen prestazio koordinatu bihurtzen dira, toki entitateari berari zerbitzua emateko, dokumentuak ekoitzi eta kudeatzean efizientzia are handiagoa lortzeko, zein herritarrei zerbitzua emateko, Udal Administrazioarekiko harremanei eta beren eskubide eta interesen arabera artxibo eta fitxategietara sarbidea izateari dagokienez.
Ideia horretan sakonduz, garrantzitsua da nabarmentzea gida honetan jasotako jarraibideek dokumentuen bizitza ziklo osoari eragiten diotela, hau da, administrazio bulegoetan sortzen direnetik hasi eta ezabatu edo udal artxibo historikoan sartu arteko aldiari.
Bestalde, gida honetan jasotakoa betetzea toki entitateko langileei zein gobernu karguak dituztenei, herritarrei eta zerbitzu publikoen erabiltzaileei dagokie.
Horrez gain, gidaren edukia dokumentu funts osoari dagokio, euskarriaren ezaugarriak eta izaera edozein direla ere, papera, elektronikoa, diskoa edo kasetea izan, ohikoenak aipatzeagatik.
Azken finean, toki entitateek, legez definitutako Nafarroako Artxibo Sistemaren parte diren aldetik, herritarrek dokumentuak eskuragarri dituztela bermatu behar dute, dokumentuak haien eskura jarrita, eta Nafarroako dokumentu ondarea behar bezala zaintzeko arduradunak dira. Horren ondorioz, toki entitateari dagokio, bere aurrekontu orokorraren kargura, aski baliabide material, ekonomiko eta giza baliabide hornitzea; hala ere, betebehar horiei erantzuteko toki entitateek Foru Komunitateko Administrazioak sustatutako laguntza programak baliatzen ahal dituzte, baita artxibo arloan eskuduna den departamentuak eskainitako aholkularitza teknikoko zerbitzua ere.
II. KAPITULUA. UDAL ARTXIBOA. ALDERDI FISIKOA
Nafarroako udal esparruan dauden egoera askotarikoak aintzat hartuz, kapitulu honetan bildutako arauak eta jarraibideak moldatu eginen dira eskura dagoen espazio fisikora, biltegiratutako dokumentuen bolumenera eta toki entitateak zerbitzua ematen dion populazio taldearen tamainara. Hala ere, dauden baliabideak daudela, azpiegiturek aski izan behar dute dokumentazioaren tratamendu artxibistiko zuzena eta erabiltzailearentzako zerbitzu egokia bermatzeko.
Dokumentazioa gordetzen den edozein gelak, bulegoetatik hasita udal artxiboaren gordailuraino, sarbide kontrola bermatzeko behar diren segurtasun neurriak izan beharko ditu. Giltzaz itxitako espazioak izan behar dira; giltzen ezinbesteko kopiak baino ez dira eginen, eta sarrera baimendua duten pertsonen kontrolpean eta horien esku egon beharko dira.
Izapidetzen diren espedienteak edo udal artxiboaren gordailura eramateko zain daudenak une oro bulegoetan kontrolpean egonen dira, ahal dela altzari itxietan sartuta. Datu pertsonalak edo isilpekoak izan ditzakeen dokumentazioa mahaietan edo mostradorean edozein herritarren bistan izatea saihestu eginen da.
Datuen konfidentzialtasunaren gaia bereziki nabarmenduko zaie udal langileei, dokumentuak gordeta dauden espazioetara sartu behar badute beren funtzioetan, baita kanpo enpresetako langileei ere, halakorik bada (esaterako garbitzaileak edo mantentze lanetako langileak).
Udal langileek egiten dituzten kontsultetako asko laburrak eta puntualak direla aintzat hartuz, espedientea dagokion kutxan bilatu eta bertatik ateratzera mugatu ohi direnez, artxibo gordailuak kasuan kasuko eragiketak egiteko ezinbesteko altzariak izanen ditu; hala, manipulazioan nahasketa edo hondatze arriskuak saihestu eginen dira. Kontsulta egin ondoren, kutxa berriz jarri beharko da artxiboan dagokion lekuan, bere signaturaren arabera. Espedienteak alferrik ateratzea saihestu eginen da, kudeaketa beharrizanek eragiten dutenean salbu; nolanahi ere, ahal bezain azkar itzuliko dira.
Udal dokumentu ondareak kultura balio izugarria du eta, horregatik, toki entitateak aseguru poliza bat kontratatuko du, estaldura emanen duena ez soilik tratamendu artxibistikoetan edo kontsulta prozesuetan dokumentuetan sor daitezkeen kalteen aurrean; aitzitik, jatorri natural edo giza jatorriko ezbehar edo hondamendien ondorioz izan daitezkeen kalteen aurrean ere babestu beharko du aseguru polizak. Aseguru poliza ez bada berariaz helburu horretarako kontratatzen, artxiboko dokumentazioa toki entitatearen gainerako ondasunak babesten dituen aseguru orokorrera bilduko da, dokumentu ondare gisa dituen ezaugarriekin bat etorriz.
III. KAPITULUA. UDAL ARTXIBOAREN ZERBITZUAREN KOORDINAZIOA
Artxiboei eta Dokumentuei buruzko apirilaren 4ko 12/2007 Foru Legean goi mailako unibertsitate titulua duen udal artxibozaina edukitzeko derrigortasuna soilik 15.000 biztanletik gorako udalerriei ezarri zaie. Hala ere, toki entitate guztiek bete behar dituzte legez ezarritako artxibo eta dokumentu kudeaketako eskakizunak.
Udal artxiboaren zerbitzua antolatu eta kontserbatzeko ardura pertsona edo arduradun bakar baten esku uztea lagungarria izanen da zerbitzuak zuzen funtzionatzea eragoz dezaketen zehaztugabetasunak eta eskumenen lausotasuna desagerrarazteko.
Udal artxiboaren zerbitzuaren ardura duen pertsonak (aurrerantzean arduraduna) behar diren gaitasunak eduki beharko ditu lan horri dagozkion dokumentu-kudeaketako prozesuak aplikatzeko; horrenbestez, berariazko prestakuntza jaso beharko du, diziplina artxibistikoaren oinarrizko ezagutzak eskuratu ahal izateko.
Arduradunak dokumentuen tratamendurako oinarrizko tekniken inguruko zenbait ezagutza helaraziko dizkie gainerako udal langileei, eta jarraibide normalizatu komunak finkatuko ditu. Prozeduren homogeneotasun horrek koherentzia emanen dio espedienteak kudeatzeko jardunari, sortzen direnetik, eta langile bakoitzaren lan ohituren ondorioz funtsa desegitea saihestuko du.
Arduradunaren gainbegiratze lana dokumentuen bizitza ziklo osoan hedatuko da, sortzen direnetik udal artxiboaren gordailura eraman arte edo, hala badagokie, ezabatu arte. Horrez gain, arduradunaren zeregina da eskatutako dokumentazioa erabiltzaileari ematea, baita artxiboan duen tokira bueltatu aurretik dokumentazioaren egoera aztertu eta osorik dagoela egiaztatzea ere.
Bulego ingurunean, espedientearen kontrola enplegatu bakoitzak modu autonomoan egiten badu, arduradunak datu base bakarra egitearen ardura hartuko du, eta datu base horretan espediente guztiak bilduko dira.
Espediente elektronikoak izapidetuz gero, non kudeaketa arauak administrazio elektronikoko tresnak definitzen dituen, arduradunaren funtzioak zuzenean idazkariak hartuko ditu bere gain, baina gai zehatzak eskuordetzen ahal ditu, udal langileengan zein kanpoko enpresetan; nolanahi ere, ezinbesteko gaitasunen inguruko berariazko prestakuntza izan beharko dute.
Kanpo kontratazioa.
Toki entitate batek ezin baditu artxibo lanak udal langile batengan kontzentratu, orduan arduradunaren funtzioak egiteko kanpo kontrataziora jotzen ahal du. Kasu horretan, udal artxiboaren zerbitzuaren prestazioaren maiztasuna entitate bakoitzaren beharrizanen araberakoa izanen da, aintzat hartuz dokumentu funtsaren hazkundea, udal bulegoetan artxiborako har daitekeen espazioa eta behar diren zerbitzuen tamaina eta bolumena, antolaketa eta sailkapen faseetatik hasi eta dokumentuen balorazio, hautapen eta ezabatze faseetaraino.
Hautapen prozesuan, toki entitateak bermatu eginen du arduradun funtzioetan arituko den pertsonak edo enpresak kaudimen teknikoko eskakizunak betetzen dituela eta artxibistika arloko berariazko prestakuntza duela (esaterako, master titulazioak edo graduondoko beste ikasketa batzuk).
Toki entitateak kanpo kontrataziora jotzen ahal du aholkularitza zerbitzu puntualak lortzeko, udal artxiboaren zerbitzuaren kudeaketa integralaren alderdi zehatzei dagokienez, esaterako artxibo sistemaren plangintza, espedienteak egitea, ezabatzeko jarraibideak eta kontserbazio baldintzen inguruko gomendioak, altzariak eta materiala erostearen inguruko aholkuak, edota espediente elektroniko eta artxibo digital seguruak sortu eta kudeatzeko auditoretza edo jarraipena egiteari dagokienez.
Kanpo enpresa edo pertsonaren lana beti udal langileekin lankidetzan eta etengabeko komunikazioarekin eginen da, idazkariaren gainbegiraketarekin.
Kanpo kontrataziora jo izanak ez ditu udal langileak irizpide artxibistikoen araberako dokumentuen tratamendu egokitik salbuetsiko, kontratazioaren tarteetan.
IV. KAPITULUA. DOKUMENTUEN TRATAMENDU ARTXIBISTIKOA
Administrazio Publikoen Administrazio Prozedura Erkidearen urriaren 1eko 39/2015 Legeak ezarri zuen espedienteak elektronikoak izan behar direla; hala ere, gaur egun Nafarroako toki entitate asko oraindik trantsizio prozesu batean daude, administrazio elektronikoa erabat ezartzerantz jotzen. Trantsizioa modu mailakatuan egiten ari dira, eta, horrenbestez, administrazio dokumentuen jardunean bi ingurune aldi berean bizitzen ahal dira, analogikoa (batez ere papera) eta digitala.
Toki entitateek ekoitzitako dokumentuek benetakoak izan behar dute eta, horrenbestez, sinadura original bidez baliozkotu behar dira. Dokumentu elektronikoak araudi aplikagarriak onartutako sinadura sistema batekin baliozkotuko dira.
Administrazio elektronikoak aurrera egin ahala, toki entitateak artxibo paraleloak modu artifizialean ekoiztea ekidinen du, horietan espediente bera paper euskarrian eta euskarri elektronikoan bikoiztuta geratuko baita. Halaber, espediente hibridoak sortzea saihestuko du, zati bat paperean eta beste zati bat formatu elektronikoan dutenak, alegia.
Espedienteen tratamendu artxibistikoaren zati handi bat komuna da bi inguruneetan: sailkapena, deskribapena eta ebaluazioa, eta ezabatzea.
Dokumentu ingurune digitalak maiatzaren 24ko 18/2021 Foru Aginduan zehaztutako artxibo digital seguruko ezarpenetarako betekizun funtzionalekin bat etorriz kudeatzen dira.
Dokumentuak antolatzea eta espedienteak sortzea.
Udal bulegoek oinarrizko zenbait irizpide aintzat hartu behar dituzte espedienteak sortzerakoan. Paper euskarrian dauden espedienteei aplikagarriak zaizkien zenbait jarraibide azalduko dira jarraian, egoera ohikoenetakoak, bat etorriz udal kudeaketa arruntean antzemandako jardunekin:
- Espedienteak gaiaren arabera sortuko dira beti.
- Dokumentu multzo orokorrak edo gaien araberako dosierrak sortzea saihestuko da. Dokumentu bakoitza dagokion espedientean sartu behar da, edo, prozedura erregulatu baten parte ez den dokumentu sinple bat baldin bada, korrespondentzia orokorrean integratuko da, edo dagokion ataleko korrespondentzian; urteka antolatuko da eta modu kronologikoan ordenatuko da.
- Ez da dokumentu ordenatuen multzorik eginen sarrera edo irteeraren erregistro zenbakiaren arabera.
- Espedientea osatzen duten dokumentuak irizpide kronologikoen arabera ordenatuko dira, ekoizpen ordenarekin bat etorriz.
- Espediente bakoitza modu banakatuan kontserbatuko da karpeta batean, edo zenbait karpetatan, bolumenaren arabera. Prozedura desberdinetako dokumentazioa ez da inoiz batera gorde behar, espedienteek lotura estua izan arren (esaterako, udal igerilekua kudeatzearekin lotutako espedienteen kasuan).
- Espedientea hasteko unean, karpetaren azalean oinarrizko identifikazio datuak jarriko dira, esaterako, irekitze data, espediente zenbakia, interesdunen izenak, gaiaren laburpena edota sailkapen kodea. Datu horiek datu base batean sartuko dira, eta datu base horrek behin-behineko kontrol tresna modura funtzionatuko du izapidetzean eta bulegoetan dauden bitartean.
- Gaien araberako dosierretan, ahal den neurrian horrelakoak sortzea saihestu behar den arren, ez dira inoiz administrazio prozedura baten parte diren dokumentu originalak gordeko.
- Post-itak edo ohar informalak dituen beste edozein paper egotea ekidin eginen da. Erreferentzia horiek izapidetzerako garrantzitsuak badira, orduan espedientean txertatuko diren dokumentuetan jasoko dira.
Ingurune elektronikoan, espedientea irekitzea eta bertan dokumentuak sartzea toki entitateak izanen duen izapidetze tresnarekin eginen da, bat etorriz maiatzaren 24ko 18/2021 Foru Aginduan ezarritako betekizunekin.
Sailkapena.
Oro har, udal bulegoek sortutako espediente guztiak sailkapen taula baten arabera antolatu behar dira, hartan biltzen baitira udalerriak bere eginkizunak betetzean garatzen dituen jarduera guztiak. Beste administrazio batzuekiko elkarreragingarritasuna errazteko sailkapen taula bakar eta normalizatu bat dago, ekainaren 10eko 50/2016 Foru Agindu bidez argitaratutakoa, Nafarroako toki entitate guztietan aplikatzeko; taula horren egitura toki entitateek garatzen dituzten eginkizun nagusien araberakoa da: Gobernua, Administrazioa, Zerbitzuak eta Ogasuna.
Deskribapena.
Udal bulegoek beren jarduketa administratiboa garatzean sortutako dokumentu eta espedienteak kontrolatzen dituzte. Kontrol hori datu base baten bitartez eginen da, eta datu basean informazio hau egonen da:
[Nahitaezko eremuak]
1. Bulego ekoizlearen izena/entitatea.
2. Espediente zenbakia.
3. Hasiera eta bukaera datak. Espedientearen hasiera eta bukaera datak.
4. Espedientearen izenburua edo laburpena. Izenburua jartzean, aintzat hartuko da araudi bidezko izendapena; albo batera utziko dira izendapen subjektiboak, lagunartekoak edo erabilera arruntekoak. Laburpena argi eta zehatz idatzi behar da, eta espedientearen funtsezko datu guztiak jaso behar ditu.
5. Interesduna edo interesdunak.
6. Espedientea osatzen duten dokumentuen kopurua.
7. Serie dokumentala sailkatzeko kodea. Sailkapen taula normalizatuaren arabera zehazten da.
8. Kaxako instalazioaren identifikatzailea edo signatura. Espedientea berreskuratzeko aukera emanen du, bai tramitazioan bai hura bukatutakoan, eta udal artxibora igorritakoan eguneratuko da.
[Esparru gomendatuak]
9. Hitz gakoak edo gaiak.
10. Deskribatzaile geografiko / toponimikoa. Kokalekua zalantzarik gabe identifikatuko da udaleko kale izendegitik eta toponimoen inbentariotik abiatuta.
11. Oharrak. Aurreko eremuetan jaso gabeko beste informazio garrantzitsu bat bilduko da.
Beste irizpide interesgarri batzuk:
- Ahalegina eginen da deskribapeneko testu libreko eremuetan idazteko erabilitako arauak modu uniformean aplikatzeko, denborak aurrera egitearekiko koherentziaz, egiten duen pertsona edozein dela ere. Nolanahi ere, izen nahasgarriak edo "asko" ekidinen dira.
- Bereziki euskara hitz egiten den lekuetan, deskribatzaile onomastiko eta/edo toponimoen erabilera uniformea izanen da, eta termino beraren kasuan grafia desberdinak saihestuko dira (esaterako: tx/ch; k/c; tz/c; i/y...), dokumentazio bilaketetan distortsioak saihesteko.
Ingurune elektronikoan, espediente eta dokumentu elektroniko guztiek nahitaezko gutxieneko metadatuak izanen dituzte, maiatzaren 24ko 18/2021 Foru Aginduan ezarritako eskakizunekin bat etorriz.
Transferentziak udal artxibora.
Udal artxiboko gordailura soilik dokumentazio originala eraman edo transferituko da, bulegoetan administrazio izapidetzea bukatu duten espediente osoetan. Dokumentuen kopiak edo bikoiztuak aurretiaz erretiratu behar dira.
Transferentzien maiztasuna udal bulego bakoitzaren beharrizanen araberakoa izanen da, hainbat faktoreren arabera, esaterako bulegoetan ekoitzitako dokumentazio kantitatea, bulegoetan eskura dagoen espazioa edo udal artxiboko gordailuaren harrera gaitasuna. Hala ere, espedientea itxi ondoren bulegoetan gelditzeko 5 urteko gehieneko epea ez gainditzea gomendatzen da.
Dokumentazioa kutxetan transferituko da, urte oso eta serieen arabera ordenatuta. Espediente isolatuak soilik salbuespen kasuetan eramanen dira udal artxibora.
Udal artxibora eraman beharreko espedienteen egoerari dagokionez, dokumentazioak ordenatuta egon behar du, elementu kaltegarririk gabe (esaterako, plastikoak edo klipak) eta karpetetan banakatuta.
Sarrera zerrenda prestatuko da, eramandako espedienteak erregistratuz, kokapenaren inguruko balizko zalantzak saihesteko.
Ingurune elektronikoan, dokumentuak maiatzaren 24ko 18/2021 Foru Aginduan ezarritako betekizunekin bat etorriz transferituko dira izapidetze tresnatik artxibo digital seguruko aplikaziora.
Ezohiko sarrerak.
Toki entitatetik kanpoko jatorria duten dokumentu funtsak udal artxiboan sartzeari deitzen zaio ezohiko sarrera egitea. Ezohiko izaera duenez, askotan funts horiek tratamendu artxibistikotik kanpo geratzen dira, baina akatsa da; horren ondorioz, galtzeko arriskuan eta eskuraezin egoten dira.
Sarrera horiek izaten ahal dituzten formula legalak asko dira, esaterako, dohaintzan ematea, gordailu edo erabilera lagapena, komodatua edo erosketa. Askotan sarrera juridikoki formalizatu edo dokumentatu behar da, esaterako, pertsonak dokumentazioa entregatzeko asmoa duela eta toki entitateak onartzen duela adierazten duen akta edo akordio bidez. Dokumentazio egiaztagarri hori gehitutako funtsari lotuta kontserbatuko da.
Ezohiko sarreren formalizazio juridikoa egiteko kasuan kasuko dokumentazioaren inbentarioa eduki behar da.
Instalazioa eta kontserbazioa.
Artxiboko materiala edo altzariak erosterakoan (esaterako papera, karpetak, etiketak edo kutxak) dokumentazioa egoera onean kontserbatzeko behar den kalitatea bermatuko da.
Espediente itxiak udal bulegoetan dauden denbora tartean, kutxa normalizatuetan egonen dira, edukiaren identifikazio labur batekin. Espedienteak ez dira inolaz ere ez apal edo apalategietan zuzenean pilatuko. Kutxak erabiliz gero, kontserbazio fisiko zuzena bermatzen da eta kontrolatzea eta lokalizatzea errazten da.
Ahal den neurrian, udal bulegoek altzari bereiziak izanen dituzte oraindik izapidetzen ari diren espedienteak gordetzeko (esaterako, karpeta esekiak armairuetan eta sarraila duten artxibo armairuak) eta izapidetzen bukatu diren espedienteak kutxetan izanen dira (armairu itxiak).
Egingarria izanez gero, kutxetan serie dokumental bakarreko espedienteak bilduko dira, ondorengo balorazio eta ezabatze lanak errazte aldera.
Udal artxiboko gordailuak sarbide kontrolatua izanen du, eta, bertan, kutxak artxibo helburuekin berariaz prestatutako apaletan kokatuko dira. Kutxak ondoz ondoko zenbaki ordena edo signatura baten arabera instalatuko dira, edozein dela haien jatorria eta antzinatasuna; izan ere, espedienteak berreskuratzeko datu basean kontsulta eginen da. Beste dokumentu batzuk berariazko altzarietan gorde beharko dira, formatuen arabera, esaterako planoak.
Gordailu baldintzak ekainaren 10eko 50/2016 Foru Aginduan daude jasota.
Ingurune elektronikoan, espediente elektronikoak epe luzez kontserbatuko dira artxibo digital seguruko aplikazioetan, beti eramangarritasuna ziurtatuz, bat etorriz maiatzaren 24ko 18/2021 Foru Aginduan ezarritako eskakizunekin.
Baloratzea eta ezabatzea.
Toki entitateek dagozkien funtzioak betetzean ekoitzitako dokumentazioak dokumentu ondare izaera duela aintzat hartuz, debekatuta dago dokumentazio originala modu arbitrarioan ezabatzea. Aurretiaz baloraziorik egin gabe soilik ezabatzen ahal dira zirriborroak, bikoiztutakoak eta informazioa emateko dokumentu lagungarriak, espedientea izapidetzeko erabilitakoak.
Dokumentazioa ezabatu aurretik kontserbazio legalerako epeak zehazteko eta dokumentuen balizko balio historikoa ebaluatzeko analisi prozesua egin beharko da, indarrean dagoen araudiarekin bat etorriz.
Horretarako, toki entitateek dokumentuen ebaluaziorako batzorde propioa eratzen ahal dute, bat etorriz Artxiboei eta Dokumentuei buruzko apirilaren 4ko 12/2007 Foru Legearekin (19. artikulua); batzorde horren erabakiak Nafarroako Aldizkari Ofizialean argitaratuko dira, ebaluatutako dokumentu motak, espedienteak eta serie izenak berariaz adierazita.
Bestalde, toki entitateek, Nafarroako toki entitateen dokumentuak ebaluatu eta ezabatzeko jarraibideak onesten dituen ekainaren 14ko 51/2016 Aginduarekin bat etorriz, eta Nafarroako Gobernuko Dokumentuen Ebaluaziorako Batzordeak ezarritako prozedurari jarraituz, beste toki entitate batzuetako ebaluazio batzordeek hartutako erabakiak aplikatzen ahal dituzte, betiere zalantzarik gabe ziurtatzen bada ezabatu nahi den dokumentazioa tipologikoki eta kronologikoki bat datorrela ebaluatutako dokumentazioarekin. Halaber, toki entitateek Nafarroako Gobernuko Dokumentuen Ebaluaziorako Batzordeak hartutako erabakiak aplikatzen ahal dituzte, bai Nafarroako administrazio publiko guztien serie komunei dagokienez, bai batzorde horrek udal dokumentazioaren inguruan hartutakoei dagokienez.
Dokumentuak segurtasunez ezabatuko dira, toki entitatearen beraren baliabideekin edo enpresa espezializatu baten zerbitzuak kontrataturik. Bermatu behar da ezabatutako dokumentua ez dela berregiten ahalko eta bertako informazioa ez dela berreskuratzen ahalko.
V. KAPITULUA. DOKUMENTAZIOA ESKURATZEA
Espainiako Konstituzioan aitortutako informazioa eskuratzeko eskubidea aplikatze aldera, dokumentuetarako sarbidea izateko bi kategoria daude, sarbide librea edo sarbide mugatua, aintzat hartuz ea dokumentuetan pertsonen irudiari edo intimitateari buruzko informaziorik, datu pertsonalik eta segurtasun publikoari edo jabetza intelektualaren eskubideei eragiten dien informaziorik dagoen ala ez.
Dokumentuak sarbide librekotzat joko dira, pribatutasunaren inguruko datuak jaso arren, ukitutakoaren baimena dagoenean, edo dokumentua sortu zenetik 50 urte baino gehiago edo aipatutako pertsona zendu zenetik 25 urte baino gehiago igaro badira, pertsona hori ezaguna denean, edo berariazko legeek ezarritakoarekin bat etorriz.
Sarbide mugatuko dokumentazioa eskuratzeko eskubidea langileei eta udalkideei mugatuta dago, izapidetzean parte hartu badute edo kasuan kasuko funtzioak betetzean gai horren gaineko eskumenak badituzte. Horrez gain, titularrari edo interes legitimoa frogatzen duten hirugarrenei sarbidea baimenduko zaie, betiere bukatutako espedienteak badira eta artxibora eraman badira.
Udal artxiboaren gordailuan kontserbatutako dokumentazioa eskuratzeko bi modu daude: kontsulta (barnekoa edo kanpokoa, kontsulta puntualetarako) eta mailegua (soilik barnekoa). Bi kasuetan zenbait formaltasun zaindu behar dira; aurrerago azalduko dira.
Espedienteak osorik eskainiko dira. Ez da prozeduraren zatirik edo dokumentu solterik eskainiko. Salbuespen modura, espediente partzialak entregatzen ahal dira, udal artxiboaren zerbitzuko arduradunak datu erreserbatuak dituen dokumentazioa edo atalak baztertu edo ezkutatu ondoren.
Informaziorako eskubidea eta intimitatea babesteko eskubidea uztartze aldera, dokumentazioa eskatzaileari eman aurretik datu pertsonalak anonimizatzen ahal dira.
Oro har, udal artxiboko gordailuetara sartzea debekatuta egonen da, behar bezala baimendutako langileak salbu eta arduradunaren kontrolpean betiere.
Dokumentazio eskaera bakoitzeko kontrol orri bat prestatuko da, eskatzaileak sinatuko du, eta bertan erregistratuko dira eskatutako espediente guztiak. Kontrol orriaren ale bat, "lekuko" modura, espedienteak kutxan betetzen duen tokian jarriko da. Bertan jasoko dira ateratze data, langilearen izena eta NAN zenbakia, haren bulegoa, maileguz emandako dokumentuaren deskribapen laburra eta interesdunaren sinadura, besteak beste.
Dokumentaziorako sarbidea aldi baterako ukatzen ahal da dokumentazioari ez bazaio oraindik tratamendu artxibistikoa eman edo, duen egoera dela medio, dokumentua kontsultatzeak arriskuan jartzen ahal badu kontserbazioa.
Mailegu aldia edo kontsulta bukatuta, espedienteak entregatu ziren egoera berean itzuli beharko dira, barne antolaketari zein integritateari dagokienez, eta jarraian artxiboan berriz jarri beharko dira.
Ingurune elektronikoan, itxitako espedienteetarako sarbidea artxibo digital seguruko aplikazioan hornitzaileak eskainitako funtzionalitateen arabera gauzatuko da, bat etorriz maiatzaren 24ko 18/2021 Foru Aginduan ezarritako eskakizunekin.
Kontsultak.
Behean aipatzen ez diren alderdietan, kontsultak, haien modalitatea edozein dela ere, aurreko apartatuan ezarritako eskakizunetara egokituko dira.
a) Barne kontsultak.
Beren funtzioetan ari direla Udal Administrazioko organoek edo pertsonek, gobernu organoak edo hautetsiak barne, egindako kontsultak dira.
Kanpoan kontratatutako udal lanak egiteko kontsultak, hau da, mota askotako zerbitzuak emateko (esaterako, katastroa, hirigintza edo aholkularitza juridikoa) toki entitatean kontratatutako pertsona edo enpresen kontsultak, irizpide hauen arabera eginen dira:
- Kontsulta toki entitateak emandako espazioan eginen da; dokumentazioa ez da eramaten ahalko enpresaren instalazioetara edo etxebizitza partikular batera.
- Dokumentazio zerbitzuaren ordutegiak udal langileen lanaldiarekin bat etorriko dira.
- Toki entitatearen eta enpresaren artean kontratu bat sinatuko da, datuen babeserako araudia nahitaez betetzeari buruzkoa.
b) Kanpo kontsultak.
Udal Administraziotik kanpoko pertsona fisiko edo juridikoek egindako kontsultak dira, herritar gisa zein ikertzaile modura egindakoak.
Hirugarrenek dokumentazioa idatziz eskatuko dute beti, toki entitatearen erregistro nagusian islatuta geratuko den inprimaki baten bidez. Bertan eskatzailearen izen-deiturak jasoko dira, eta sarbide eskaerari dagokion dokumentazioa ahal bezainbeste identifikatuko da. Dokumentaziorako sarbidea idatziz ukatu beharko da, eta arrazoitu egin beharko da.
Dokumentazioa berariaz prestatutako gela batean kontsultatuko da soilik, udal artxiboaren zerbitzuaren arduradunak gainbegiratuta.
Dokumentazio zerbitzuaren ordutegiak, oro har, erabiltzaileei arreta emateko ordutegiekin bat etorriko dira.
Dokumentazio historikoa kontsultatu nahi den kasuetan, nahikoa izanen da ikertzaileak eskaeran intereseko dokumentazioa identifikatu eta aurkitzeko aski informazio aurkeztea. Hala ere, horrelako kasuetan, udal artxiboaren zerbitzuaren arduradunak, a posteriori, benetan kontsultatutako espedienteen erregistroa prestatuko du.
Oro har, eskura dauden deskribapen tresnak ez zaizkio eskatzaileari osorik utziko harik eta informazio murrizturik ez dutela egiaztatu arte. Hala izanez gero, dokumentaziorako sarbide orokorrerako azaldutako baldintzekin bezala, tresna horiek partzialki edo datu babestuak anonimizatuta entregatzen ahal dira.
Dokumentazioaren bilaketan, udal artxiboaren zerbitzuaren arduradunak edo, hala badagokio, lan artxibistikoak egiteko kontratatutako enpresak edo pertsonak aholkularitza lana egiten ahal du, baina eskatzailearentzako ez du inolaz ere ikerketa lanik eginen.
Maileguak.
Udal artxiboko gordailuan gordetako dokumentazioa bulegoek eskatzen ahal dute, aldi baterako, mailegu bidez, administrazio jarduketari jarraipena emateko. Maileguak kontrol orriak idatziz kudeatuko dira, eta ale bat "lekuko" gisa erabiliko da espedienteak kutxan hartzen duen tokian. Arduradunak espedientea ateratzeko eta itzultzeko eragiketak gainbegiratu eta dokumentatuko ditu.
Artxiboko gordailuan gordetako dokumentazioa ez da inoiz udal instalazioetatik aterako, salbu eta egoera berezietan eta baimen egokiekin, aldi baterako. Esaterako, kasu hauetan: justizia auzitegien edo beste erakunde publiko baten errekerimenduz, zaharberritze edo kopia prozesuak egiteko, toki entitatea ez badago teknikoki horretarako hornituta, edo erakusketa eta/edo kultura hedapeneko jardueretarako.
Dokumentazioa eskuratzen duen pertsona edo entitatea arduratuko da dokumentazioa zaindu eta kontserbatzeaz, eta erantzukizunak bere gain hartuko ditu dokumentazioa galtzen edo hondatzen bada; horrenbestez, udal artxiboaren zerbitzuaren arduradunak aseguru egokia izatea eskatuko du.
VI. KAPITULUA. DOKUMENTUAK KOPIATZEA ETA ZAHARBERRITZEA
Kopiak, ahal dela, udal langileek baliabide propioekin eginen dituzte. Salbuespen kasuetan soilik, eta dokumentazio historikoa kontsultatuz ikerketa egiten duten azterketei mugatuta, eskatzailearen beraren gailu mugikorren bitartez kopiak egitea baimentzen ahal da. Dokumentuak bakarrik ateratzen ahal dira instalazioetatik eta helburu horrekin baldin eta dokumentuaren formatua edo kontserbazio egoera dela-eta komenigarria bada profesional espezializatuen esku hartzea edo toki entitateak ez dituen gailuak erabiltzea.
Kontserbazio egoera eta/edo kontsulta maiztasuna dela-eta dokumentazio originalaren erabilera mugatua bada, orduan kopiatzea lehenetsiko da.
VII. KAPITULUA. KULTURA ZABALKUNDEA
Toki entitateak dokumentu ondare historikoaren balioa nabarmentzea sustatuko du, eta horretarako erakusketak, hitzaldiak eta ikastaroak antolatuko ditu, baita iraganaren transmisioa eta komunitatean agiri bidez egiaztatutako praktika kultural errotuak ezagutaraztea sustatzen duten bestelako jarduerak ere. Hala, tokiko historiaren zabalkunde kulturalean tresna erabakigarri gisa artxiboak duen funtzioa indartu eginen da.
Aipatutako helburua lortzeko kultura eta pedagogia esparruetan lan egiten duten entitateekin elkarlanean aritzea sustatuko da, batez ere hezkuntza erakundeekin.
