LEXNAVARRA
ORDEN FORAL 48/2023, DE 1 DE JUNIO, DE LA CONSEJERA DE CULTURA Y DEPORTE, POR LA QUE SE APRUEBA EL MODELO DE REGLAMENTO DEL SERVICIO DE ARCHIVO MUNICIPAL PARA ENTIDADES LOCALES DE POBLACIÓN INFERIOR A 15.000 HABITANTES Y SU GUÍA DE BUENAS PRÁCTICAS
BON N.º 132 - 23/06/2023
MODELO DE REGLAMENTO DEL SERVICIO DE ARCHIVO MUNICIPAL PARA ENTIDADES LOCALES DE POBLACIÓN INFERIOR A 15.000 HABITANTES
CAPÍTULO I. Del servicio de archivo municipal
- Artículo 1. Definición y objeto.
- Artículo 2. Naturaleza.
- Artículo 3. Alcance.
- Artículo 4. Adscripción.
CAPÍTULO II. El archivo municipal. Dimensión física
- Artículo 5. Ubicación.
- Artículo 6. Requisitos.
- Artículo 7. Seguridad y custodia.
- Artículo 8. Conservación.
CAPÍTULO III. Coordinación del servicio de archivo municipal
- Artículo 9. Funciones de coordinación del servicio de archivo municipal.
CAPÍTULO IV. Tratamiento archivístico de los documentos
- Artículo 10. Originalidad de los documentos.
- Artículo 11. Organización, clasificación y descripción de documentos.
- Artículo 12. Ingreso de la documentación en el archivo municipal.
- Artículo 13. Ingresos extraordinarios: otros fondos.
- Artículo 14. Instalación.
- Artículo 15. Valoración y eliminación.
CAPÍTULO V. Acceso a la documentación
- Artículo 16. Solicitudes y consultas de documentos.
CAPÍTULO VI. Reproducción y restauración de documentos
- Artículo 17. Reproducción de documentos.
- Artículo 18. Restauración de documentos.
CAPÍTULO VII. Difusión cultural
- Artículo 19. Difusión y valorización cultural.
CAPÍTULO VIII. Régimen sancionador
- Artículo 20. Infracciones y sanciones.
GUÍA DE BUENAS PRÁCTICAS PARA LA APLICACIÓN DEL MODELO DE REGLAMENTO DEL SERVICIO DE ARCHIVO MUNICIPAL PARA ENTIDADES LOCALES DE NAVARRA DE POBLACIÓN INFERIOR A 15.000 HABITANTES
CAPÍTULO I. Del servicio de archivo municipal
CAPÍTULO II. El archivo municipal. Dimensión física
CAPÍTULO III. Coordinación del servicio de archivo municipal
CAPÍTULO IV. Tratamiento archivístico de los documentos
CAPÍTULO V. Acceso a la documentación
CAPÍTULO VI. Reproducción y restauración de documentos
CAPÍTULO VII. Difusión cultural
La Ley Foral 12/2007, de 4 de abril, de Archivos y Documentos establece, en su artículo 28, que, por el hecho de formar parte del Sistema Archivístico de Navarra, las entidades locales están obligadas a aplicar normas y procedimientos que garanticen el tratamiento adecuado en cuanto a la producción, gestión, organización, conservación y difusión de los documentos generados o recibidos en el ejercicio de sus funciones. Esta obligación es directa para los municipios de más de 15.000 habitantes, es decir, aquellos que la Ley Foral entiende que están en condiciones de organizar por sí mismos su propio servicio de archivo municipal, para los que reserva un conjunto de funciones y características organizativas específicas (artículo 29), en tanto que establece una asistencia en grado superior por parte del Departamento competente en materia de archivos a las entidades locales de población inferior (artículo 30).
El umbral de población situado en 15.000 habitantes señalado en la Ley Foral obedece a la gran heterogeneidad de realidades, tanto a nivel demográfico como de disponibilidad de recursos materiales o humanos, presente en el ámbito municipal navarro.
El desarrollo normativo relativo a archivos municipales se ha concretado hasta el momento en tres órdenes forales:
- Orden Foral 50/2016, de 10 de junio, de la consejera de Cultura, Deporte y Juventud, por la que se aprueban instrucciones para la organización y gestión de los archivos de las entidades locales de Navarra con población inferior a los 15.000 habitantes.
- Orden Foral 51/2016, de 14 de junio, de la consejera de Cultura, Deporte y Juventud, por la que se aprueban instrucciones para la evaluación y eliminación de documentos de las entidades locales de Navarra.
- Orden Foral 18/2021, de 24 de mayo, de la consejera de Cultura y Deporte, por la que se aprueban los requisitos tecnológicos y funcionales para implantaciones de archivo digital seguro de las entidades locales de Navarra y un modelo de auditoría.
En el momento actual, una vez sentadas las bases del tratamiento archivístico de la documentación en soporte tanto analógico como digital, procede que el Departamento competente en materia de archivos establezca, conforme a lo dispuesto en el artículo 30 de la mencionada ley foral, mediante un modelo de Reglamento, las normas y procedimientos técnicos que regirán el servicio de archivo municipal adaptado a las características de las entidades locales de población inferior a 15.000 habitantes.
Se persigue, de esta forma, facilitar que las entidades locales aprueben su propio Reglamento de servicio de archivo municipal tomando como referencia este modelo de Reglamento.
Es importante indicar que este modelo de Reglamento dirige su atención a satisfacer las necesidades documentales de la ciudadanía en relación con la administración municipal, buscando la eficiencia en la prestación de los servicios públicos.
Es relevante señalar, asimismo, que, en cuanto a la obligación de su cumplimiento, alcanza a la documentación generada por los cargos de gobierno de la entidad local, en el ejercicio de sus funciones. Del mismo modo, afecta a la integridad del fondo documental con independencia de su soporte y formato, ya sean los expedientes analógicos (principalmente papel) o digitales.
Hay que recordar que las entidades locales, como parte integrante del Sistema Archivístico de Navarra, son las responsables de garantizar una adecuada conservación del patrimonio documental que generan y su puesta a disposición de la ciudadanía, con lo que la dotación de medios materiales, humanos y económicos corresponden a la entidad local, que deberá consignarla en sus presupuestos generales. De forma complementaria, las entidades locales podrán acogerse a los programas de ayudas promovidos por el Departamento competente en materia de archivos, así como recurrir al servicio de asesoramiento técnico procurado por este.
Completa el modelo de Reglamento, en forma de anexo, una Guía de buenas prácticas, orientadas a facilitar su aplicación ante casos, necesidades o realidades concretas o específicas de cada entidad local.
El modelo de Reglamento y su Guía de buenas prácticas han sido informados preceptivamente por la Comisión de Archivos y Patrimonio Documental del Consejo Navarro de Cultura y las Artes en su sesión de 23 de mayo de 2023, de acuerdo con lo establecido en el artículo 9, relativo a las funciones de dicho Consejo, de la Ley Foral 12/2007, de 4 de abril, de Archivos y Documentos.
En virtud de las facultades conferidas por la Ley Foral 12/2007, de 4 de abril, de Archivos y Documentos, ordeno:
1.º Aprobar el modelo de Reglamento del servicio de Archivo municipal para entidades locales de población inferior a 15.000 habitantes y su anexo-Guía de buenas prácticas.
2.º Trasladar la presente orden foral a la Dirección General de Cultura-Institución Príncipe de Viana, al Servicio de Archivos y Patrimonio Documental y a la Secretaría General Técnica.
3.º Publicar la presente orden foral en el Boletín Oficial de Navarra.
4.º Contra la presente orden foral cabe interponer recurso de alzada ante el Gobierno de Navarra en el plazo de un mes, a contar desde el día siguiente al de su publicación.
En el caso de Administraciones públicas, contra esta orden foral podrá interponerse recurso-contencioso administrativo, en el plazo de dos meses desde su publicación, ante la Sala de lo Contencioso-Administrativo del Tribunal Superior de Justicia de Navarra, sin perjuicio de poder efectuar requerimiento previo en la forma y el plazo establecidos en el artículo 44 de la Ley 29/1998, de 13 de julio, reguladora de la Jurisdicción Contencioso-administrativa.
MODELO DE REGLAMENTO DEL SERVICIO DE ARCHIVO MUNICIPAL PARA ENTIDADES LOCALES DE POBLACIÓN INFERIOR A 15.000 HABITANTES
Las entidades locales de Navarra se caracterizan de una gran heterogeneidad de realidades, tanto a nivel demográfico como de disponibilidad de recursos materiales o humanos.
Dicha realidad tiene reflejo en los servicios de archivo municipal ofrecidos por las entidades locales, que necesariamente deben regular su funcionamiento mediante la aprobación de un Reglamento orientado a satisfacer las necesidades documentales de la ciudadanía en relación con la administración municipal, buscando la eficiencia en la prestación de los servicios públicos asociada a la generación, la gestión, el tratamiento, la conservación y la difusión de los documentos, tanto en el entorno de las oficinas administrativas, cuando se generan y tramitan los expedientes, como del archivo municipal, una vez concluida la tramitación, donde estarán a plena disposición de investigadores y personas usuarias una vez agotados los plazos legales de reserva.
Este modelo de Reglamento persigue, en consecuencia, facilitar que las entidades locales dispongan de un texto de referencia para la aprobación de su propio Reglamento de servicio de archivo municipal.
CAPÍTULO I. Del servicio de archivo municipal
Artículo 1. Definición y objeto.
1. Se entiende por servicio de archivo municipal el conjunto de prestaciones relativas a la producción, tratamiento, gestión, conservación y difusión de los documentos generados por el gobierno y la administración de una entidad local en el ejercicio de sus funciones.
2. El servicio de archivo municipal responderá a los requisitos de gestión documental eficiente de la entidad titular, y tiene como objeto principal la atención a las necesidades de la ciudadanía en la obtención de documentos, información y datos.
3. Todas las entidades locales deben contar con un servicio de archivo municipal, conforme a las características señaladas en el presente Reglamento.
1. El servicio de archivo municipal tiene un carácter tanto administrativo como cultural. En su dimensión administrativa, rige los procesos de producción de los documentos y expedientes generados en las oficinas municipales, conforme a su tramitación, con fines de evidencia, al servicio de propia organización, los interesados y la ciudadanía en general. En su dimensión cultural, vela por la adecuada conservación de los documentos y su puesta a disposición con fines de investigación histórica y difusión.
2. Para una prestación eficiente del servicio, el archivo municipal debe estar convenientemente instalado, organizado, gestionado y conservado conforme a procesos básicos de gestión de documentos.
1. El servicio de archivo municipal se aplica sobre los documentos y expedientes producidos en el ejercicio de sus funciones, con independencia de su soporte o formato, por el conjunto de personas y órganos de gobierno y gestión municipal.
2. El servicio de archivo municipal se aplica asimismo sobre la documentación generada por los cargos de representación política y organismos y sociedades dependientes de la entidad local.
1. El servicio de archivo municipal depende en primer lugar del alcalde, como máximo responsable de gobierno de la entidad local y su organización administrativa, y funcionalmente de la Secretaría de la entidad local.
2. La prestación del servicio de archivo municipal puede mancomunarse con otras entidades locales, en el caso de recurrir a empresas externas, conforme al artículo 9.2 del presente Reglamento.
CAPÍTULO II. El archivo municipal. Dimensión física
1. El archivo municipal, en su dimensión física, es el lugar de custodia de la documentación de uso no habitual procedente de las oficinas administrativas una vez que ha finalizado su tramitación.
2. Debido a la interacción constante con las oficinas productoras de la documentación, el archivo municipal deberá situarse junto a las mismas, a fin de agilizar la recuperación de documentos para la adecuada gestión administrativa y la atención a la ciudadanía.
1. El archivo municipal cumplirá con los requisitos de seguridad, localización, accesibilidad y adecuación de instalaciones.
2. El archivo se conservará, bajo llave, en un depósito cerrado, de uso exclusivo, evitando la convivencia con otros objetos.
3. En la determinación de la localización del depósito de archivo se evitarán aquellos emplazamientos que supongan riesgos para su conservación, en especial sótanos y ubicaciones bajo cubierta o áticos, para prevenir inundaciones u otros desastres naturales o fortuitos.
4. Se prestará atención continua a factores de riesgo para la conservación del archivo, como la presencia o la proximidad de conducciones de agua e instalaciones mecánicas (motores) y eléctricas, asegurando su conformidad con la normativa vigente en cada ámbito. Se evitará el uso de aparatos eléctricos, como estufas.
5. La consulta de documentos por parte de las personas usuarias se llevará a cabo fuera del depósito de archivo.
6. En ningún caso el depósito de archivo compartirá otros usos de concurrencia social, como lugares de reunión vecinal, sede social, taller cultural o similares.
7. El archivo debe mantenerse limpio y en orden.
Artículo 7. Seguridad y custodia.
1. El acceso al depósito de archivo municipal estará reservado al personal responsable del mismo. Solo excepcionalmente se permitirá la presencia de personas ajenas, siempre bajo supervisión directa de personal municipal autorizado.
2. Las medidas de seguridad sobre la documentación se aplican desde su producción en las oficinas, por lo que el acceso a la misma deberá ser controlado en todo momento por la persona responsable, en especial si aquella tiene datos de carácter personal, en espacios directamente accesibles.
1. El archivo municipal se conservará en condiciones de instalación, ambientales y de seguridad precisas para asegurar su conservación. Especial atención se prestará a su ubicación, organización y limpieza, medición del grado de humedad relativa del aire e incidencia, así como a la ausencia de insectos u otros animales que pudieran comprometer la integridad de los documentos.
2. Se realizarán revisiones periódicas a fin de garantizar el correcto mantenimiento de las instalaciones, que quedarán documentadas. Estos controles incidirán en la contratación de la póliza de seguro.
CAPÍTULO III. Coordinación del servicio de archivo municipal
Artículo 9. Funciones de coordinación del servicio de archivo municipal.
1. La persona a cargo de la secretaría de la entidad local nombrará un miembro del personal del área administrativa que asumirá las funciones de coordinación del servicio de archivo ante el resto de integrantes de la plantilla, para lo que deberá estar adecuadamente formada.
2. En caso de que la persona a cargo de la coordinación del servicio de archivo municipal carezca de las competencias adecuadas para su correcta prestación, la entidad local podrá recurrir a empresas externas, siempre que acrediten solvencia técnica.
CAPÍTULO IV. Tratamiento archivístico de los documentos
Artículo 10. Originalidad de los documentos.
1. Los documentos producidos por las entidades locales deben estar validados mediante firma original, bien autógrafa, bien mediante sistema de firma digital aceptado.
2. En el caso de los expedientes electrónicos auténticos, gestionados en una herramienta de administración electrónica, se evitará la duplicación del expediente en papel y se procurará la progresiva digitalización de los documentos en papel existentes en los expedientes híbridos.
3. Respecto a la gestión de los expedientes electrónicos, se estará conforme a la normativa de requisitos de archivo digital seguro definidos por el Departamento del Gobierno de Navarra competente en materia de archivos.
Artículo 11. Organización, clasificación y descripción de documentos.
1. Los expedientes administrativos se conformarán, organizarán y describirán de forma que se facilite su gestión, conservación y recuperación a largo plazo, conforme a las buenas prácticas recogidas en las instrucciones para la organización y gestión de archivos, archivo digital seguro y otra normativa definida por el departamento legalmente competente en materia de archivos.
2. Los expedientes se organizarán de acuerdo con el cuadro de clasificación de documentos de las entidades locales de Navarra, en su versión más actualizada.
Artículo 12. Ingreso de la documentación en el archivo municipal.
1. En el entorno de oficina, los expedientes originales en papel, cerrados una vez concluida su tramitación administrativa, pasarán regularmente al archivo municipal conforme a un calendario de transferencia, ordenados, limpios y organizados por series y años completos. Cada transferencia quedará debidamente documentada.
2. La transferencia de expedientes electrónicos a una plataforma de archivo digital seguro, conforme a normativa, contemplará en todo caso el aseguramiento de su portabilidad.
Artículo 13. Ingresos extraordinarios: otros fondos.
El archivo municipal puede conservar fondos documentales de origen externo, públicos o privados. A estos fondos se les aplicarán las mismas medidas de identificación, organización, tratamiento, conservación y difusión definidas en el presente Reglamento para los documentos y expedientes generados por la administración municipal, adaptadas, en su caso, a su especial origen.
En tanto permanezcan en las oficinas municipales, los expedientes administrativos en papel estarán convenientemente organizados y conservados en cajas. Una vez que estas entren en el archivo municipal, se les dará una numeración correlativa y se instalarán en estanterías de modo que se asegure su disponibilidad y su conservación a largo plazo.
Artículo 15. Valoración y eliminación.
1. No se permite la eliminación indiscriminada de documentos o expedientes originales, en papel o electrónicos.
2. Únicamente se pueden eliminar documentos originales con la autorización expresa de la Comisión de Evaluación Documental del Gobierno de Navarra, conforme la legislación vigente y al procedimiento e instrucciones establecidas por el Departamento legalmente competente en materia de archivos.
3. Los documentos cuya eliminación haya sido autorizada serán destruidos de manera segura, controlada y documentada.
CAPÍTULO V. Acceso a la documentación
Artículo 16. Solicitudes y consultas de documentos.
1. Las entidades locales deben facilitar el ejercicio del derecho de acceso a los documentos públicos, a solicitud de los ciudadanos. Dicho acceso solo podrá ser denegado en aplicación de las limitaciones legalmente establecidas.
2. Los miembros de la corporación y resto de empleados tendrán acceso a la documentación conforme a sus competencias y en el estricto ejercicio de sus funciones.
3. A fin de conciliar el derecho a la información y la protección de la intimidad, en el servicio de los documentos solicitados podrá valorarse la anonimización de datos de carácter personal.
4. Todas las solicitudes serán documentadas, y las consultas realizadas serán registradas.
5. Cuando las consultas de documentación tengan por objeto la ejecución de labores municipales externalizadas, se asegurará el cumplimiento de la normativa de protección de datos, mediante contrato.
CAPÍTULO VI. Reproducción y restauración de documentos
Artículo 17. Reproducción de documentos.
1. Las entidades locales suministrarán a los usuarios que lo soliciten reproducciones de los documentos accesibles conservados en el archivo municipal.
2. Las solicitudes de reprografía deberán realizarse por escrito mediante instancia.
3. Serán rechazadas las peticiones correspondientes a documentación cuya información sea de carácter restringido desde la óptica del derecho de acceso.
4. Las reproducciones de documentos se entregarán preferentemente en imagen digital, salvo que en su obtención se vea comprometida la preservación física del documento original.
5. Se podrán aplicar las tasas correspondientes en caso de que así lo contemplen las ordenanzas municipales.
Artículo 18. Restauración de documentos.
1. Ante la detección de daños o deterioro que pudieran comprometer la perdurabilidad de los documentos, la entidad local deberá adoptar las medidas necesarias para recuperar su integridad física y funcional.
2. Las labores de restauración serán llevadas a cabo exclusivamente por profesionales que acrediten la cualificación y experiencia requeridas al tipo y características de intervención.
CAPÍTULO VII. Difusión cultural
Artículo 19. Difusión y valorización cultural.
Las entidades locales deben velar por la promoción de acciones e impulso de iniciativas propias que acerquen a su ciudadanía el legado documental custodiado en el archivo municipal.
CAPÍTULO VIII. Régimen sancionador
Artículo 20. Infracciones y sanciones.
En lo referente al régimen de infracciones y sanciones, será de aplicación lo establecido a estos efectos en la legislación vigente en archivos y documentos, actualmente el título V de la Ley Foral 12/2007, de 4 de abril, de Archivos y Documentos.
LEGISLACIÓN:
Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español.
Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (art. 17).
Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público (art. 46).
Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.
Ley Foral 12/2007, de 4 de abril, de Archivos y Documentos.
Decreto Foral 75/2006, de 30 de octubre, por el que se aprueba el Reglamento que regula la composición, organización y funcionamiento de la Comisión de Evaluación Documental.
Orden Foral 50/2016, de 10 de junio, de la consejera de Cultura, Deporte y Juventud, por la que se aprueban instrucciones para la organización y gestión de los archivos de las entidades locales de Navarra con población inferior a los 15.000 habitantes.
Orden Foral 51/2016, de 14 de junio, de la consejera de Cultura, Deporte y Juventud, por la que se aprueban instrucciones para la evaluación y eliminación de documentos de las entidades locales de Navarra.
Orden Foral 18/2021, de 24 de mayo, de la consejera de Cultura y Deporte, por la que se aprueban los requisitos tecnológicos y funcionales para implantaciones de archivo digital seguro de las entidades locales de Navarra y un modelo de auditoría.
GUÍA DE BUENAS PRÁCTICAS PARA LA APLICACIÓN DEL MODELO DE REGLAMENTO DEL SERVICIO DE ARCHIVO MUNICIPAL PARA ENTIDADES LOCALES DE NAVARRA DE POBLACIÓN INFERIOR A 15.000 HABITANTES
El Reglamento del servicio de archivo municipal para entidades locales de Navarra se orienta, en su alcance, a atender necesidades concretas habituales para la práctica elemental en gestión de expedientes y archivo exigida a entidades de población inferior a 15.000 habitantes, umbral establecido por la Ley Foral 12/2007, de 4 de abril, de Archivos y Documentos, en sus artículos 29 y 30. En especial, el modelo de Reglamento persigue dar pautas básicas y precisas de actuación archivística válidas para cualquier entidad local, en especial aquellas de menor número de habitantes, mayoritarias en el marco local navarro.
Dada la amplia casuística de situaciones existentes en las entidades locales de Navarra en cuanto a la gestión y prestación del servicio de archivo municipal, procede recoger en una Guía de aplicación, de forma detallada y suficiente, las normas e instrucciones que no tienen cabida en un instrumento generalista, como es un modelo de Reglamento. Tal es la finalidad de la presente Guía de buenas prácticas, cuyo uso debe considerarse siempre complementario y dependiente de los postulados recogidos en el modelo de Reglamento.
De cara a su adopción por las entidades locales, es importante señalar que el modelo de Reglamento y su Guía deben entenderse como una unidad en cuanto a su aplicación práctica, integrados en el conjunto de normativa legal vigente, en especial las siguientes órdenes forales:
-Orden Foral 50/2016, de 10 de junio, de la consejera de Cultura, Deporte y Juventud, por la que se aprueban instrucciones para la organización y gestión de los archivos de las entidades locales de Navarra con población inferior a los 15.000 habitantes.
-Orden Foral 51/2016, de 14 de junio, de la consejera de Cultura, Deporte y Juventud, por la que se aprueban instrucciones para la evaluación y eliminación de documentos de las entidades locales de Navarra.
-Orden Foral 18/2021, de 24 de mayo, de la consejera de Cultura y Deporte, por la que se aprueban los requisitos tecnológicos y funcionales para implantaciones de archivo digital seguro de las entidades locales de Navarra y un modelo de auditoría.
En consecuencia, el contenido de esta Guía de aplicación completa cuantas disposiciones aparecen recogidas en el modelo de Reglamento y en dichas órdenes forales, a los que en todo caso se subordina.
Las dudas en su aplicación serán planteadas al Servicio de Archivos y Patrimonio Documental, quien las resolverá de manera coordinada.
CAPÍTULO I. Del servicio de archivo municipal
Tal como recoge el artículo 1 del modelo de Reglamento, se entiende por servicio de archivo municipal el conjunto de prestaciones relativas a la producción, tratamiento, gestión, conservación y difusión de los documentos generados por el gobierno y la administración de una entidad local en el ejercicio de sus funciones.
Esto es, el servicio de archivo municipal contempla una serie de procesos que sobrepasan los límites físicos de una mera gestión de espacios de almacenamiento de documentos sin uso habitual, para convertirse en la prestación coordinada de servicios tanto a la propia entidad local, al objeto de conseguir una mayor eficiencia en la producción y gestión de sus documentos, como a la ciudadanía, en su relación con la administración municipal y en el acceso a los documentos y archivos conforme a sus derechos e interés.
Abundando en esta idea, es importante señalar que las directrices propuestas en esta Guía atañen a la integridad del ciclo vital de los documentos, esto es, desde su producción en las oficinas administrativas hasta su eventual eliminación o incorporación al archivo histórico municipal.
Por otro lado, su cumplimiento concierne tanto al personal de la entidad local como a cargos de gobierno, ciudadanos y usuarios de los servicios públicos.
Además, el contenido de la Guía afecta a la integridad del fondo documental con independencia de la naturaleza y características del soporte, ya sea este papel, electrónico, disco o casete, por citar los más habituales.
En definitiva, las entidades locales, como parte integrante del Sistema Archivístico de Navarra definido legalmente, son las responsables de garantizar la accesibilidad de la ciudadanía a los documentos mediante la puesta a disposición, así como su adecuada preservación como patrimonio documental de Navarra. En consecuencia, corresponde a la entidad local dotarse, con cargo a su presupuesto general, de los medios materiales, humanos y económicos suficientes, si bien para atender dichas obligaciones las entidades locales podrán acogerse a los programas de ayudas promovidos por la Administración de la Comunidad Foral, así como al servicio de asesoramiento técnico que procura el Departamento competente en materia de archivos.
CAPÍTULO II. El archivo municipal. Dimensión física
Habida cuenta de la considerable diversidad de situaciones presentes en el ámbito municipal navarro, las normas e instrucciones reseñadas en este capítulo se adecuarán al espacio físico disponible, al volumen documental custodiado y a la magnitud del grupo poblacional al que sirve la entidad local. No obstante, con independencia de las disponibilidades de recursos, las infraestructuras deben ser suficientes para garantizar un correcto tratamiento archivístico de la documentación y un apropiado servicio al usuario.
Cualquier dependencia que albergue documentación, desde las propias oficinas hasta el depósito de archivo municipal, deberá contar con las medidas de seguridad necesarias para garantizar el control de acceso. Deben ser espacios cerrados con llave, cuyas copias serán las imprescindibles, siempre bajo control y en posesión de las personas cuyo acceso esté autorizado.
Los expedientes en tramitación o que se mantengan a la espera de su traslado al depósito de archivo municipal se mantendrán en todo momento bajo control en las oficinas, preferentemente instalados en mobiliario cerrado. Se evitará tener a la vista de cualquier ciudadano en mesas o mostradores documentación que pudiera contener información de carácter personal o confidencial.
Se incidirá de forma especial en la confidencialidad de los datos a empleados municipales cuando, de acuerdo con su función, precisen acceder a espacios donde se conserven documentos, así como a eventuales trabajadores de empresas externas (como, por ejemplo, personal de limpieza o de labores de mantenimiento).
Considerando el carácter puntual y breve de buena parte de las consultas realizadas por el personal municipal, que se limita habitualmente a la localización y extracción del expediente en la caja correspondiente, el depósito de archivo contará con el mobiliario imprescindible para realizar las operaciones pertinentes, de forma que en la manipulación se eviten riesgos de deterioro o desorganización. Tras la consulta, la caja deberá reintegrarse a su lugar de archivo conforme a su signatura. Se evitarán en lo posible salidas innecesarias de expedientes, salvo las derivadas de las necesidades de gestión, que en todo caso serán reintegrados a la mayor brevedad.
El patrimonio documental municipal tiene un extraordinario valor cultural, por lo que la entidad local procederá a la contratación de una póliza de seguro que ofrezca cobertura, no solo en el caso de eventuales daños producidos en la documentación durante los procesos de tratamiento archivístico o su consulta, sino igualmente a los sufridos con motivo de siniestros o catástrofes de origen natural o humano. En el caso de que la póliza de seguro no se contrate de manera específica para dicho fin, la documentación de archivo se incorporará, conforme a sus características de patrimonio documental, al seguro general que protege el resto de bienes de la entidad local.
CAPÍTULO III. Coordinación del servicio de archivo municipal
La Ley Foral 12/2007, de 4 de abril, de Archivos y Documentos únicamente prescribe la obligatoriedad de disponer de archivero municipal con titulación universitaria superior en poblaciones que superen los 15.000 habitantes. Sin embargo, todas las entidades locales deben cumplir con las exigencias de gestión documental y archivo establecidas legalmente.
La delegación de la responsabilidad de la organización y conservación del servicio de archivo municipal en una sola persona, o encargado, contribuirá a acabar con las ambigüedades e indefinición de competencias que pueden llegar a lastrar el correcto funcionamiento del servicio.
La persona a cargo del servicio de archivo municipal (en adelante, el encargado) deberá tener las competencias imprescindibles para aplicar los procesos de gestión documental inherentes a su labor, por lo que necesariamente deberá someterse a una formación específica que le permita adquirir los conocimientos básicos de la disciplina archivística.
El encargado transmitirá al resto de empleados municipales una serie de conocimientos sobre técnicas elementales para el tratamiento documental, y establecerá pautas normalizadas comunes. Esta homogeneidad de procedimientos otorgará una coherencia en la práctica de gestión de expedientes desde su creación e impedirá la descomposición del fondo en función de los distintos hábitos de trabajo de cada empleado.
La labor de supervisión del encargado se extenderá durante todo el ciclo vital de los documentos, desde su producción hasta su transferencia al depósito de archivo municipal o, en su caso, su eventual eliminación. Igualmente, el encargado será el responsable de poner a disposición de los usuarios la documentación requerida, así como comprobar su estado y completitud antes de reintegrarlos a su lugar de procedencia en el archivo.
En el entorno de oficina, cuando el control de expedientes se realice de manera autónoma por cada empleado, el encargado asumirá la elaboración de una base de datos única que incluya la totalidad de expedientes.
En el caso de la tramitación de expedientes electrónicos, donde las reglas de gestión vienen definidas por la herramienta de administración electrónica, las funciones del encargado las asumirá directamente el secretario, si bien podrá delegar cuestiones concretas tanto en personal municipal como en empresas externas, que en todos los casos deberán contar con formación específica en las competencias imprescindibles.
Contratación externa.
En el caso de que una entidad local no pueda concentrar las labores archivísticas en un empleado municipal, puede optar por recurrir a una contratación externa para realizar las funciones del encargado. En tal caso, la periodicidad de la prestación del servicio de archivo municipal dependerá de las necesidades de cada entidad en función del crecimiento del fondo documental, la disponibilidad de espacio de archivo en las oficinas municipales y el volumen y amplitud de los servicios requeridos, que pueden extenderse desde las fases de organización y clasificación hasta la valoración, selección y eliminación de documentos.
En el proceso de selección, la entidad local asegurará el cumplimiento de los requisitos de solvencia técnica acreditada por la empresa o persona que vaya a realizar las funciones del encargado, así como la formación específica en archivística (como titulaciones de máster u otros estudios de posgrado).
La entidad local podrá recurrir asimismo a contratación externa para obtener servicios puntuales de asesoramiento concernientes a facetas concretas de la gestión integral del servicio de archivo municipal, tales como planificación del sistema de archivo, producción de expedientes, emisión de directrices para su eventual eliminación y recomendaciones sobre las condiciones de conservación, consejo sobre la adquisición de mobiliario y material o seguimiento y auditoría de creación y gestión de expedientes electrónicos y archivo digital seguro.
La labor de la empresa o persona externa se desarrollará siempre en permanente comunicación y colaboración con el personal municipal, bajo la supervisión del secretario.
El recurso a la contratación externa no exime a los empleados municipales del correcto tratamiento de la documentación según criterios archivísticos en el ínterin de su contratación.
CAPÍTULO IV. Tratamiento archivístico de los documentos
Si bien la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas establece que los expedientes deben ser electrónicos, en la actualidad buena parte de las entidades locales navarras se encuentran todavía en un proceso de transición hacia la implantación integral de la administración electrónica. Dicha transición es paulatina, por lo que en la práctica documental administrativa pueden llegar a convivir ambos entornos, analógico (mayormente, papel) y digital.
Los documentos producidos por las entidades locales deben ser auténticos, por lo que deben ser validados mediante firma original. Los documentos electrónicos se validarán mediante alguno de los sistemas de firma de aceptados por la normativa de aplicación.
Conforme avance la administración electrónica, la entidad local impedirá la formación artificial de archivos paralelos, donde se conserven duplicados de un mismo expediente en soporte papel y en soporte electrónico. Igualmente evitará la formación de expedientes híbridos, parte en papel, parte en formato electrónico.
Buena parte del tratamiento archivístico de los expedientes es común en ambos entornos: clasificación, descripción y evaluación y eliminación.
Los entornos documentales digitales se gestionan de acuerdo con los requisitos funcionales para implantaciones de archivo digital seguro especificados en la Orden Foral 18/2021, de 24 de mayo.
Organización de los documentos y creación de expedientes.
Las oficinas municipales deben tener en cuenta una serie de criterios básicos en la creación de expedientes. Se enuncian a continuación algunas instrucciones de aplicación a los expedientes en soporte papel conforme a las situaciones más comunes, conforme a las prácticas observadas en la gestión municipal ordinaria:
- Los expedientes se generarán siempre por asunto.
- Se evitará la formación de agrupaciones documentales genéricas o dosieres de carácter temático. Cada documento debe incorporarse a su expediente o, de tratarse de un documento simple que no forma parte de un procedimiento regulado, se integrará en la correspondencia general o en la correspondencia del área correspondiente, organizada por períodos anuales y ordenada cronológicamente.
- No se generarán agrupaciones de documentos ordenados conforme al número de registro de entrada o salida.
- Los documentos que componen el expediente deben estar ordenados según criterios cronológicos acordes al orden de su producción.
- Cada uno de los expedientes se conservará de manera individualizada en una carpetilla, o en varias en función de su volumen. No debe conservarse junta documentación de procedimientos diferentes, incluso si los expedientes están estrechamente vinculados (por ejemplo, en el caso de expedientes relacionados con la gestión de la piscina municipal).
- En el momento de inicio del expediente, en la cubierta de la carpetilla se consignarán los datos básicos identificativos del mismo, como fecha de apertura, número de expediente, nombres de los interesados, resumen sucinto del asunto o código de clasificación. Estos datos se introducirán en una base de datos que servirá de instrumento de control provisional mientras dure su tramitación y su estancia en las oficinas.
- En los dosieres por temas, si bien debe evitarse su formación en la medida de lo posible, nunca se incluirán documentos originales que formen parte de un procedimiento administrativo.
- Se evitará la presencia de post-it o cualquier otro papel con anotaciones informales. Si dichas referencias poseen relevancia para la tramitación se consignarán en documentos que serán incorporados al expediente.
En el entorno electrónico, la apertura de un expediente y la incorporación de documentos a este se realizará con la herramienta de tramitación que disponga la entidad local, conforme a los requisitos establecidos en la Orden Foral 18/2021, de 24 de mayo.
Clasificación.
Con carácter general, todos los expedientes generados por las oficinas municipales deben organizarse de acuerdo con un cuadro de clasificación, donde hallan acomodo todas las actividades desarrolladas por el municipio en el ejercicio de sus funciones. Para facilitar la interoperabilidad con otras administraciones, existe un único cuadro de clasificación normalizado, publicado en la Orden Foral 50/2016, de 10 de junio, para su aplicación en todas las entidades locales de Navarra, cuya estructura corresponde al desglose de las principales funciones que estas desarrollan: Gobierno, Administración, Servicios y Hacienda.
Descripción.
Las oficinas municipales deben llevar un control de los documentos y expedientes producidos en el desarrollo de su actuación administrativa. Dicho control se llevará a cabo mediante una base de datos con la siguiente información:
[Campos obligatorios]
1. Entidad/nombre de la oficina productora.
2. Número de expediente.
3. Fechas extremas. Incluye las fechas de inicio y de finalización del expediente.
4. Título o extracto del expediente. Al consignar el título, se tendrá en cuenta la denominación normativa, eludiendo enunciados subjetivos, coloquiales o de uso común. La redacción del extracto debe ser clara y concisa, y contener todos los datos esenciales del expediente.
5. Interesado o interesados.
6. Número de documentos que integran el expediente.
7. Código de clasificación de la serie documental. Se determina de acuerdo con el Cuadro de Clasificación normalizado.
8. Identificador de instalación en caja o signatura. Permitirá la recuperación del expediente, tanto en su tramitación como una vez concluida esta, y se actualizará una vez haya sido transferido al Archivo Municipal.
[Campos recomendables]
9. Palabras clave o temas.
10. Descriptor geográfico / toponímico. Se identificará unívocamente el emplazamiento a partir del callejero municipal e inventario de topónimos.
11. Observaciones. Se incluirá otra información relevante no incluida en los campos anteriores.
Otros criterios de interés son los siguientes:
- Se procurará que las reglas empleadas en la redacción de campos de texto libre de la descripción se apliquen de forma uniforme, coherente con el paso del tiempo, con independencia de las personas que la realicen. En todo caso, se evitarán denominaciones confusas o "varios".
- Con especial relevancia en zona vascófona, la utilización de descriptores onomásticos y/o toponímicos será uniforme, evitando distintas grafías para el mismo término (p.ej.: tx/ch; k/c; tz/c; i/y...) a fin de evitar distorsiones en las búsquedas de la documentación.
En el entorno electrónico, todos los expedientes y documentos electrónicos incorporarán los metadatos mínimos obligatorios conforme a los requisitos establecidos en la Orden Foral 18/2021, de 24 de mayo.
Transferencias al archivo municipal.
Únicamente se transferirá o trasladará al depósito de archivo municipal documentación original y en forma de expedientes completos que hayan concluido su tramitación administrativa en las oficinas. Las copias o duplicados de documentos deben ser retiradas previamente.
La periodicidad de las transferencias dependerá de las necesidades de cada oficina municipal en función de diversos factores, como la cantidad de documentación generada en las oficinas, el espacio disponible en estas o la capacidad de recepción del depósito de archivo municipal. No obstante, se recomienda no superar un plazo máximo de permanencia en oficinas de 5 años, una vez cerrado el expediente.
Las transferencias de documentación se efectuarán en cajas, ordenadas conforme a las series y años completos. Sólo excepcionalmente se transferirán al archivo municipal expedientes aislados.
Respecto al estado de los expedientes a transferir al archivo municipal, la documentación que los componen debe estar ordenada, deben estar libres de elementos dañinos como plásticos o clips e individualizados en carpetillas.
Se elaborará una Relación de Entrada que registre los expedientes trasladados al objeto de evitar posibles dudas sobre su ubicación.
En el entorno electrónico, las transferencias de documentos desde la herramienta de tramitación hacia la aplicación de archivo digital seguro se realizarán conforme a los requisitos establecidos en la Orden Foral 18/2021, de 24 de mayo.
Ingresos extraordinarios.
Los ingresos extraordinarios corresponden a la entrada en el archivo municipal de fondos documentales de origen ajeno a la propia entidad local. Debido a su carácter excepcional, con frecuencia se excluye erróneamente a estos fondos de tratamiento archivístico y por tanto permanecen inaccesibles y en riesgo de pérdida.
Las fórmulas legales que pueden adoptar estos ingresos son variadas, como donación, depósito o cesión de uso, comodato o compra. En muchos casos es preciso documentar o formalizar jurídicamente el ingreso, por ejemplo, mediante acuerdo o acta que acredite la voluntad de la persona de entregar la documentación y la correspondiente aceptación por parte de la entidad local. Esta documentación acreditativa se conservará permanentemente vinculada al fondo incorporado.
Para la formalización jurídica de los ingresos extraordinarios es preciso disponer de un inventario de la documentación en cuestión.
Instalación y conservación.
En la adquisición de mobiliario o material de archivo (como papel, carpetillas, etiquetas o cajas) se asegurará la calidad indispensable para conservar la documentación en buen estado.
Durante el tiempo en que los expedientes cerrados permanezcan en las oficinas municipales estos se conservarán en cajas normalizadas, con una somera identificación de su contenido. En ningún caso los expedientes se apilarán directamente sobre baldas o estanterías. El uso de cajas permite asegurar su correcta conservación física y facilitar su control y localización.
En la medida de lo posible, las oficinas municipales reservarán mobiliario diferenciado para los expedientes todavía en trámite (como por ejemplo carpetas colgantes en armarios y muebles clasificadores dotados de cerradura) y las cajas con los expedientes cuya tramitación ya haya concluido (armarios cerrados).
En el caso de que fuera factible, las cajas contendrán expedientes de una única serie documental, con el objeto de facilitar ulteriores labores de valoración y eliminación.
En el depósito de archivo municipal, con acceso controlado, las cajas se ubicarán en estanterías específicamente habilitadas con fines de archivo. Las cajas se instalarán conforme a un orden numérico consecutivo, o signatura, con independencia de su procedencia o antigüedad, habida cuenta de que la recuperación de los expedientes se realizará mediante consulta a la base de datos. Otros documentos precisarán de conservación en muebles específicos, en función de sus formatos, como planeros.
Las condiciones de los depósitos vienen estipuladas en la Orden Foral 50/2016, de 10 de junio.
En el entorno electrónico, los expedientes electrónicos se conservarán a largo plazo en aplicaciones de archivo digital seguro, asegurando siempre la portabilidad, conforme a los requisitos establecidos en la Orden Foral 18/2021, de 24 de mayo.
Valoración y eliminación.
Dado el carácter de patrimonio documental de la documentación producida por las entidades locales en el ejercicio de sus funciones, no está permitida la destrucción arbitraria de documentación original. Únicamente se podrá eliminar sin necesidad de una valoración previa los borradores, los duplicados y la documentación de apoyo meramente informativo utilizada para la tramitación del expediente.
Cualquier destrucción de documentación se someterá previamente a un proceso de análisis para la determinación de plazos de conservación legal y la evaluación del potencial valor histórico de los documentos, ajustado a la normativa vigente.
A dicho efecto las entidades locales podrán constituir su propia Comisión de Evaluación Documental, conforme a la Ley Foral 12/2007, de 4 de abril, de Archivos y Documentos (artículo 19), cuyos acuerdos serán publicados en el Boletín Oficial de Navarra, con indicación expresa de la denominación de las series, expedientes y tipos documentales que hayan sido evaluados.
Por otro lado, las entidades locales pueden acogerse, conforme a la Orden Foral 51/2016, de 14 de junio, por la que se aprueban instrucciones para la evaluación y eliminación de documentos de las entidades locales de Navarra, y siguiendo el procedimiento establecido por la Comisión de Evaluación Documental del Gobierno de Navarra, a los acuerdos adoptados por las comisiones de evaluación de otras entidades locales, siempre que se certifique de manera inequívoca que la documentación cuya eliminación se pretende se corresponde tipológica y cronológicamente con la ya evaluada. Igualmente, las entidades locales podrán acogerse a los acuerdos adoptados con carácter general por la Comisión de Evaluación Documental del Gobierno de Navarra, tanto respecto a las series comunes de todas las Administraciones públicas de Navarra como a los adoptados por dicha Comisión sobre documentación municipal.
La eliminación se llevará a cabo de forma segura por medios propios de la entidad local o mediante la contratación de los servicios de una empresa especializada. Debe garantizarse que el documento eliminado no podrá ser reconstruido ni recuperada su información.
CAPÍTULO V. Acceso a la documentación
A efectos de la aplicación del derecho de acceso a la información reconocido en la Constitución Española, existen dos categorías de acceso a los documentos, bien libre o bien restringido, en atención a si estos contienen o no información relativa a la intimidad o imagen de las personas, la referente a datos personales y la que afecte a derechos de propiedad intelectual o a la seguridad pública.
Se considerarán documentos de acceso libre aquellos que, aun incluyendo datos que conciernan a la privacidad, se cuente con la autorización del afectado o hayan transcurrido más de 50 años desde su producción o 25 años desde el fallecimiento de la persona referida, cuando este sea conocido, o conforme a lo que dispongan leyes específicas.
El derecho de acceso a documentación de carácter restringido se reserva a los empleados o miembros de la corporación que hayan participado en su tramitación o tengan competencias en el asunto en cuestión en el ejercicio de sus funciones. Igualmente se permitirá el acceso al titular o a terceros que acrediten un interés legítimo, siempre que se corresponda a expedientes finalizados y que hayan sido transferidos al archivo.
Las formas de acceso a la documentación conservada en el depósito de archivo municipal son dos: consulta (de carácter interno o externo, para consultas puntuales) y préstamo (de carácter únicamente interno). En ambos casos deben observarse determinadas formalidades, que se exponen más adelante.
Los expedientes se servirán completos. No se servirán documentos sueltos o partes del procedimiento. Excepcionalmente se podrán entregar expedientes parciales tras la retirada u ocultación por parte del encargado del servicio de archivo municipal de la documentación o parte de esta que contenga datos de carácter reservado.
A fin de conciliar el derecho a la información y la protección de la intimidad se podrá recurrir a la anonimización de datos de carácter personal con anterioridad a la entrega de la documentación al solicitante.
Con carácter general, no se permitirá la entrada a los depósitos del archivo municipal, salvo en el caso del personal debidamente autorizado y siempre bajo control del encargado.
Cada petición de documentación conllevará la elaboración de una Hoja de Control, firmada por el solicitante, en la que se registrará cada uno de los expedientes requeridos. Un ejemplar de la Hoja de Control se ubicará, como "testigo", en el lugar que ocupa el expediente dentro de la caja en que se conserva, recogiendo información como la fecha de extracción, el nombre y DNI del empleado, su oficina, breve descripción del documento objeto de préstamo y firma del interesado.
Se podrá denegar temporalmente el acceso a la documentación que todavía no haya sido tratada archivísticamente o que, debido a su estado, la consulta pusiera en riesgo su conservación.
Finalizada la consulta o transcurrido el plazo de préstamo, los expedientes deberán ser devueltos en el mismo estado en que fueron entregados, tanto en su organización interna como en su integridad, y restituidos seguidamente al archivo.
En el entorno electrónico, el acceso a los expedientes cerrados se desarrollará conforme a las funcionalidades fijadas en la aplicación de archivo digital seguro, facilitadas por el proveedor, conforme a los requisitos establecidos en la Orden Foral 18/2021, de 24 de mayo.
Consultas.
En los aspectos no reseñados expresamente a continuación, las consultas, con independencia de su modalidad, se ajustarán a los requerimientos estipulados en el apartado precedente.
a) Consultas internas.
Son aquéllas realizadas por personas u órganos integrantes de la Administración municipal en el ejercicio de sus funciones, incluyéndose los cargos electos u órganos de gobierno.
Las consultas para la ejecución de labores municipales externalizadas, esto es, las realizadas por empresas o personas contratadas por la entidad local para la prestación de servicios de variada índole (como, por ejemplo, catastro, urbanismo o asesoría jurídica), se realizarán conforme a los siguientes criterios:
- La consulta se efectuará en el espacio designado por la entidad local, sin que pueda trasladarse la documentación a dependencias propias de la empresa o domicilios particulares.
- Los horarios de servicio de la documentación se ajustarán a la jornada laboral de los empleados municipales.
- Se firmará un contrato entre la entidad local y la empresa respecto al obligado cumplimiento de la normativa de Protección de Datos.
b) Consultas externas.
Son aquellas realizadas por personas físicas o jurídicas ajenas a la Administración municipal, ya sea en calidad de ciudadanos o investigadores.
La solicitud de documentación por parte de terceros se realizará siempre por escrito mediante instancia que quedará reflejada en el Registro General de la entidad local. En ella se consignará la identidad del solicitante y se identificará con la mayor precisión posible la documentación para la que se requiere el acceso. La denegación del acceso a la documentación deberá ser motivada y realizarse por escrito.
La consulta de la documentación se efectuará exclusivamente en una dependencia habilitada y bajo supervisión del encargado del servicio de archivo municipal.
Los horarios de servicio de la documentación se ajustarán a los estipulados por norma general para la atención a los usuarios.
En el caso de consulta de documentación histórica, bastará con que el investigador aporte en su solicitud información suficiente para identificar y localizar la documentación de su interés. No obstante, en estos casos el encargado del servicio de archivo municipal elaborará a posteriori un registro de los expedientes efectivamente consultados.
Como norma general no se facilitará al solicitante los instrumentos de descripción disponibles de forma íntegra hasta comprobar que estos no contienen información de carácter restringido. En caso afirmativo, de manera similar a las condiciones expuestas para el acceso general a la documentación, dichos instrumentos podrían entregarse de manera parcial o una vez anonimizados los datos protegidos.
En la búsqueda de documentación el encargado del servicio de archivo municipal o, en su caso, la persona o empresa contratada para la ejecución de las tareas archivísticas, podrán realizar labores de asesoramiento, pero en ningún caso efectuar labores de investigación para el solicitante.
Préstamos.
La documentación custodiada en el depósito de archivo municipal podrá ser requerida temporalmente por las oficinas, mediante préstamo, para la continuidad de la actuación administrativa. Los préstamos se gestionarán mediante la redacción de Hojas de Control y el uso de un ejemplar como "testigo" en el lugar que ocupa el expediente dentro de la caja en que se conserva. El encargado supervisará y documentará las operaciones de retirada y reintegración del expediente.
La documentación conservada en el depósito de archivo nunca saldrá de las instalaciones municipales, salvo temporalmente en situaciones especiales con las autorizaciones oportunas. Tales casos pueden ser: por requerimiento de los tribunales de Justicia u otro organismo público, para ser sometidos a procesos de restauración o reproducción para los que la entidad local no esté técnicamente equipada o para actividades de difusión cultural y/o exposiciones.
La persona o entidad que obtenga la documentación será la encargada de su custodia y conservación, asumiendo las responsabilidades correspondientes ante una eventual pérdida o deterioro, por lo que el encargado del servicio de archivo municipal exigirá el correspondiente seguro.
CAPÍTULO VI. Reproducción y restauración de documentos
Las reproducciones se efectuarán preferentemente mediante medios propios y por personal municipal. Únicamente en casos excepcionales, y restringidos a estudios de investigación realizados mediante la consulta de documentación histórica, podrá permitirse la reproducción mediante dispositivos móviles del propio solicitante. Solo se permitirá la salida de documentos de las instalaciones para este fin en caso de que su formato o estado de conservación aconsejen la intervención de profesionales especializados o la utilización de dispositivos de los que carezca la entidad local.
Se priorizará la reproducción de documentación cuyo estado de conservación y/o frecuencia de consulta recomiende el uso restringido de la original.
CAPÍTULO VII. Difusión cultural
La entidad local promoverá la valorización de su patrimonio documental histórico a través de la organización de exposiciones, conferencias, cursos y otras actividades que propicien la transmisión del pasado y el conocimiento de las prácticas culturales arraigadas en la comunidad documentalmente atestiguadas. De esta manera se reforzará la función del archivo como instrumento clave de divulgación cultural de la historia local.
Para el cumplimiento de este objetivo se fomentará la colaboración con entidades cuya labor se desarrolle en el ámbito cultural y pedagógico, particularmente con instituciones educativas.
