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DECRETO FORAL 27/2015, DE 6 DE MAYO, POR EL QUE SE CONSTITUYE LA JUNTA DE EXPURGO DE DOCUMENTOS JUDICIALES DE NAVARRA

(Texto publicado en BON N.º 98 de 22 de mayo de 2015)



Preámbulo

El artículo 60 de la Ley Orgánica 13/1982, de 10 de agosto, de Reintegración y Amejoramiento del Régimen Foral de Navarra determina las competencias que a la Comunidad Foral de Navarra corresponden en materia de Administración de Justicia.

El Real Decreto 937/2003, de 18 de julio, de Modernización de los Archivos Judiciales tiene como objeto contribuir a la mejora y modernización de la Justicia, regulando la correcta gestión de los documentos judiciales, adecuándola a la realidad social y jurídica actual, consiguiendo un equilibrio entre la tradicional técnica archivística y el desarrollo creciente de las nuevas tecnologías.

A tal fin, el Real Decreto regula determinados aspectos básicos de la organización y funcionamiento de los archivos judiciales y establece el procedimiento para decidir y ejecutar el destino final de la documentación judicial, el denominado procedimiento de expurgo, cuando los expedientes no estén pendientes de actuación judicial alguna.

En el nuevo sistema de gestión, las Juntas de Expurgo se configuran como órganos colegiados de naturaleza administrativa que tienen por finalidad determinar, por cuenta del órgano responsable del respectivo Archivo Judicial de Gestión, la exclusión o eliminación de los expedientes procesales o gubernativos del Patrimonio Documental o, en caso contrario, la transferencia de los mismos a la Administración competente en materia de patrimonio histórico.

La norma prevé la constitución de Juntas de Expurgo en las Comunidades Autónomas con competencia en la materia, de forma diferenciada a las Juntas adscritas al Ministerio de Justicia, correspondiendo a aquéllas su regulación de funcionamiento.

Mediante el Real Decreto 813/1999, de 14 de mayo , fueron traspasadas a la Comunidad Foral de Navarra, las funciones y servicios de la Administración del Estado en materia de provisión de medios materiales y económicos para el funcionamiento de la Administración de Justicia, correspondiendo, por tanto a la Comunidad Foral, el desarrollo del Real Decreto 937/2003, de 18 de julio , en lo referente a la Junta de Expurgo de Documentos Judiciales que debe constituirse en la Comunidad Foral de Navarra.

En el ejercicio de las referidas competencias, la presente norma persigue profundizar en la mejora y modernización de la gestión de los archivos y documentos judiciales, objetivo para el que la Comunidad Foral lleva años desarrollando diversos programas y actuaciones tendentes a su consecución, implantando y regulando la Junta de Expurgo de Documentos Judiciales de Navarra, partiendo de la configuración prevista en el Real Decreto 937/2003, de 18 de julio , y adaptándola a las peculiaridades de Navarra, contemplando soluciones específicas en materia de evaluación y gestión documentales, adaptadas a cada tipo de procedimiento y ordenando nítidamente las fases.

La presente norma ha sido sometida a informe del Consejo General del Poder Judicial, en cumplimiento de lo previsto en el artículo 561 de la Ley Orgánica 6/1985, de 1 de julio, del Poder Judicial.

En su virtud, a propuesta del Consejero de Presidencia, Justicia e Interior, y de conformidad con la decisión adoptada por el Gobierno de Navarra en sesión celebrada el día seis de mayo de dos mil quince, decreto:

Artículo 1. Objeto.

El presente Decreto Foral tiene por objeto la creación y regulación de la Junta de Expurgo de Documentos Judiciales de Navarra como órgano colegiado de naturaleza administrativa adscrito a la Dirección General competente en materia de Justicia de la Administración de la Comunidad Foral de Navarra.

Artículo 2. Finalidad.

La Junta de Expurgo cumplirá las funciones a que se refiere el artículo 14 y siguientes del Real Decreto 937/2003, de 18 de julio y las que seguidamente se señalan en lo que se refiere a exclusión, eliminación o transferencia para su conservación permanente por la Administración competente en materia de patrimonio cultural, de los expedientes judiciales, procesales o gubernativos, que se tramiten por los órganos judiciales en la Comunidad Foral de Navarra.

Artículo 3. Sede.

La Junta de Expurgo tiene su sede en Pamplona y ejercerá sus competencias en todo el ámbito territorial de la Comunidad Foral.

Artículo 4. Régimen jurídico.

La Junta de Expurgo se regirá, en primer lugar, por lo establecido en este decreto foral, así como por lo establecido en la Ley Foral 15/2004, de 3 de diciembre, de la Administración de la Comunidad Foral de Navarra , por la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común y por el Real Decreto 937/2003, de 18 de julio, de Modernización de los archivos judiciales .

Artículo 5. Composición.

1. La Junta de Expurgo está compuesta por los siguientes miembros;

a) La Presidencia de la Junta de Expurgo corresponde al Presidente del Tribunal Superior de Justicia de Navarra, o Magistrado con destino en los órganos judiciales de la Comunidad Foral de Navarra en quien delegue.

b) Cinco vocales:

- Un miembro de la carrera fiscal, designado por el Fiscal Superior de la Comunidad Foral de Navarra y con destino en la misma.

- El titular de la Secretaría de Gobierno del Tribunal Superior de Justicia de Navarra, o Secretario judicial con destino en la Comunidad Foral en quien delegue.

- Un Técnico Superior de Archivos, designado por el Departamento competente en materia de patrimonio cultural.

- Un Técnico Superior de Archivos, designado por el Departamento competente en materia de Administración de Justicia, especialista en archivos judiciales.

- Un funcionario con título de licenciado en Derecho designado por el titular del Departamento competente en materia de Administración de Justicia que hará las funciones de secretario, con voz y voto.

c) Cuando se estime necesario, la presidencia de la Junta de Expurgo podrá convocar a técnicos expertos en las materias a tratar, que actuarán con voz pero sin voto.

2. Los órganos encargados de la designación de los citados miembros designarán, de la misma forma, un sustituto para aquellos supuestos en los que los titulares no puedan concurrir a las sesiones de la Junta, actuación de la que darán traslado al Departamento competente en materia de Justicia.

3. El titular del Departamento competente en materia de Justicia aprobará, mediante Orden Foral, el nombramiento de los miembros que integren la Junta de Expurgo.

Artículo 6. Cese de sus miembros.

1. Los miembros de la Junta cesarán, en los siguientes casos:

a) A petición propia.

b) A petición del órgano que los designó.

c) Por la pérdida de la condición por la que fueron propuestos.

2. En estos supuestos de cese, que se formalizarán por orden foral, se procederá a la designación y nombramiento de un nuevo miembro en los mismos términos establecidos en el artículo 5.

Artículo 7. Indemnización por asistencia.

1. Los miembros de la Junta, salvo los que tengan la condición de funcionarios de la Administración de la Comunidad Foral de Navarra, percibirán por la concurrencia a cada una de las reuniones de la Junta, debidamente justificadas por el Secretario, una indemnización íntegra de 100 euros.

2. En ningún caso se percibirán más de diez indemnizaciones al año. El miembro suplente que asista a las reuniones de la Junta, únicamente percibirá la indemnización en aquellos casos en los que lo haga en sustitución y por ausencia del titular con derecho a la misma.

Artículo 8. Funciones.

La Junta de Expurgo de documentos judiciales, además de las previstas en el artículo 14 y siguientes del Real Decreto 937/2003, de 18 de julio, ejercerá las siguientes funciones:

a) Aprobar los criterios de conservación y eliminación que determinarán el destino final de los documentos judiciales, atendido su valor como patrimonio documental.

b) Aprobar provisionalmente las propuestas de evaluación documental y acordar los plazos de permanencia en los distintos archivos y repositorios judiciales, su régimen de acceso y su destino final, en concordancia con el resto del ordenamiento.

c) Remitir los acuerdos provisionales de evaluación documental, en lo referente al destino final de la documentación judicial, al Departamento competente en materia de patrimonio cultural, para su informe preceptivo de carácter vinculante.

d) Aprobar definitivamente los acuerdos de evaluación de la documentación judicial, atendido el informe de carácter vinculante.

e) Publicar los acuerdos de evaluación de la documentación judicial en el Boletín Oficial de Navarra.

f) Aprobar un formulario uniforme y obligatorio mediante el cual los responsables de los archivos y repositorios judiciales remitirán las relaciones de expedientes que sometan a resolución de la Junta de Expurgo. Dicho formulario podrá ser sustituido por las aplicaciones informáticas de gestión que se consideren convenientes.

g) Recibir y examinar las relaciones de expedientes remitidas por los responsables de archivos y repositorios judiciales y resolver, en concordancia con los acuerdos de evaluación documental, la transferencia de los expedientes al Departamento competente en materia de patrimonio cultural o bien, su enajenación o destrucción.

h) Publicar dichas relaciones de expedientes y las resoluciones adoptadas en el Boletín Oficial de Navarra, y una referencia a dicha publicación en un diario de los de mayor difusión en el ámbito de la Comunidad Foral, al objeto de que, en el plazo de dos meses, puedan los interesados recuperar aquellos documentos en su día aportados al proceso.

i) Informar y acreditar a los responsables de los archivos y repositorios judiciales sobre las resoluciones adoptados por la Junta para que tengan constancia documentada del destino definitivo de sus expedientes judiciales y gubernativos.

j) Elevar propuestas al Departamento competente en materia de Administración de Justicia sobre las cuestiones relativas a la gestión de la documentación judicial, en especial aquella que se encuentra en soportes electrónicos, para garantizar su autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad a lo largo de su ciclo de vida.

k) Requerir, en su caso, a los responsables de archivos y repositorios judiciales, el cumplimiento fiel de las instrucciones y normativa aprobadas en materia de expurgo.

Artículo 9. Régimen de funcionamiento de la Junta de Expurgo.

1. El régimen de funcionamiento de la Junta de Expurgo de Documentos Judiciales de Navarra será el establecido en el Real Decreto 937/2003, de 18 de julio, de Modernización de los Archivos Judiciales , sin perjuicio de las especialidades establecidas en el presente decreto foral y a lo que al respecto se establezca en el reglamento de régimen interno que, en su caso, se apruebe.

2. La Junta de Expurgo se reunirá en sesión ordinaria al menos una vez al año. Con carácter extraordinario se reunirá cuantas veces lo estime necesario su presidente en función de los asuntos a tratar, bien por propia iniciativa o a petición de, al menos, un tercio de sus miembros. En este último caso, los asuntos que motivaron dicha petición serán preceptivamente incluidos en el orden del día.

3. La convocatoria será realizada por el Secretario de la Junta de Expurgo por orden del Presidente, redactando el Secretario el acta correspondiente de cada sesión.

4. Los acuerdos que adopte la Junta de Expurgo serán aprobados por mayoría de votos de sus miembros. El voto del Presidente será dirimente en caso de empate.

5. El acta de los acuerdos adoptados por la Junta podrá aprobarse en la misma sesión.

Artículo 10. Asistencia técnica.

1. Corresponde a la Dirección General competente en materia de Justicia, a través de la unidad orgánica que se determine, aportar a la Junta de Expurgo las propuestas de evaluación documental y todas aquellas otras tareas que la Junta le encomiende, como soporte técnico de la misma.

2. Corresponde a la Junta de Expurgo designar a las personas que por sus actividades, conocimientos o experiencia estime conveniente para validar las propuestas de evaluación documental formuladas por la unidad orgánica encargada de la asistencia técnica.

3. La unidad orgánica de asistencia técnica compilará los acuerdos de evaluación documental que apruebe la Junta de Expurgo, en el instrumento técnico denominado Calendario de Conservación y Acceso.

Artículo 11. Acceso a los documentos y expedientes judiciales.

1. Sin perjuicio de lo previsto en los artículos 7 y 12 del Real Decreto 937/2003, de 18 de julio, de Modernización de los Archivos Judiciales en cuanto al acceso a los documentos y expedientes judiciales custodiados en los archivos y repositorios judiciales, el acceso a los documentos y expedientes judiciales transferidos al Departamento competente en materia de patrimonio cultural para su conservación permanente, se realizará según lo determinado en los acuerdos de evaluación documental acordados por la Junta de Expurgo. El Departamento competente en materia de patrimonio cultural también podrá restringir el acceso a los mismos por motivos técnicos de conservación.

2. Las oficinas judiciales de origen, cuando así lo requieran, podrán tener acceso a los documentos transferidos al Departamento competente en materia de patrimonio cultural, bajo las condiciones y términos que dicho Departamento determine. En todo caso se garantizará el acceso sin limitaciones a la oficina judicial de origen, cuando así se haya acordado por resolución motivada, por ser necesario para resolver cualquier pretensión o incidente deducidos en el procedimiento en el que se generaron los documentos o derivados del mismo.

Disposición Adicional Primera. Constitución de la Junta de Expurgo.

La Junta de Expurgo se constituirá en el plazo máximo de tres meses desde la entrada en vigor del presente decreto foral.

Disposición Adicional Segunda. Unidad orgánica de asistencia técnica.

Se designa al Servicio de Gestión de Medios Materiales del Departamento de Presidencia, Justicia e Interior como la unidad orgánica que dará asistencia técnica a la Junta de Expurgo de Documentos Judiciales de Navarra.

Disposición Final Primera. Desarrollo normativo.

Se habilita al Consejero titular del Departamento competente en materia de Administración de Justicia para dictar cuantas disposiciones sean precisas para el desarrollo y ejecución del presente decreto foral.

Disposición Final Segunda. Entrada en vigor.

El presente decreto foral entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Boletín Oficial de Navarra.

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