(ir al contenido)

navarra.es

Castellano | Euskara | Français | English

LEXNAVARRA


Versión para imprimir
Versión en castellano

9/2026 FORU LEGEA, MAIATZAREN 20KOA, ARTXIBOEI, DOKUMENTU KUDEAKETARI ETA DOKUMENTU ONDAREARI BURUZKOA

BON N.º 106 - 02/06/2026

  ATARIKO TITULUA. XEDAPEN OROKORRAK

  I. TITULUA. NAFARROAKO DOKUMENTU ONDAREA

  I. KAPITULUA. XEDAPEN KOMUNAK

  II. KAPITULUA. TITULARTASUN PUBLIKOKO NAFARROAKO DOKUMENTU ONDAREA

  III. KAPITULUA. TITULARTASUN PRIBATUKO NAFARROAKO DOKUMENTU ONDAREA

  II. TITULUA. NAFARROAKO SISTEMA ARTXIBISTIKOA

  I. KAPITULUA. NAFARROAKO SISTEMA ARTXIBISTIKOAREN DEFINIZIOA ETA EGITURA

  II. KAPITULUA. NAFARROAKO SISTEMA ARTXIBISTIKOKO ORGANOAK

  III. KAPITULUA. NAFARROAKO SISTEMA ARTXIBISTIKOA OSATZEN DUTEN ARTXIBOEN TITULAR DIREN ENTITATEEN ESKUBIDEAK ETA BETEBEHARRAK

  IV. KAPITULUA. NAFARROAKO SISTEMA ARTXIBISTIKOAREN FUNTZIONAMENDUA

  1. ATALA. ANTOLAMENDU ETA TRATAMENDU ARTXIBISTIKOA

  2. ATALA. FORU ADMINISTRAZIO PUBLIKOAREN ARTXIBOSISTEMA

  3. ATALA. TOKIENTITATEEN ARTXIBOSISTEMAK

  4. ATALA. BESTE ERAKUNDE ETA ENTITATE BATZUEN ARTXIBOSISTEMAK

  III. TITULUA. INFORMAZIOAKTIBOEN GOBERNANTZA ETA DOKUMENTUKUDEAKETA NAFARROAKO ADMINISTRAZIO PUBLIKOETAN ETA HAIEN SEKTORE PUBLIKO INSTITUZIONALETAN

  I. KAPITULUA. INFORMAZIOAKTIBOEN GOBERNANTZA

  II. KAPITULUA. DOKUMENTUKUDEAKETA

  1. ATALA. ALDERDI OROKORRAK

  2. ATALA. DOKUMENTU ELEKTRONIKOEN KUDEAKETA

  3. ATALA. EUSKARRI EZELEKTRONIKOAN DAUDEN DOKUMENTUEN KUDEAKETA

  III. KAPITULUA. EZAGUTZAKUDEAKETA ARTXIBO PUBLIKOETAN

  IV. TITULUA. DOKUMENTAZIORAKO SARBIDEA

  I. KAPITULUA. ARAU KOMUNAK

  II. KAPITULUA. TITULARTASUN PUBLIKOKO DOKUMENTAZIORAKO SARBIDEA

  III. KAPITULUA. TITULARTASUN PRIBATURAKO DOKUMENTAZIORAKO SARBIDEA

  V. TITULUA. IKUSKAPENA ETA ZEHAPENARAUBIDEA

  I. KAPITULUA. IKUSKAPENA ETA AUDITORETZA

  II. KAPITULUA. ARAUHAUSTEAK

  III. KAPITULUA. ZEHAPENAK ETA ZEHAPENPROZEDURA

Atariko

1

Gizarteetan, dokumentuak beharren arabera kudeatzen dira, eta, ondorioz, artxiboek, haiek gordetzen dituzten erakundeak diren aldetik, ikuspegi batetik baino gehiagotatik antolatu behar dituzte erabiltzaileei ematen dizkieten zerbitzuak, kontuan hartuta hala dokumentuek ohiko jarduera arrunten ebidentzia edo froga gisa duten erabilgarritasuna, nola kolektibo edo lurralde baten bilakaera historikoaren lekukotasun gisa duten balioa.

Horregatik, artxiboak, gordetzen dituzten dokumentu-funtsak eta -multzoak babesten eta antolatzen dituztenez eta haien hedapena egiten dutenez, oinarrizko eragileak dira administrazioen jardunean, zeinek baliabide publikoen kudeaketa arduratsu, eraginkor eta gardena egiten baitute, jasangarritasuna kontuan hartuta, administrazio-prozedurak modernizatuz eta digitalizatuz eta herritarrek dokumentazio publikorako sarbide eraginkorra dutela bermatuz.

Ildo horretan, baliabide publikoen kudeaketaren erantzukizunari dagokionez, artxiboak funtsezkoak dira botere publikoen ekintzak ebaluatu eta egiaztatzeko bidean, eta, horrela, erantzukizuna eskatzeko oinarri sendoa ematen dute. Era berean, artxiboak dokumentu elektronikoen kudeaketaren erronketara egokitzen dira, eta bermatzen dute epe luzera gordetzen direla, administrazio-prozedurak modernizatzeak eta digitalizatzeak gure garaiko gizarteei dakarzkien onurak ahalbidetzeko.

Bestalde, dokumentazio publikoa eskuratzeko eskubideari dagokionez, artxiboak dira administrazio publikoen dokumentu-produkzioaren zaindari nagusiak, eta, horregatik, bermatu behar dute dokumentuak herritarrek erraz identifikatu eta kontsultatu ahal izateko moduan kontserbatu, kudeatu eta antolatzen direla.

Azkenik, ondarea zaintzeari eta haren hedapena egiteari dagokionez, dokumentuak kontserbatzea ez da titulartasun publikoko nahiz pribatuko artxiboen ardura bakarra; izan ere, artxiboek, bestalde, balioa ematen diote dokumentuek daukaten garrantzi historiko eta kulturalari, funtsezko piezak baitira memoria kolektiboa osatzeko, bai eta lurralde batean bizi den komunitatearen ibilbide historikoa eta nortasun sozial eta politikoa garatzeko ere.

2

Nafarroak bere dokumentu-ondarea osatzen duten ondasunak kontserbatzeko eta areagotzeko interes handia erakutsi du betidanik, ulertuta funts eta bilduma publiko eta pribatuen batura den dokumentu-ondare horrek lekukotza ematen duela Nafarroaren nortasun historikoari buruz, haren ibilbide sozialari buruz eta mendeetan zehar etengabe eboluzionatzen ari den harreman-testuinguru oso zabal eta konplexuari buruz.

Dokumentu-ondare hori jaraunspen bat da, jaso dena antzinako Nafarroako Erresumako erakundeetatik, Foru eta Probintzia Diputaziotik, Nafarroan egoitza duten botere publiko nazionaleko organoetatik, egungo Nafarroako Foru Komunitateko erakundeetatik nahiz toki-entitateetatik, bai eta denboran zehar Nafarroako lurraldean jardun duten entitate pribatuetatik, familiengandik eta pertsonengandik ere.

Dokumentu-ondare horren garrantzi aparta bereziki lotuta dago Iruñeko Erresumak, lehenik, eta Nafarroakoak, ondoren, mendeetan erakunde berekiei eutsi izanarekin; izan ere, erakunde horiek iraun egin zuten Erresuma konkistatu eta 1515ean Gaztelako Koroan sartu ondoren ere, eta dokumentu-garapen eta -produkzio nabarmena izan zuten, harik eta, Antzinako Erregimena behin betiko desagertzearekin eta estatu konstituzional liberala ezartzearekin, 1836an Espainian aldaketa politiko sakonak gertatu ziren arte. Gero, garrantzi hori areagotu egin zen, alde batetik, Gobernuak erabaki zuelako Nafarroako Probintziako Diputazio berriari agintzea Kontuen Ganbera deseginaren dokumentazioa zaintzeko, eta, bestetik, 1841eko abuztuaren 16ko Legeak eta estatu konstituzional berriko beste arau batzuek eginkizun berezia eman ziotelako aipatutako diputazioari, zeinak Nafarroako Foru eta Probintzia Diputazio izena hartu baitzuen 1867tik aurrera, Nafarroako Foru Komunitateko egungo erakundeek ordeztu arte.

Jatorrizko dokumentuak (zenbait, IX. eta X. mendeetakoak) gorde izanak ongi erakusten du zenbateko ardurarekin eta arretarekin tratatu zuten beren dokumentazioa Nafarroan kokatutako eliza-erakundeek eta erakunde zibilek. Izan ere, Nafarroako artxiboei buruzko lehen aipamenak XIV. mendekoak dira; eta 1559koa da "artxibozain" baten izendapenari buruzko lehen aipamen esplizitua, zeinak bere ardurapean baitzuen Gorte Nagusiaren, Errege Kontseiluaren eta Kontuen Ganberaren auzitegien artxiboa.

Horretaz gain, Nafarroako artxiboen garapenaren historian, protagonismo justifikatua dute honako mugarri hauek ere: Erdi Aroko errege-erreginek beren administrazioaren dokumentuak gordetzeko hartutako ekimena; erresumako artxibo bat sortu izana, zeinaren lehen inbentario ezaguna 1328koa baita; katedraletan eta monasterioetan dokumentu-gordailu ugari eratu izana; 1423an Iruñeko Udal Artxiboa sortu izana; herrien gobernurako 1547ko ordenantzetan dokumentuen zaintza eta inbentarioa arautu izana; herri nagusietako batzuetan profesionalak izendatu izana artxiboez arduratzeko; XVI. mendetik aurrera parrokietako artxiboak orokortu izana; XVIII. mendearen amaieran artxibo publikoak eta Elizarenak berrantolatu izana; 1880an Nafarroako Foru eta Probintzia Diputazioaren artxiboa ikerketarako ireki izana eta 1898an eraikin espezifiko bat eraiki izana Nafarroako Artxiboa izateko; 1896tik aurrera udal-artxiboak idazkarien ardurapean jarri izana; XX. mendean zehar eginkizun artxibistikoko entitate askotarikoak sortu izana pixkanaka; 2003an Nafarroako Errege Artxibo Nagusiaren egoitza berria inauguratu izana Iruñeko Errege Jauregi zaharrean; eta, bukatzeko, 2007an Artxiboei eta Dokumentuei buruzko apirilaren 4ko 12/2007 Foru Legea onetsi izana, egokituta zegoena garai hartako antolamendu- eta gizarte-premietara.

3

Nafarroako Foru Eraentza Berrezarri eta Hobetzeari buruzko abuztuaren 10eko 13/1982 Lege Organikoaren 44.10 artikuluak ezartzen duenez, Foru Komunitateak eskumen esklusiboa du estatuaren titulartasunekoak ez diren artxiboen arloan; hori horrela, ahalmena ematen dio bere artxiboak eta dokumentu-kudeaketarako sistemak bere behar espezifikoen arabera arautzeko, antolatzeko eta kudeatzeko.

Eskumen-esparru horretan, Nafarroako Kultur Ondareari buruzko azaroaren 22ko 14/2005 Foru Legeak ezarri zuen artxibistikaren arloko lehen mugarria Nafarroako legerian, kapitulu berezi bat eskaini baitzion dokumentu-ondareari. Hartan, Nafarroako Dokumentu Ondarea osatzen duten dokumentuak zehaztu ziren, eta haien titularren eta edukitzaileen betebeharrak ezarri, eta lehendabiziko aldiz erregulatu zen Nafarroako Sistema Artxibistikoa.

Handik gutxira, Artxiboei eta Dokumentuei buruzko apirilaren 4ko 12/2007 Foru Legea onetsi zen. Hartan, titulartasun publikoko zein pribatuko dokumentuen ezaugarriak arautu ziren, eta, batez ere, arauzko babesa eman zitzaion Nafarroako Sistema Artxibistikoaren konfigurazioari. Gainera, arreta berezia jarri zen Foru Komunitateko Administrazioaren Artxibo Sisteman, eta beste erakunde eta entitate batzuen artxibo-sistemen oinarrizko antolamendua ere zehaztu zen. Foru-lege horrek ahalbidetu du Foru Komunitateko Administrazioaren Artxibo Sistema benetan finkatzea. Horren gailur, Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioaren Artxiboaren transformazioa, 2019an Nafarroako Artxibo Garaikide izatera pasatu baitzen, eta Nafarroako Sistema Artxibistikoa osatzen duten zentro guztietan artxibistikako oinarrizko prozesu komunak martxan jarri izana. Garrantzi berezia hartu dute Nafarroako toki-entitateetan dokumentu-ondare adierazgarri bat eratzeko eta behar bezala kudeatzeko oinarriak ezarri dituzten prozesuek, 15.000 biztanle baino gutxiagoko udalerrietarako araudi espezifikoa onetsita eta haren aplikazio praktikoa ahalbidetu duten dirulaguntzen deialdiak eginda ezarri ere.

Hala eta guztiz ere, eta Artxiboei eta Dokumentuei buruzko apirilaren 4ko 12/2007 Foru Legeak egindako ekarpen positiboak gutxietsi gabe, arau horrek ez zituen indargabetu Nafarroako Kultur Ondareari buruzko azaroaren 22ko 14/2005 Foru Legearen V. tituluaren III. kapituluko artikulu jakin batzuk, dokumentu-ondareari buruzkoak, eta horrek arau-bikoiztasuna eragin du, eta baliteke hori nahasmen batzuen jatorri gertatu izana eremu subjektiboko zenbait termino interpretatzeko orduan. Gainera, manu batzuen erregelamendu-garapena mugatu du.

Bestalde, Artxiboei eta Dokumentuei buruzko apirilaren 4ko 12/2007 Foru Legea onetsi ondoren, beste arau batzuek osatu dute kudeaketa artxibistikoari buruzko alderdien erregulazioa. Hala, Gardentasunari, informazio publikoa eskuratzeari eta gobernu onari buruzko maiatzaren 17ko 5/2018 Foru Legeak 7. artikuluan agintzen dio Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioari gardentasuna sustatzeko, informaziorako edo ezagutza kudeatzeko sistema integral baten bidez, zeinak datuen eta dokumentuen biltegi zentralizatu bat izan beharko baitu, dagokion sistema artxibistikoarekin artikulatua. Era berean, arau horren beraren zazpigarren xedapen gehigarriak aitortzen du arau horren aplikazio bereziko kasu bat dela artxibo eta dokumentu historikoei buruzko informaziorako sarbidea. Bestalde, Nafarroako Eskubide Kulturalei buruzko urtarrilaren 15eko 1/2019 Foru Legeak, kultura-adierazpenetarako sarbidearen ikuspegitik, 12. artikuluan ezartzen du pertsona guztiek dutela Nafarroako Dokumentu Ondarea osatzen duten ondasunak kontsultatzeko eskubidea. Azkenik, Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioari eta foru-sektore publiko instituzionalari buruzko martxoaren 11ko 11/2019 Foru Legeak, Foru Administrazio Publikoaren funtzionamendu elektronikoari buruzkoa den IV. tituluan, ezartzen du dokumentu elektronikoak artxibo elektroniko bakar batean gorde behar direla, eta, administrazio-jardunaren arau orokorrei buruzkoa den VI. tituluan, espedienteak sortzeari eta zaintzeari dagokiona arautzen du.

4

Hori horrela, argi dago Artxiboei eta Dokumentuei buruzko apirilaren 4ko 12/2007 Foru Legearen ondoren onetsitako zenbait legek eragina izan dutela foru-arau horren xedearen alderdi partzial batzuetan, bereziki informazio publiko eta pribaturako sarbidean, artxibo elektronikoan eta espedienteen zaintzan. Gainera, begi-bistakoa da apirilaren 4ko 12/2007 Foru Legeak ezin izan zuela igarri dokumentazio digitalaren kudeaketak gaur egun administrazio publikoetan duen garrantzia, batez ere aintzat hartuta oinarrizko legegileak hartu zuen bidea, Administrazio Publikoen Administrazio Prozedura Erkideari buruzko urriaren 1eko 39/2015 Legea eta Sektore Publikoaren Araubide Juridikoari buruzko urriaren 1eko 40/2015 Legea onetsiz hartutakoa, lege horietan ezartzen baita administrazio-jarduketak eta -prozedurak elektronikoak izanen direla kasu guztietan.

Hori dela-eta, azken urteotan arauetan izan diren aldaketak ikusita, eta kontuan hartuta azken hamarkada eta erdi honetan izandako esperientzia Artxiboei eta Dokumentuei buruzko apirilaren 4ko 12/2007 Foru Legea aplikatzeari dagokionez, egokitzat jotzen da artxibo eta dokumentuei buruzko foru-lege berri bat izatea. Foru-lege horrek, gaur egun zenbait arautan sakabanatuta dagoen eduki arauemailea bateratzeaz gain, jaso eta sakonduko du, dokumentu-kudeaketari dagokionez, Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioari eta foru-sektore publiko instituzionalari buruzko martxoaren 11ko 11/2019 Foru Legeak administrazio-prozeduren eta -jarduketen kudeaketa elektronikoaren alde egindako apustu irmoa, eta artxiboen eremurako beharrezko egokitzapenak eginen ditu, erabakitasunez eskatzen dituenak Gardentasunari, informazio publikoa eskuratzeari eta gobernu onari buruzko maiatzaren 17ko 5/2018 Foru Legeak.

Ondorioz, ezinbestekotzat jotzen da artxiboei, dokumentu-kudeaketari eta dokumentu-ondareari buruzko foru-lege berri bat onestea, honako helburu hauek kontuan izanen dituena:

-Nafarroako Dokumentu Ondarearen babesa, zaintza eta hedapena bermatzea, politika artxibistiko bat sortuz, zeinaren helburua izanen baita herritarrek hurbilago izatea dokumentu-ondarea eta hura zaintzen duten artxiboak, gizarteak bere egin ditzan, defenda ditzan eta aldarrika ditzan gizarte informatuagoa, bidezkoagoa eta demokratikoagoa lortzen lagunduko duten ondasun gisa.

-Nafarroako Sistema Artxibistikoa definitzea, argi eta garbi zehaztuz zer artxibok osatzen duten, titularrek zer betebehar eta eskubide dituzten, eta nola artikulatzen den sare koherente batean, hori guztia erabat errespetatuz organo publiko ez-administratiboen, toki-entitateen eta pertsona eta entitate pribatuen autonomia.

-Dokumentu-kudeaketa arautzea, arreta berezia jarriz dokumentazio elektronikoaren kudeaketan, baina beste euskarri batzuetan sortutako dokumentu-funtsak eta -multzoak ahaztu gabe.

-Bermatzea pertsona guztiek eskubidea dutela Nafarroako Dokumentu Ondarearen parte den dokumentazioa eskuratzeko, titulartasun publikokoa zein pribatukoa izan.

Halaber, foru-lege berriak kontuan hartu behar du Europako araudia, estatu kideetako legeria nazionalak indartzen eta osatzen dituena artxiboei, dokumentu- eta kultura-ondareari eta informaziorako sarbideari dagokienez. Araugintza horretan, Europar Batasuneko erakundeek printzipio komunak ezarri dituzte kultura-informazioa eta -ondarea kudeatzeko eta babesteko; horretarako, izan ere, gardentasuna eta informaziorako sarbidea sustatu dituzte, bai eta kultura- eta dokumentu-ondarearen digitalizazioa eta lineako sarbidearen eskuragarritasuna ere. Ekimen horien artean, honako hauek nabarmentzen dira: 2019/1024 (EB) Zuzentaraua, Europako Parlamentuarena eta Kontseiluarena, 2019ko ekainaren 20koa, datu irekiei eta sektore publikoko informazioa berrerabiltzeari buruzkoa, zeinaren edukia datu publikoen eskuragarritasuna eta irisgarritasuna sustatzera bideratzen baita; 2016/679 (EB) Erregelamendua, Europako Parlamentuarena eta Kontseiluarena, 2016ko apirilaren 27koa, datu pertsonalen tratamenduari eta datu horien zirkulazio askeari dagokienez pertsona fisikoak babesteari buruzkoa, zeina bereziki garrantzitsua baita dokumentuetan jasotzen den eta artxiboetan gordetzen den informazio pertsonalean dituen inplikazioengatik; Europako Ekimen Digitala, lerrokatuta dagoena artxiboak digitalizatzeko ahaleginarekin eta kultura-informaziorako eta -ondarerako lineako sarbide publikoaren sustapenarekin; eta Kulturarako sarbide digitalari buruzko gomendioak, zeinek kultura-ondarea digitalizatzea eta linean eskuragarri izatea sustatzen baitute.

5

Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioari eta foru-sektore publiko instituzionalari buruzko martxoaren 11ko 11/2019 Foru Legeak 129. artikuluan xedatzen duenez, arau-proposamenen zioen azalpenean justifikatuta gelditu behar da kalitate arauemailearen eta erregulazio onaren printzipioetara egokitzen direla.

Ildo horretan, premiaren eta eraginkortasunaren printzipioen arabera, foru-lege hau interes orokorreko arrazoiek justifikatzen dute, argi eta garbi identifikatzen ditu lortu nahi diren helburuak, eta horiek lortzea bermatzeko tresnarik egokiena da.

Era berean, proportzionaltasunaren printzipioari jarraikiz, foru-lege honek bete nahi diren premiei erantzuteko ezinbestekoa den erregulazioa jasotzen du, egiaztatu ondoren ez dagoela eskubideak gutxiago murrizten dituen beste neurririk edo hartzaileei betebehar gutxiago ezartzen dizkienik.

Segurtasun juridikoaren printzipioa bermatze aldera, foru-lege hau bat dator, modu koherentean, Espainiako eta Europar Batasuneko gainerako ordenamendu juridikoarekin. Horretaz gain, administrazio-prozeduraren arloan, foru-lege honek ezinbesteko kasuetan baino ez ditu ezartzen Administrazio Publikoen Administrazio Prozedura Erkideari buruzko urriaren 1eko 39/2015 Legean aurreikusitakoez bestelako izapide gehigarriak.

Gardentasunaren printzipioa aplikatuz, Nafarroako Gobernuak aukera eman du sarbide erraza, unibertsala eta eguneratua izateko indarrean dagoen araudira eta foru-lege hau egiteko prozesuko dokumentuetara, bat etorriz Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioari eta foru-sektore publiko instituzionalari buruzko martxoaren 11ko 11/2019 Foru Legearen 133. artikuluan ezarritakoarekin. Era berean, aukera eman du balizko hartzaileek parte-hartze aktiboa izan dezaten foru-lege honen prestaketan, aldez aurreko jendaurreko kontsultaren eta entzunaldi eta informazio publikoaren izapideen bidez.

Bestalde, sinpletasunaren eta efizientziaren printzipioa aplikatuz, arau-ekimen honek laguntzen du, bere artikuluen bidez, alferrikakoak diren edo behar-beharrezkoak ez diren administrazio-kargak saihesten, eta baliabide publikoen kudeaketa arrazionalizatzen du bere aplikazioarekin.

Azkenik, irisgarritasunaren printzipioari dagokionez, arauak faboratzen du pertsona guztiek modu erreal eta eraginkorrean baliatzen ahalko dituztela bertan aitortutako eskubideak, edozein direla ere haien gaitasun teknikoak, kognitiboak edo fisikoak.

6

Foru-legeak atariko titulua eta bost titulu ditu, 95 artikulu dituztenak guztira. Gero, lau xedapen gehigarri ditu, bai eta hiru xedapen iragankor, xedapen indargabetzaile bakarra eta lau azken xedapen ere.

Atariko tituluak foru-legearen xedea eta aplikazio-eremua ezartzen ditu, eta glosario zabal bat jasotzen du, foru-legean erabilitako kontzeptu teknikoenen definizioak zehazten dituena, behar bezala uler eta interpreta daitezen.

I. tituluak Nafarroako Dokumentu Ondarea arautzen du, titulartasun publikokoa zein titulartasun pribatukoa, eta hiru kapitulutan egituratzen da. Arreta berezia merezi du Nafarroako Artxiboen Atariari buruz ezarritakoak; izan ere, atari hori Nafarroako Dokumentu Ondarea hedatzeko tresna gisa pentsatua izan da, helburu hartuta, batetik, ondare horretarako sarbide berdinzaleagoa erraztea, Nafarroako Eskubide Kulturalei buruzko urtarrilaren 15eko 1/2019 Foru Legean Nafarroako Kulturaren Atari Digitalerako zehaztutakoaren ildotik, eta bestetik, despopulatze-arriskuan dauden toki-entitateen artxiboetan zaindutako dokumentu-ondarea ikusarazten laguntzea.

Lehenengo kapituluak, xedapen komunei buruzkoak, Nafarroako Dokumentu Ondarea babesteko araubide juridikoa ezartzen du, eta adierazten du hura aldeztea eta hari balioa ematea dela Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioak politika artxibistikoan garatu beharreko helburua. Gainera, Nafarroako Dokumentu Ondarea osatzen duten dokumentuen hedapena areagotze eta haien zaintza hobetze aldera, berariazko agindua ematen zaie administrazio publikoei digitalizazio-programak sustatzeko, eta dokumentu-ondarea hedatzera bideratutako zenbait xedapen espezifiko biltzen ditu, dibulgazio-politikak funtsezkoak direlakoan herritarrei artxiboen ezagutza hurbiltzeko, Nafarroarentzat garrantzi berezia duten kultura-elementuak diren aldetik.

Bigarren kapituluak, titulartasun publikoko Nafarroako Dokumentu Ondareari buruzkoak, zedarritzen eta areagotzen ditu dokumentaziorako orain arte zeuden legezko babesak, erakunde eta entitate publikoak azkentzen edo pribatizatzen diren kasuetan. Era berean, kontrol artxibistiko publikoa indartzen da zerbitzu publikoak ematean entitate pribatuek sortzen duten dokumentazioaren gainean. Gainera, ex lege sortzen da Nafarroako Artxiboen eta Dokumentu Ondarearen Errolda, Nafarroako Dokumentu Ondarea kontrolatzeko eta babesteko administrazio-tresna gisa.

Bestalde, hirugarren kapituluak, titulartasun pribatuko Nafarroako Dokumentu Ondarea arautzeari buruzkoak, haren mugaketa areago sistematizatzeaz gain, titularrek eta edukitzaileek bete beharreko betebeharren zerrenda eguneratua jasotzen du.

II. tituluak, Nafarroako Sistema Artxibistikoa arautzen duenak, eduki ugari biltzen ditu bere egiturako lau kapituluetan, horietako asko berriak.

Hala, lehenengo kapituluan, definizioari eta egiturari buruzkoan, foru-legeak Nafarroako Sistema Artxibistikoa mugatzen du, eta helburuak eta egitura zehazten.

Bestalde, bigarren kapituluak Nafarroako Sistema Artxibistikoko organoen eginkizunak arautzen ditu; zehazki, Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioan artxiboen, dokumentu-kudeaketaren eta dokumentu-ondarearen arloko eskumena duen departamentuarenak, Nafarroako Kulturaren eta Arteen Kontseiluarenak eta Dokumentu Ebaluaziorako Batzordearenak, zeinari eskudantzia berriak esleitzen baitizkio foru-legeak. Kapitulu honetan, nabarmentzen da, berritasun gisa, foru-legeak zenbateko garrantzia ematen dion Nafarroako Sistema Artxibistikoa osatzen duten artxiboen zerbitzupeko langileentzako erreferentziazko lanbide-katalogoari. Katalogo hori onesteko, kontuan hartuko dira sektoreko entitate profesional adierazgarrienak, artxibo digital segurua ezartzeko betekizun teknologiko eta funtzionalen definizioa eta artxiboen egoerari eta kudeaketari buruzko informazio estatistikoa.

Bestalde, hirugarren kapituluak zehazten du zer eskubide eta betebehar dituzten Nafarroako Sistema Artxibistikoa osatzen duten artxiboen titular diren entitateek. Haien artean nabarmentzen da artxibo-sistema propio bat definitzeko betebeharra, bai eta betekizun profesionalak jasotzekoa ere, foru-lege honen eta haren arau-garapenaren helburuak lortzea bermatzeko. Berritasun gisa, foru-legeak arrisku-kudeaketako planak zehazteko betebeharra ezartzen du, artxibo-zerbitzua azpikontratatzeko mugak finkatzen ditu, eta informazio artxibistikoaren tresnak herritarren eskura jartzeko formalizazioa adierazten du.

Azkenik, laugarren kapituluak bost atal ditu, eta Nafarroako Sistema Artxibistikoaren funtzionamenduari buruzkoa da.

Lehenengo atalean, dokumentu-kudeaketa integralaren araberako antolaketa eta tratamendu artxibistikoa jorratzen dira, dokumentuen bizi-zikloaren faseen arabera. Berritasun gisa, foru-legeak ikuspuntu berriz ezartzen du nola kudeatu behar diren paperezko dokumentuak izapidetze elektronikoa nagusi den administrazioaren testuinguru honetan, dokumentu-kudeaketako prozesu eta tresna nagusiak identifikatzen ditu, eta irismena mugatzen du kontserbazio- eta sarbide-egutegian, balorazio- eta sarbide-tauletan eta kontserbazio-arauetan, zeinak funtsezko elementuak baitira dokumentu-ebaluazioko prozesuan.

Bigarren atalean, foru-legeak Foru Komunitateko Administrazioaren Artxibo Sistemari heltzen dio. Sistema horren egituran, honako hauek dira berrikuntza nagusiak: arautzea nola irentsi dokumentuak artxibo digital seguruko plataforman, hamar urteko epea ezartzea paperezko dokumentuak kudeatzeko eta departamentuetatik Nafarroako Artxibo Garaikidera transferitzeko, eta Kontzentrazio Artxibo bat sortzea foru-sektore publiko instituzionaleko sozietate publikoen dokumentazioarentzat.

Hirugarren atalak toki-entitateen artxibo-sistemak arautzen ditu, eta berariaz adierazten du Nafarroako Sistema Artxibistikoari atxikitzen zaizkiola. Berritasun gisa, foru-legeak 15.000 biztanle baino gutxiagoko toki-entitateak behartzen ditu Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioan artxiboen, dokumentu-kudeaketaren eta dokumentu-ondarearen arloko eskumena duen departamentuak definitutako arauak aplikatzera. Departamentu horrek bere gain hartuko du arau horiek definitzeko eta onesteko erantzukizuna, eta, gainera, aukera emanen die toki-entitateei artxibo-zerbitzua partekatzea edo mankomunatzea erabaki dezaten, betiere unibertsitateko titulua duen artxibozain baten zuzendaritza teknikoaren pean.

Laugarren atalak, beste erakunde eta entitate batzuen artxibo-sistemei buruzkoak, aitortzen du beren artxibo-sistema propioak dituztela honako hauek: Nafarroako Parlamentuak, Nafarroako Foru Komunitateko Arartekoak, Kontuen Ganberak, Nafarroako Kontseiluak, Nafarroako Foru Komunitateko Jardunbide Egokien aldeko eta Ustelkeriaren kontrako Bulegoak, Estatuko Administrazio Orokorrak, Justizia Administrazioak eta Nafarroako Unibertsitate Publikoak, eta Fede Publikoaren artxiboak ere badaudela.

Azkenik, bosgarren atala artxibo pribatuei buruzkoa da, eta haien nolakotasuna zehazten du, eta adierazten du Nafarroako Sistema Artxibistikoan sartzen ahal direla.

III. tituluak, informazio-aktiboen gobernantzari eta dokumentu-kudeaketari buruzkoak, bere horretan berria den eduki bat ezartzen du, hiru kapitulutan antolatuta.

Hala, informazio-aktiboen gobernantzari buruzkoa den lehenengo kapituluan, zeharkakotasunez aitortzen da informazio-aktiboak elementu estrategikoak direla politika eta zerbitzu publikoen diseinua hobetzeko, gardentasun handiagoa ekartzeko eta informazio-aktiboetarako sarbidea errazteko truke- eta berrerabilpen-proiektuen bidez. Horregatik, Nafarroako Gobernuari ematen zaio informazio-aktiboen gobernantzarako antolaketa-eredua eta estrategia onesteko erantzukizuna, bat etorriz Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioaren datuaren gobernantza eta Datuaren Bulegoa antolatzeko eredua ezartzen duen azaroaren 30eko 106/2022 Foru Dekretuan ezarritakoarekin.

Bestalde, bigarren kapitulua, dokumentu-kudeaketari buruzkoa, hiru ataletan egituratuta dago.

Lehenengo atalean, ezartzen da dokumentu-kudeaketa komuna dela Nafarroako administrazio publikoen eremuan, zeharkakotasunezkoa dela, eta administrazio-kudeaketan txertatuta dagoela.

Kapitulu horren bigarren atalak, dokumentu-kudeaketa elektronikoari buruzkoak, jarraibide teknikoak ezartzen ditu euskarri horretako dokumentaziorako, eta, berritasun gisa, artxibo digital segurua ezartzen du amaitutako administrazio-prozeduren espedienteak zaintzeko eta gordetzeko plataforma gisa. Gainera, kontuan hartuta adimen artifiziala gero eta gehiago erabiltzen dela eginkizun publikoetan, atal horrek zenbait erronka identifikatzen eta mugak arautzen ditu. Orobat, ezartzen du zer prozedura aplikatu behar diren teknologia horretan oinarritutako konponbideak ezartzen dituzten entitate publikoek efizientzia eta eraginkortasun handiagoa lor dezaten informazio-aktiboen kudeaketan, pertsonen oinarrizko eskubideak arriskuan jarri gabe eta entitate publiko horiek erantzukizunak eta betebeharrak betetzeari utzi gabe.

Hirugarren atalean, euskarri ez-elektronikoan dagoen dokumentazioari buruzkoan, ezartzen da beharrezkoa dela Nafarroako Sistema Artxibistikoko artxibo-zentroek transferentzia-tresna eta kontserbazio-neurri egokiak izatea, eta informazioaren segurtasuna eta datu pertsonalen babesa bermatzen dituzten ezabatze-irizpideak betetzea.

Azkenik, berritasun gisa, hirugarren kapituluak, artxibo publikoen ezagutzaren kudeaketari buruzkoak, ezartzen du Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioan artxiboen, dokumentu-kudeaketaren eta dokumentu-ondarearen arloko eskumena duen departamentuak ezagutza kudeatzeko sistema integral baten ildo nagusiak zehaztu beharko dituela, eta Nafarroako Sistema Artxibistikoa osatzen duten entitateen eskura jarri beharko duela hura.

IV. tituluak, dokumentazioa eskuratzeari eta haren hedapena egiteari buruzkoak, hiru kapitulu ditu.

Lehenengo kapituluak Nafarroako Dokumentu Ondarearen dokumentazioa eskuratzeko arau komunak ezartzen ditu.

Bigarren kapituluak titulartasun publikoko Nafarroako Dokumentu Ondarearen dokumentaziorako sarbidea arautzen du, kontuan hartuta lege-testu hau bateragarri egin behar dela gardentasunari, informazio eskuratzeari eta gobernu onari buruzko abenduaren 9ko 19/2013 Legearekin eta Gardentasunari, informazio publikoa eskuratzeari eta gobernu onari buruzko maiatzaren 17ko 5/2018 Foru Legearekin. Orobat, zenbait muga ezartzen ditu dokumentu historikoetako informazioa eskuratzeari dagokionez.

Bestalde, hirugarren kapituluak, titulartasun pribatuko dokumentazioa eskuratzeari buruzkoak, araudia bereizia ezartzen du dokumentazio hori artxibo publiko batean gordailututa dagoen ala ez kontuan hartuta, artxibo horien zerbitzu publikoko izaeraren arabera. Lehenengo kasuan, ezartzen da dokumentazio horretarako sarbidea arautuko dela berau artxibo publikoan sartzea xedatu duen tresnan ezarritakoa kontuan izanda, aplikatzekoa den legeriak ezarritakoa ere betez. Gainera, berrikuntza gisa, aukera ematen da Dokumentu Ebaluaziorako Batzordeari erreklamazio bat aurkezteko, baldin eta justifikaziorik gabe ukatzen bada dokumentazio horretarako sarbidea. Bigarren kasuan, esan nahi baita, artxibo publikoetan gordailututa ez dagoen titulartasun pribatuko dokumentazioari dagokionez, Nafarroako Eskubide Kulturalei buruzko urtarrilaren 15eko 1/2019 Foru Legean ezarritakoa hartzen da abiapuntutzat; horren arabera, pertsona guztiek dute eskubidea Nafarroako Dokumentu Ondareko ondasunak kontsultatzeko, ezagutza- eta ikerketa-helburuz, ondasun horiek Nafarroako Sistema Artxibistikoan sartuta egon ala ez.

Bukatzeko, V. titulua, ikuskapenari eta zehapen-araubideari buruzkoa, hiru kapitulu dituena, berria da guztiz, zeren, arlo horretan, Artxiboei eta Dokumentuei buruzko apirilaren 4ko 12/2007 Foru Legeak, funtsean, Nafarroako Kultur Ondareari buruzko azaroaren 22ko 14/2005 Foru Legerako igorpena besterik ez zuen egiten.

Lehenengo kapituluak, ikuskapenari eta auditoretzari buruzkoak, xedatzen du artxiboak ikuskatzeko zerbitzu bat sortzen dela, orain arte existitzen ez zena, zeinaren ardura izanen baita arlo horretako araudia betetzen dela zaintzea, hargatik eragotzi gabe hala badagokio lankidetzan aritu ahal izatea ekimen pribatuarekin Nafarroako Sistema Artxibistiko osoa hobetzen lagunduko duten auditoretzak egiteko.

Bestalde, bigarren kapituluak, arau-hausteei buruzkoak, artxiboen arloko arau-hausteen katalogo zehatz bat jasotzen du, larritasunaren arabera kategorizatua, zeinak jarraitzen baitio arau-hausteak arin, astun eta oso astunetan banatzen dituen sailkapen hirukoitz ohikoari.

Bukatzeko, hirugarren kapituluak, zehapenei eta zehapen-prozedurari buruzkoak, Nafarroako Kultur Ondareari buruzko azaroaren 22ko 14/2005 Foru Legean xedatutakora igortzen du, baina, horretaz gain, zenbait berezitasun sartzen ditu zehapen-prozeduraren izapidetzerako eta artxibo-arloko zehapenen ezarpenerako, nahitaezko gordailuaren agindua betetzen ez den kasuetan hertsapen-isunak ezartzea arautzen baitu.

ATARIKO TITULUA. XEDAPEN OROKORRAK

1. artikulua. Forulegearen xedea.

Foru-lege honen xedea da Nafarroako Dokumentu Ondarea kontserbatzen, handitzen, ezagutarazten eta hedatzen laguntzea, eta aldi berean, ziurtatzea hobeki kudeatzen eta zaintzen dela eta balioa ematen zaiola, honako helburu hauek betez:

a) Foru-lege honek ezartzen dituen titulartasun publiko eta pribatuko dokumentuek osatzen duten Nafarroako Dokumentu Ondarearen irismena eta babes-araubidea zedarritzea, bai eta hura defendatzeko eta hari balioa emateko neurriak ere.

b) Nafarroako Sistema Artxibistikoa eratzea, bereziki haren egiturari, antolaketari eta funtzionamenduari dagokienez, eta hura osatzen dutenek bete beharreko betekizunak, betebeharrak eta eskubideak zehaztea.

c) Informazio-aktiboen gobernantza eta dokumentu-kudeaketa finkatzea, euskarri elektronikokoak zein ez-elektronikokoak.

d) Nafarroako Dokumentu Ondarea osatzen duen dokumentazioa eskuratzeko eta haien hedapena egiteko arauak zehaztea.

e) Kontrol- eta ikuskapen-neurriak ezartzea, bai eta zehapen-araubide bat ere.

2. artikulua. Aplikazioeremua.

Foru-lege hau aplikatzekoa zaie artxiboen titular diren pertsona eta entitate guztiei, baita Nafarroako Dokumentu Ondarekoak diren edo izaten ahal diren dokumentuen titular direnei ere, eta, bereziki, hauei:

a) Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioa eta foru-sektore publiko instituzionala.

b) Nafarroako toki-entitateak eta haien sektore publiko instituzionalak.

c) Nafarroako Parlamentua, Kontuen Ganbera eta Nafarroako Arartekoa, horien berariazko araudiarekin bateragarria den orotan.

d) Pertsona fisiko eta juridiko pribatuak, Nafarroan zerbitzu publikoak ematen dituztenak edo eginkizun publikoetako jardunari ekarpena egiten diotenak.

e) Artxibo pribatuen titular diren pertsona fisiko eta juridikoak, bai eta Nafarroako Dokumentu Ondareko parte diren dokumentuak dituzten beste guztiak ere.

3. artikulua. Definizioak.

1. Foru-lege honen ondorioetarako, honako definizio hauek hartuko dira aintzat:

a) Informazio-aktiboak: erakunde batentzat balioa duten eta kalitatezko erabakiak hartzen laguntzen duten dokumentu edo datu-multzo sinesgarriak, edozein formatu edo euskarritan daudenak.

b) Artxiboa: dokumentazioa antolatzeko, deskribatzeko eta kontserbatzeko eta haren hedapena egiteko berariazko eginkizunak betetzen dituen erakundea edo instituzioa, helburua izanik administrazio-kudeaketarako, ezagutzarako, kulturarako edo ikerketarako erabiltzea dokumentazioa. Artxibotzat hartzen da, halaber, erakunde batek produzitutako edo gordetako funtsa edo funtsen eta dokumentu-bildumen multzoa.

c) Artxibo analogikoa: artxiboaren alderdi fisikoa, zeinak gordetzen baititu, artxibo digital seguruko plataformak ez bezala, paper-euskarrian, film-pelikulan, beira-plakan, zinta magnetikoan edo izaera ez-digitaleko beste edozein euskarritan jasotako dokumentuak.

d) Autokopia: dokumentuak erreproduzitzeko modalitatea, zeinetan erabiltzaile batek modu autonomoan lortzen baititu irudi digitalak gailu eramangarri baten bidez, artxibo-zentro batek ezarritako baldintzetan.

e) Kontserbazio- eta sarbide-egutegia: dokumentu-kudeaketarako tresna, non, dokumentu-ebaluaziorako batzordeak hartutako erabakien arabera, balorazio- eta sarbide-taulen multzoari buruzko informazioa jasotzen baita, bai eta kasuan kasuko kontserbazio-arauak ere, artxibo-sistema batean indarrean dauden dokumentu-serieei dagozkienak.

f) Artxibo-zentroa: artxibo-zerbitzuak berariaz ematen diren egoitza edo instalazioa.

g) Dokumentuen eta informazio-aktiboen bizi-zikloa: dokumentuen eta informazio-aktiboen erabilgarritasunaren bilakaera egituratzen duten faseen sekuentzia, non zehazten baita zer artxibo-fase dagokien produzitzen direnetik ezabatzen diren arte, edo, testigantza historiko gisa duten garrantzia kontuan hartuta, behin betiko destinoa ematen zaien arte.

h) Dokumentu-bilduma: pertsona edo entitate batek artifizialki bildutako dokumentuen multzoa, haien jatorria edozein dela ere, arrazoia izanik interes espezifiko bat, haiek hobeki kontserbatzea edo beste arrazoi subjektibo bat.

i) Bihurketa: dokumentu edo informazio-aktibo digital bat formatu edo formatu-bertsio batetik beste batera aldatzeko prozesua.

j) Kopia autentifikatua: artxibo publiko batek egindako eta emandako kopia, haren edukia artxibo horrek gordetzen duen dokumentukoarekin bat datorrela egiaztatu ostean ematen duena.

k) Sailkapen-taula: artxibistika-tresna, kategoria hierarkizatuetan antolatzen duena dokumentu-funts bat osatzen duten dokumentu-serieen multzoa, eta dokumentazioaren ekoizleak bere jardunean betetzen dituen funtzioak identifikatzeko eta aztertzeko prozesuaren emaitza dena.

l) Xedapena: dokumentu-serie bakoitzak izan behar dituen kontserbazio, ezabatze- edo transferentzia-epeei buruzko erabaki arrazoitua.

m) Dokumentua: informazio indibidualizagarriko unitatea, edozein euskarri edo formatutan dagoena, zeinaren eduki egituratua eta testuinguruan kokatua aurkezten baita pertsona fisiko eta juridikoen ekintzen, erabakien eta funtzioen ebidentzia gisa.

n) Dokumentu elektronikoa: forma elektronikoko edozein informazio, euskarri elektroniko batean artxibatua formatu jakin baten arabera, identifikagarria eta modu bereizian tratatzeko modukoa dena. Dokumentu elektronikoak sinadura elektronikoa eta metadatuak ditu, hala badagokio.

ñ) Funtsezko dokumentua: etenaldi edo larrialdi-egoera baten ondoren erakunde baten jarduera berreskuratzen hasteko ezinbesteko gisa identifikatutako dokumentua, baita eskubideen eta interesen euskarri dena ere, erakunde baten, haren langileen edo herritarren ondasunak, betebeharrak eta baliabideak babesteari dagokionez.

o) Dokumentu historikoa: kontserbazio iraunkorreko dokumentua, edozein datatakoa, historia lantzeko iturri primarioa izaten ahal dena bere balio historikoarengatik.

p) Dokumentu-ebaluazioa: dokumentu-serieak beren balio administratibo edo historikoaren arabera aztertzearen ondoriozko prozesu artxibistikoa, zehazten duena nolako eskuragarritasuna eta sarbidea duten dokumentuek bizi-zikloaren fase bakoitzean.

q) Espedientea: dokumentu-multzo ordenatua, legearen mendeko entitate baten administrazio-jarduketa baten aurrekari eta oinarri gisa balio duena.

r) Espediente elektronikoa: administrazio-jarduketa baten aurrekari eta oinarri gisa balio duten dokumentu eta eginbide elektronikoen multzo ordenatua, osoa, foliatua eta autentifikatua, bertan jasotako dokumentu guztien aurkibide elektroniko zenbakitua daukana, bai eta, hala badagokio, emandako ebazpenaren kopia elektroniko ziurtatua ere.

s) Dokumentu-funtsa: pertsona edo erakunde batek bere funtzioak eta jarduna gauzatzean sortutako dokumentu-multzoa.

t) Administrazio-kudeaketa: erakunde batek esleituta dituen eginkizunak betetzeko egiten dituen jarduera-prozesuen multzoa.

u) Dokumentu-kudeaketa: prozesu artxibistikoen multzo ordenatua, helburu duena eraginkortasunez eta sistematikoki kontrolatzea dokumentuen ekoizpena, administrazioa, erabilera, ebaluazioa, kontserbazioa, irisgarritasuna eta hedapena, dokumentuen autentikotasun-, fidagarritasun-, osotasun- eta erabilgarritasun-ezaugarriei eutsita denboran zehar.

v) Izapidetze-tresna: administrazio-izapideen euskarri den informazio-sistema.

w) Irenstea: eragiketa, dokumentuek eta gainerako informazio-aktiboek eta horien metadatuek artxibo digital seguruko plataforma batean sartu ahal izateko baldintzak betetzen dituztela egiaztatzeko atzemate-prozesu baten emaitza dena, eta dokumentu eta informazio-aktibo horiek epe luzera kudeatzeko eta kontserbatzeko xedez egiten dena.

x) Deskribapen-tresnak: dokumentu-kudeaketako baliabideak, dokumentuen eta dokumentu-funtsen edukiari eta antolaketari buruzko informazioa ematen dutenak horietarako sarbidea errazte aldera. Deskribapen-tresnak dokumentu-kontrolerako elementu nagusietako bat dira artxibo-zentro batean.

y) Dokumentu-kudeaketako metadatuak: informazio egituratua edo erdiegituratua, bide ematen duena dokumentuak denboran zehar produzitu, kudeatu eta erabiltzeko dokumentuak sortu ziren testuinguruaren arabera, eta ahalbidetzen duena hala dokumentuak nola dokumentuak sortzen, kudeatzen, mantentzen eta erabiltzen dituzten pertsonak, prozesuak eta sistemak identifikatu, autentifikatu eta testuinguruan jartzea.

z) Kontserbazio-arauak: arauak, informazioa biltzen dutenak erakunde batek berari dagozkion funtzioak gauzatzean sortutako dokumentu-serie bakoitzaren eskuragarritasunari eta irisgarritasunari buruzko erabakien gainean. Kontserbazio-arauak dokumentu-ebaluazioaren emaitza dira, eta balorazio- eta sarbide-taula batean jasota daude.

aa) Arrisku-kudeaketako plana: plangintza estrategikorako tresna, zeinak biltzen baititu istripuek edo erakunde baten jarduerak eteteak dokumentuetan nahita edo nahi gabe egindako kalteak prebenitzeko eta gutxitzeko irizpideak eta prozedurak.

ab) Kontingentzia-kudeaketako plana: plangintza estrategikorako tresna, zeinak ezartzen baititu, erakunde baten jarduerak partzialki edo osorik gelditzen diren kasuetarako, erakundearen zerbitzuak lehengoratzeko bideak, eta, hala badagokio, bestelako konponbideak.

ac) Artxibo digital seguruko plataforma: erakunde batean dokumentu-kudeaketaren euskarri den informazio-sistema, administrazioari buruzko legerian aurreikusitako artxibo elektroniko bakarra dena.

ad) Dokumentu-kudeaketako politika: erakunde baten maila gorenean onetsitako dokumentua, zeinetan jasotzen baitira erakunde horrek bere eginkizun eta jardueren arabera ezarritako orientabideak edo jarraibideak, dokumentu fidagarriak, autentikoak, osoak eta eskuragarriak sortzeko eta kudeatzeko ezarritakoak, eta erantzukizunak esleitzen baitira dokumentuak beren bizi-zikloan zehar tratatzeko programa koordinatzeko, aplikatzeko, gainbegiratzeko eta kudeatzeko.

ae) Kontserbazio digitala: espediente eta dokumentu elektronikoen jarraitutasuna denboran zehar bermatzera bideratutako prozesuen multzoa, zaharkitzea saihesteko eta haien sarbideari, osotasunari, autentikotasunari eta erabilgarritasunari eusteko.

af) Erregistro nagusia: datu nagusien erregistroa, golden record ere esaten zaiona, eskura dauden datu-iturri guztietako entitate eta atributu garrantzitsuak biltzen dituena, baliabide zentralizatu eta erabat fidagarria eskaintzeko.

ag) Dokumentu-seriea: jarduera beraren ondorioz denboran zehar modu jarraituan ekoitzitako dokumentu-multzoa, sailkapen-taula batean identifikatu behar dena.

ah) Artxibo-zerbitzua: erakunde batek bere eginkizunak betetzean sortutako dokumentuak ekoiztearekin, tratatzearekin, kudeatzearekin, kontserbatzearekin eta eskuratzearekin eta haien hedapena egitearekin lotutako prestazioen multzoa.

ai) Artxibo-sistema: erakunde batek definitu, arautu eta kudeatzen dituen organo, zentro, zerbitzu eta beste baliabide artxibistiko batzuen multzo koherentea, zeinaren xedea baita erakundeak bere funtzioak betetzean ekoizten dituen dokumentuen sorrera, antolaketa, erabilera eta eskuragarritasunaren tratamendu integrala egitea horien bizi-zikloaren fase guztietan.

aj) Dokumentuen balorazio- eta sarbide-taula: artxibistika-tresna, zeinak biltzen baititu, dokumentu-ebaluazioko prozesu baten emaitza gisa, dokumentu-serie edo serie-multzo bakoitzari dagokion kodea, izena, organo ekoizlea eta haren existentzia eragin duen funtzioa, bai eta haren kontserbazio-arauak eta sarbide-epeak ere.

ak) Dokumentu-transferentzia: eragiketen multzo bat, zeinaren bidez artxibo-fase batetik beste batera igarotzen baitira dokumentuak, bai eta haiek zaintzearen ondoriozko erantzukizunak ere, kontuan izanda kasuan kasuko dokumentuen balorazio- eta sarbide-taulan ezarritako arauak eta epeak, edo administrazio-unitate edo -organismo batetik beste batera igarotzen baitira eginkizunen eskualdatzearen edo ondorengotzaren arabera.

al) Dokumentu-unitatea: oinarrizko unitate artxibistikoa, artxibo-zentro batean dokumentuak identifikatu, deskribatu eta kontsultatzeari dagokionez. Bakuna edo konposatua izan daiteke.

am) Administrazio-balioa: dokumentu baten lehenengo balioa, haren berehalako xedeari lotuta dagoena, kontuan izanda administrazio, lege edo finantza aldetik duen erabilgarritasuna.

an) Balio historikoa: bigarren balioa, dokumentu batek eskuratzen duena bere historia, kultura edo ikerketarako garrantziaren arabera, zeinak ez baitakar nahitaez lehenengo balioa galtzea.

2. Erregelamendu bidez ezartzen ahalko dira foru-lege hau behar bezala aplikatzeko beharrezkoak diren beste kontzeptu eta definizio batzuk ere. Era berean, erregelamendu bidez aldatzen ahalko dira aurreko apartatuan jasotako kontzeptuak eta definizioak, artxibistika-zientziaren eta teknologiaren bilakaeraren ondorioz etorkizunean gertatzen ahal diren aldaketetara egokitzeko soilik, bai eta Estatuko oinarrizko araudian sartutako aldaketen ondorioz ere.

I. TITULUA. NAFARROAKO DOKUMENTU ONDAREA

I. KAPITULUA. XEDAPEN KOMUNAK

4. artikulua. Babesa eta araubide juridikoa.

1. Nafarroako Dokumentu Ondarea, titulu honetan zehazten diren titulartasun publiko eta pribatuko dokumentuek osatzen dutena, ordenamendu juridikoan ondare historiko eta kulturalerako ezarritako babes-araubidearen eta -neurrien mende dago, bai eta foru-lege honetan jasotzen direnen mende ere.

2. Nafarroako Dokumentu Ondarea osatzen duten dokumentuak babesten ahalko dira Nafarroako Kultur Ondareari buruzko azaroaren 22ko 14/2005 Foru Legean aurreikusitako ondasun-kategorietan sartuz.

3. Debekatuta dago Nafarroako Dokumentu Ondarearen parte diren dokumentuak ezabatzea edo suntsitzea, non ez den baimentzen eskumena duen organoaren ebazpenaren bidez, erregelamendu bidez ezartzen den prozedurari jarraituz; prozedura horretan, dokumentu-ebaluaziorako batzordearen irizpena jaso beharko da.

5. artikulua. Defentsa eta balioa ematea.

1. Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioak, bere eskumenen esparruan, politika artxibistiko bat ezarriko du, zeinaren xedea izanen baita Nafarroako Dokumentu Ondarea defendatzea eta hari balioa ematea, herritarrek haren ezagutza handiagoa eta hartarako sarbide hobea izan ditzaten, lehen mailako lekukoa baita Nafarroako ibilbide historikoa, ondarea eta instituzio, entitate eta biztanleen jarduna ezagutzeko.

2. Politika horren barnean, Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioak Estatuko Administrazio Orokorreko organo eskudunekiko elkarlana sustatuko du, dokumentu-ondareari balioa ematea eta hura zaintzea xede duten nazio- nahiz nazioarte-mailako programetan sar daitezen Nafarroako Dokumentu Ondarea osatzen duten harako dokumentuak, beren balio eta garrantzi bereziagatik horretarako egoki eta horren dina direnak.

6. artikulua. Nafarroako Artxiboen eta Dokumentu Ondarearen Errolda.

1. Nafarroako Artxiboen eta Dokumentu Ondarearen Errolda administrazio-tresna publikoa da, foru-lege honetan xedatutakoaren arabera Nafarroako Dokumentu Ondarea osatzen duten dokumentu edo dokumentu-multzo guztiak identifikatu, kontrolatu eta babesten dituena, horiek artxibo-zentroetan gordeta egon zein ez.

2. Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioan artxiboen, dokumentu-kudeaketaren eta dokumentu-ondarearen arloko eskumena duen departamentuak ezarriko du nola eraman behar den errolda, zer egitura eta eduki izan behar dituen errolda horretan agertu behar duen informazioak eta zein izanen den hura eguneratzeko prozedura.

7. artikulua. Digitalizazioa.

1. Administrazio publikoek programak sustatuko dituzte Nafarroako Dokumentu Ondarea digitalizatzeko, edo dokumentu-ondarea zaintzeko eta haren hedapena egiteko gaitasun egiaztatua duen beste edozein irtenbide tekniko aplikatzeko hura osatzen duten dokumentuei.

2. Bereziki, Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioak pixkanaka digitalizatuko ditu bere dokumentuak, eta Nafarroako beste administrazio publiko batzuen titulartasunpekoak diren dokumentuen digitalizazioa sustatuko du eta horretan lagunduko du, bai eta, titulartasun pribatukoak izanik, foru-lege honetan ezarritakoaren arabera Nafarroako Dokumentu Ondarea osatzen duten dokumentuen digitalizazioari dagokionez ere.

3. Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioak behar diren kudeaketak eginen ditu beste administrazio publiko edo pertsona edo entitate pribatu batzuekin lankidetza-tresnak formalizatzeko, Nafarroako lurraldetik kanpo egonda Nafarroarentzat interesgarriak diren dokumentuen kopiak lortze aldera.

8. artikulua. Nafarroaren intereseko dokumentuak eskuratzea.

Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioak, ezertan galarazi gabe Espainiako gainerako lurraldeekin partekatutako dokumentu-ondarea, sustatuko du, Nafarroako lurraldetik kanpo egonik, Nafarroarentzat garrantzi edo interes berezia edo Nafarroarekiko lotura berezia duten dokumentuak itzul daitezela eta, hala badagokio, eros daitezela.

9. artikulua. Nafarroako Dokumentu Ondarearen hedapena.

1. Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioan artxiboen, dokumentu-kudeaketaren eta dokumentu-ondarearen arloan eskumena duen departamentuak Nafarroako Dokumentu Ondarea osatzen duen dokumentazioaren hedapena sustatuko du, hura deskribatzeko tresnak sortzea bultzatuz eta hedapen horretan lagunduko duten erakusketak eta beste jarduera batzuk eginez.

2. Nafarroako Sistema Artxibistikoa osatzen duten artxiboetan gordetako dokumentazioaren Internet bidezko dibulgazioa eta hedapena egiteko oinarrizko tresna da Nafarroako Artxiboen Ataria. Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioan artxiboen, dokumentu-kudeaketaren eta dokumentu-ondarearen arloko eskumena duen departamentuak esleituko ditu haren kudeaketari eta mantentzeari dagozkion eginkizunak.

3. Nafarroako Sistema Artxibistikoko artxibo-zentroek sustatuko dute kultura-dinamizazioko eta -hedapeneko jarduerak egitea, bai eta hezkuntza-ekintzak ere, bai beren ekimenez, bai beste erakunde publiko edo pribatu batzuekin lankidetzan, baldin eta jarduera horiek bateragarriak badira beren ohiko funtzioak normaltasunez betetzearekin.

4. Erakusketak edo bestelako hedapen-jarduerak direla-eta, Nafarroako Dokumentu Ondarearen parte diren dokumentuen titularrek, pertsonak edo entitateak izan, baimena ematen ahalko dute dokumentu horiek aldi baterako ateratzeko gordetzen diren artxibo-zentrotik, artxibo-zentro bakoitzerako aplikagarria den prozedura edo araudiaren arabera eta kasu bakoitzean zehazten diren baldintzekin.

II. KAPITULUA. TITULARTASUN PUBLIKOKO NAFARROAKO DOKUMENTU ONDAREA

10. artikulua. Mugaketa.

1. Foru-lege honen ondorioetarako, titulartasun publikoko dokumentuak dira honako hauek beren eginkizunetan ekoizten, kontserbatzen eta biltzen dituztenak:

a) Nafarroako botere publikoek eta administrazio publikoek eta haien sektore publiko instituzionalak osatzen dituzten organismoek eta entitateek.

b) Egoitza Nafarroan duten Estatuko Administrazio Orokorreko erakundeek, haren sektore publiko instituzionalekoek eta Justizia Administraziokoek, eta Nafarroako lurraldean kokatutako notariotzek, erregistro publikoek eta zuzenbide publikoko korporazioek, ezertan galarazi gabe aplikatu beharreko estatuko legedia.

c) Pertsona edo entitate pribatuek, Nafarroan zerbitzu publikoak ematen dituztenean edo eginkizun publikoak betetzen laguntzen dutenean.

2. Aurreko apartatuan identifikatutako dokumentuak Nafarroako Dokumentu Ondarearen parte dira, antzinatasuna edozein dela ere eta artxibo-zentro batean zainduta egon ala ez.

11. artikulua. Betekizunak.

1. Baliozkoak izan daitezen, titulartasun publikoko dokumentuek autentikotasun, osotasun, fidagarritasun, eskuragarritasun, testuinguruan jartze eta trazabilitatearekin lotutako baldintzak bete behar dituzte, aplikatzekoa den araudiarekin bat.

2. Betekizun horiek betetzen eta mantentzen direla bermatzeko, baimendu gabeko gehikuntzen, aldaketen, ezkutatzeen edo ezabatzeen aurkako babesa bermatzen duten prozedurak erabiliz kudeatu beharko dituzte titularrek dokumentuak.

12. artikulua. Besterenezintasuna, enbargaezintasuna eta preskribaezintasuna. Berreskuratzeko betebeharra.

1. Titulartasun publikoko dokumentuak besterenezinak, enbargaezinak eta preskribaezinak dira.

2. Nafarroako administrazio publikoek dagozkion neurriak hartuko dituzte beren titulartasunpeko edozein dokumentu berreskuratzeko eta itzularazteko dokumentu hori hirugarren baten esku dagoenean legez kontra edo bidegabeki.

13. artikulua. Titulartasun publikoko Nafarroako Dokumentu Ondarearen titularren erantzukizuna.

1. Titulartasun publikoko dokumentuak dauzkan administrazio edo entitate bakoitzak, foru-lege honetan ezarritakoaren arabera, artxibo-sistema propioa izan beharko du, bide emanen duena dokumentuak ekoizpenetik bertatik behar bezala tratatzeko eta foru-lege honen 11. artikuluan ezarritako betekizunak bermatzeko, bai eta, hala badagokio, haien konfidentzialtasuna eta eskuragarritasuna bermatzeko ere.

2. Halaber, dokumentu publikoen titular diren administrazio publikoek eta gainerako entitateek dokumentu horiek ebaluatu eta kontserbatu beharko dituzte foru-lege honetan Nafarroako Sistema Artxibistikorako ezarritako preskripzioen arabera.

14. artikulua. Eginkizun publikoak gauzatzean sortutako edo jasotako dokumentazioa eta Nafarroako administrazio publikoetako administraziounitateen arteko eginkizuneskualdaketa.

1. Eginkizun publikoak gauzatzean sortutako edo jasotako dokumentuak titulartasun publikokotzat hartzen dira, edozein formatutan ekoitzitakoak izanda ere.

2. Foru-lege honen 2. artikuluaren a) eta b) apartatuetan zerrendatutako entitateetan eginkizun bat betetzen dutenek, titulartasun publikoko dokumentuak baldin badituzte zaintzapean, kargua edo eginkizuna uztean, transmititu egin beharko dizkiete karguan edo funtzioan beren tokia hartzen dutenei, edo, bestela, artxibo-zentro batean entregatu beharko dituzte, kasuan kasuko artxibo-zerbitzuak emandako jarraibideen arabera.

3. Nafarroako administrazio publikoetako administrazio-unitateen edo entitateen artean eginkizunak eskualdatzeaz batera, ordura arte eginkizun horietan sortutako dokumentazioa ere transferituko da, betiere izapidetzen ari diren prozedurei badagokie edo aipatutako eginkizunak betetzeko ezinbestekoa bada. Transferitze horren entrega-akta eginen da, eta, bertan, transferitutako dokumentazioa identifikatuko da.

4. Gainerako dokumentazioa dagokion artxibo-zentrora transferitu beharko da.

15. artikulua. Organismo edo entitate publikoak azkentzea.

1. Organismo edo entitate publikoren bat azkentzen bada, hark sortutako, azkentzea xedatzen duen egintzan edo arauan zehazten den administrazio edo entitate publikoak gordeko du kontserbatutako edo bildutako dokumentazioa, edo, bestela, haren eginkizun guztietan edo gehienetan hura ordezten duenak. Ez badago horri buruzko aurreikuspenik edo azkendutako entitateak betetzen zituen eginkizunak ez baditu jarraitu behar sektore publikoko beste ezein organismok edo entitatek, dokumentazioa entregatu beharko da Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioan artxiboen, dokumentu-kudeaketaren eta dokumentu-ondarearen arloko eskumena duen departamentuak zehazten duen artxibo-zentroan.

2. Nolanahi ere, ziurtatuko da azkendutako organismoak edo entitateak sortutako dokumentazioa ez dela sakabanatuko.

16. artikulua. Izaera publikoa izateari uzten dioten entitateen dokumentazioa.

1. Sektore publikoko entitate bat pribatua izatera igarotzen bada edo administrazio publiko batekiko mendekotasuna galtzen badu, ordura arte hark produzitu, gorde edo bildutako dokumentazioak titulartasun publikoko dokumentazioaren izaerari eutsiko dio. Horrenbestez, dagokion artxibo-zentro publikoan entregatu beharko da.

2. Aurreko apartatuan ezarritakoa alde batera utzi gabe, pribatua izatera igaro den sektore publikoko entitateak edo administrazio publiko batekiko mendekotasuna galdu duenak jarraitzen ahalko du izapideak amaitu gabe dituzten prozedurei buruzko dokumentuak zaintzen, bai eta entitate horri eragiten dioten indarreko jarduketa edo harreman juridikoen euskarri diren dokumentuak ere; betiere, dagokion artxibo-zentro publikoari jakinarazita.

3. Entitate edo pertsona pribatu bat hasten bada zerbitzu edo funtzio publiko bat ematen, ordura arte ekoitzitako dokumentazioak bere izaera publikoari eutsiko dio, eta gordeko da Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioan artxiboen, dokumentu-kudeaketaren eta dokumentu-ondarearen arloko eskumena duen departamentuak zehazten duen artxibo-zentroan.

17. artikulua. Nafarroan zerbitzu publikoak ematen dituzten edo eginkizun publikoak betetzen laguntzen duten entitate pribatuen dokumentazioa.

1. Zerbitzu publikoak ematean edo eginkizun publikoak betetzen laguntzean zuzenbide pribatuko entitate edo pertsona batek sortutako hamar urtetik gorako espediente itxiak gorde beharko dira prestazio hori ematen duen administrazioaren edo entitate publikoaren artxibo-zentro batean.

2. Entitate edo pertsona pribatu batek ematen badu zerbitzu publiko bat edo laguntzen badu eginkizun publikoak betetzen eta entitate edo pertsona horrek zerbitzu edo eginkizun hori emateari edo betetzeari uzten badio, dagokion artxibo-zentro publikoan entregatu beharko du zerbitzu-emate edo laguntza horretan ekoitzitako dokumentazioa.

3. Artxibo-zentro horrek dagozkion jarraibideak emanen ditu entrega gauzatzeko, dokumentazioaren izaera eta bolumena ikusita, bai eta, hala badagokio, dokumentazio horri aplikatu beharreko ebaluazio-akordioak eta balorazio- eta sarbide-taulak ere.

III. KAPITULUA. TITULARTASUN PRIBATUKO NAFARROAKO DOKUMENTU ONDAREA

18. artikulua. Mugaketa.

1. Foru-lege honen ondorioetarako, titulartasun pribatuko dokumentuak dira pertsona fisiko edo juridiko pribatuen jabetzakoak direnak.

2. Titulartasun pribatuko dokumentuak Nafarroako Dokumentu Ondarearen parte izanen dira baldin eta berrogei urte baino gehiagoko antzinatasuna badute eta Nafarroan kokatuta dauden izaera pribatuko entitate, fundazio eta elkarte politiko, ekonomiko, enpresarial, sindikal, erlijioso, kultural, zientifiko, kiroleko edo hezkuntzakoek beren jardueretan produzitu, kontserbatu edo bildu badituzte.

3. Titulartasun pribatuko dokumentuak Nafarroako Dokumentu Ondarearen parte izanen dira, halaber, baldin eta ehun urte baino gehiagoko antzinatasuna badute, Nafarroan badaude eta aurreko apartatuan sartzen ez den beste edozein pertsonak produzitu, kontserbatu edo bildu baditu.

4. Era berean, Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioan artxiboen, dokumentu-kudeaketaren eta dokumentu-ondarearen arloan eskumena duen departamentuak, interesdunei entzun ondoren, Nafarroako Dokumentu Ondarearen parte deklaratzen ahalko ditu titulartasun pribatuko dokumentuak, baldin eta, Nafarroako lurraldean egonik, eta artikulu honen aurreko apartatuetan aipatutako antzinatasuna izan gabe, hala komeni bada Nafarroarentzat duten garrantzi edo interesagatik.

19. artikulua. Titulartasun pribatuko Nafarroako Dokumentu Ondarearen titular eta edukitzaile diren pertsona eta entitateen betebeharrak.

1. Nafarroako Dokumentu Ondarearen parte diren titulartasun pribatuko dokumentuen titular eta edukitzaile diren pertsona eta entitateek betebehar hauek izanen dituzte:

a) Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioan artxiboen, dokumentu-kudeaketaren eta dokumentu-ondarearen arloko eskumena duen departamentuari jakinaraztea zer dokumentu dituen eta non, eta informazioa ematea Nafarroako Artxiboen eta Dokumentu Ondarearen Erroldarako.

b) Dokumentuak behar bezala antolatuta gordetzea, sakabanatu gabe, erregelamenduz horretarako ezarritako balizko kasuetan izan ezik, eta suntsipena eragozten duten baldintza egokietan gordetzea.

c) Foru-lege honen 84. artikuluan ezarritakoarekin bat etorriz, dokumentuetarako sarbidea ematea ikerketa-xedez hala eskatzen dutenei, modu arrazoituan eta idatziz eskatu ere.

d) Dokumentuen titulartasuna edo jabetza aldatu behar bada edo haien kokapen fisikoa Nafarroako lurraldetik kanpo lekualdatu behar bada, horren berri ematea aldez aurretik Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioan artxiboen, dokumentu-kudeaketaren eta dokumentu-ondarearen arloko eskumena duen departamentuari.

2. Nafarroako Dokumentu Ondarearen parte diren titulartasun pribatuko dokumentuen salerosketan aritu ohi diren pertsonek dokumentu horien gainean egiten dituzten titulartasun-eskualdaketa guztiak jaso beharko dituzte Nafarroako Kultur Ondareari buruzko azaroaren 22ko 14/2005 Foru Legearen 49.2 artikuluan aipatzen den erregistro-liburuan, manu horretan jasotzen diren baldintzak beteta.

3. Ezertan galarazi gabe pertsona edo entitate pribatuen titulartasunekoak edo edukitzakoak diren dokumentuak onartzen ahal izatea artxibo-zentro publikoetarako dohaintza, herentzia edo legatu bidez, Nafarroako administrazio publikoek laguntza teknikoko neurriak edo laguntza-programak ezartzen ahalko dituzte artikulu honetan ezarritako betebeharrak betetzen laguntzeko.

4. Dokumentu-ondare adierazgarri bat sortu eta kontserbatu ahal izateko, dokumentu pribatu digitalen titular diren entitate eta pertsonek begiratuko dute dokumentu horiek behar bezala ekoizten eta kudeatzen direla beren ezaugarri berezien arabera, eta bermatuko dute haien autentiko-izaera mantentzen dela epe luzera, artxibo digital seguruaren funtzionalitateak biltzen dituen plataforma teknologiko batean kontserbatuz dokumentuok, eta arreta berezia jarriko dute haien eramangarritasunean.

20. artikulua. Nahitaezko desjabetzea.

Aurreko artikuluan ezarritako betebeharrak ez betetzea aski izanen da dokumentu horiek nahitaez desjabetzeko gizarte-intereseko kausa sortzeko, alde batera utzi gabe foru-lege honetan ezarritakoaren arabera aplikatu beharreko zehapen administratiboak.

21. artikulua. Eroslehentasuna eta atzeraeskuratzea.

Nafarroako administrazio publikoek eroslehentasun- eta atzeraeskuratze-eskubidea baliatzen ahalko dute titulartasun pribatuko Nafarroako Dokumentu Ondarearen parte diren dokumentuei dagokienez, haien jabetza kostu bidez eskualdatzen denean edo haien gainean eskubide errealak eratzen direnean, horretarako jarraituz Nafarroako Kultur Ondareari buruzko azaroaren 22ko 14/2005 Foru Legearen 33. artikuluan ezarritako prozedurari.

II. TITULUA. NAFARROAKO SISTEMA ARTXIBISTIKOA

I. KAPITULUA. NAFARROAKO SISTEMA ARTXIBISTIKOAREN DEFINIZIOA ETA EGITURA

22. artikulua. Nafarroako Sistema Artxibistikoaren mugaketa eta helburuak.

1. Nafarroako Sistema Artxibistikoa Nafarroako Foru Komunitateko organo, artxibo-zentro, zerbitzu eta beste baliabide artxibistiko batzuen multzo koordinatua da, zeinari modu harmonizatuan aplikatzen baitzaio oinarrizko arauen eta prozesu komunen multzo koherente bat, uniformetasuna, osagarritasuna eta eraginkortasuna lortze aldera Nafarroako Dokumentu Ondarea osatzen duten dokumentuen identifikazioan, tratamendu teknikoan, kudeaketan, babesean, balorazioan, kontserbazioan eta hedapenean, euskarria edo formatua edozein dela ere, haien autentikotasuna, eskuragarritasuna, irisgarritasuna eta iraupena ziurtatze aldera.

2. Nafarroako Sistema Artxibistikoak helburu hauek ditu:

a) Nafarroako Dokumentu Ondarea babestea eta kontserbatzea eta haren hedapena egitea.

b) Artxibo eta dokumentuetara sarbidea izateko herritarren eskubidea bermatzea, bai eta haien interesak babestea ere.

c) Administrazio-kudeaketaren zerbitzura aritzea, titulartasun publikoko artxiboen kasuan.

23. artikulua. Nafarroako Sistema Artxibistikoaren egitura.

Hauek dira Nafarroako Sistema Artxibistikoaren partaideak:

a) Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioan artxiboen, dokumentu-kudeaketaren eta dokumentu-ondarearen arloko eskumena duen departamentua, zeinak bere gain hartuko baitu Nafarroako Sistema Artxibistikoaren zuzendaritza.

b) Nafarroako Kulturaren eta Arteen Kontseilua.

c) Dokumentu Ebaluaziorako Batzordea.

d) Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioaren eta foru-sektore publiko instituzionalaren organoak, artxibo-zentroak, zerbitzuak eta bestelako baliabide artxibistikoak, bai eta Nafarroako gainerako erakunde eta organo publikoen artxibo-sistemak ere, bereziki Nafarroako Parlamentuarena, Kontuen Ganberarena, Nafarroako Arartekoarena eta Nafarroako Kontseiluarena.

e) Nafarroako toki-entitateak eta haien sektore publiko instituzionalak osatzen dituzten organismoak.

f) Hitzarmen bidez integratzen diren artxibo pribatuak.

g) Erregelamenduz ezarritako balizko beste organo batzuk.

II. KAPITULUA. NAFARROAKO SISTEMA ARTXIBISTIKOKO ORGANOAK

24. artikulua. Artxiboen, dokumentukudeaketaren eta dokumentuondarearen arloko eskumena duen departamentua.

Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioan artxiboen, dokumentu-kudeaketaren eta dokumentu-ondarearen arloko eskumena duen departamentuak, Nafarroako Sistema Artxibistikoaren zuzendaritzaz arduratzen den organoa den aldetik, honako eginkizun hauek izanen ditu:

a) Nafarroako Sistema Artxibistikoa koordinatzea, politika, zehaztapen, arau, prozedura eta jarraibide tekniko artxibistikoak garatuz eta onetsiz eta horien ezarpenaren jarraipena eginez.

b) Nafarroako Sistema Artxibistikoa osatzen duten artxiboen zerbitzupeko langileentzako erreferentziazko lanbide-katalogoa onestea, haien titulazio, gaitasun eta profil profesionalak zehazten dituena lanpostuen eta funtzioen arabera; betiere, aurrez kontsulta eginda arlo horretako Nafarroako entitate profesional adierazgarrienei eta, kasua bada, Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioan arlo horretan eskumena duen departamentuari.

c) Nafarroako Sistema Artxibistikoa osatzen duten artxiboen zerbitzura dauden teknikarien prestakuntza eguneratua bultzatzea.

d) Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioko departamentuekin lankidetzan aritzea artxiboetako enplegagarritasun-beharrak asetzera bideratutako prestakuntza-programak garatu eta ezartzeko.

e) Nafarroako Sistema Artxibistikoa osatzen duten artxiboetan informazioaren eta komunikazioaren teknologiak ezartzea eta eguneratzea sustatzea.

f) Dokumentuetarako eta artxiboetarako sarbidea sustatzea.

g) Zehaztea zein diren betekizun teknologiko eta funtzionalak Nafarroako administrazio publikoetan artxibo digital seguruko plataformak ezartzeko artxibo elektroniko bakarraren funtzionalitatea duten gordailu korporatibo gisa, bai eta kasuan kasuko auditoretza-eredua ezartzekoak ere.

h) Begiratzea Nafarroako Sistema Artxibistikoa osatzen duten artxiboetan behar bezala aplikatzen direla dokumentu-kudeaketako prozesuak eta tresnak.

i) Nafarroako Sistema Artxibistikoa osatzen duten artxiboetan aplikatzekoak diren kudeaketari edo kalitateari buruzko ebaluazio-adierazleen homologazioa onestea.

j) Jakintza kudeatzeko sistema integrala eta haren hedatze-politika onestea.

k) Nafarroako Dokumentu Ondarearen kontserbazioa eta hedapena sustatzea, eta, ondare horri dagokionez, kultura-intereseko ondasunen eta ondasun inbentariatuen deklarazioen espedienteak izapidetzea.

l) Artxibo pribatuak Nafarroako Sistema Artxibistikoan integratzea onestea eta, hala badagokio, dagozkion integrazio-hitzarmenak sinatzea.

m) Titulartasun pribatuko dokumentuak Nafarroako Dokumentu Ondarean sartu edo hortik kanpo uzteko deklarazioak onestea, Nafarroarentzat duten garrantziaren edo interesaren arabera.

n) Eroslehentasun- eta atzeraeskuratze-eskubideak baliatzea, bai eta Nafarroako Dokumentu Ondareko ondasunak eskuratzeko beste modu batzuk ere.

ñ) Nafarroako Artxiboen eta Dokumentu Ondarearen Errolda egin eta eguneraturik edukitzea.

o) Nafarroako artxiboen egoerari eta kudeaketari buruzko informazio estatistikoa biltzeko prozedurak eta aurkezteko formatuak zehaztea, haien interes publikoa kontuan hartuta, eta haien gauzatzea koordinatzea.

p) Ikuskapen-lana egitea eta zehapen-espedienteak izapidetzea.

q) Nahitaezko txostena ematea Nafarroako Sistema Artxibistikoa osatzen duten artxiboen arrisku-kudeaketako planei buruz.

r) Nahitaezko txostena ematea Nafarroako administrazio publikoek artxibo-zerbitzua azpikontratatzeari buruz.

s) Nahitaezko txostena ematea 15.000 biztanle baino gehiagoko udalerrietako artxibo-erregelamenduei buruz eta dokumentu-kudeaketaren eta artxiboen arloko gainerako araudiari buruz.

t) Dokumentu-kudeaketarekin eta artxiboekin zerikusirik izanik, erregelamenduz agintzen ahal zaion beste edozein eginkizun.

25. artikulua. Nafarroako Kulturaren eta Arteen Kontseilua.

1. Nafarroako Eskubide Kulturalei buruzko urtarrilaren 15eko 1/2019 Foru Legean eta hura garatzeko araudian esleitutako eginkizunez gain, Nafarroako Kulturaren eta Arteen Kontseiluak honako hauek ere izanen ditu artxiboen, dokumentu-kudeaketaren eta dokumentu-ondarearen arloan:

a) Jarduerak proposatzea dokumentuen eta artxiboen kudeaketa- eta tratamendu-arloan.

b) Nahitaezko txostenak ematea artxibo pribatuak Nafarroako Sistema Artxibistikoan integratzeari buruz.

c) Nahitaezko txostenak ematea Nafarroako Dokumentu Ondareari dagozkion kultur intereseko ondasunak eta ondasun inbentariatuak deklaratzeko espedienteetan.

d) Nahitaezko txostena ematea Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioaren Artxiboei buruzko Lau Urteko Planari buruz.

e) Nahitaezko txostena ematea artxiboen estatistikari buruz.

f) Nahitaezko txostenak ematea Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioan artxiboen, dokumentu-kudeaketaren eta dokumentu-ondarearen arloko eskumena duen departamentuak Nafarroako Sistema Artxibistikoa osatzen duten artxiboetan ezartzeko sustatzen dituen araudi-proposamenen eta koordinazio-tresna guztiei buruz.

g) Nahitaezko txostena ematea Nafarroako Sistema Artxibistikoko artxiboen zerbitzupeko langileentzako erreferentziazko lanbide-katalogoari buruz, zeinak jasoko baititu haien titulazio, gaitasun eta lanbide-profilak lanpostuen eta funtzioen arabera.

2. Foru-lege honek aitortzen dizkion eginkizunak betetzeko, Nafarroako Sistema Artxibistikoko profesionalen laguntza jasotzen ahalko du Nafarroako Kulturaren eta Arteen Kontseiluak.

26. artikulua. Dokumentu Ebaluaziorako Batzordea.

1. Dokumentu Ebaluaziorako Batzordea organo teknikoa da, atxikita dagoena Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioan artxiboen, dokumentu-kudeaketaren eta dokumentu-ondarearen arloko eskumena duen departamentuari, eta helburu duena Nafarroako administrazio publikoek ekoitzitako dokumentuen balorazioari, hautaketari, ezabapenari eta eskurapenari dagokiona zehaztea.

2. Dokumentu Ebaluaziorako Batzordeak eginkizun hauek ditu:

a) Irizpide orokorrak ezartzea helburu historikoa, kulturala eta ikerketakoa duten dokumentu-serieen epe luzerako balioa zehazteko, haien kontserbazio iraunkorrerako.

b) Dokumentu-ebaluazioaren arabera eta dokumentuen balio administratibo eta historikoen arabera, nahitaezko erabaki lotesleak ematea dokumentu-serieen xedapenari buruz, euskarria edozein dela ere, bai eta sarbidea izateko baldintzei eta zehaztapenei buruz ere.

c) Funtsezko dokumentuen identifikazio-irizpideak zehaztea, kontuan izanda Nafarroako administrazio publikoek egiten dituzten funtzio eta jarduera kritikoak, arrisku-kudeaketako planak egite aldera.

d) Balorazio- eta sarbide-taulak egitea Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioaren eta foru-sektore publiko instituzionalaren dokumentu-serieetarako, dagozkien kontserbazio-arauak bilduta, eta kontrolatzea behar bezala aplikatzen direla.

e) Dokumentu-ezabaketarako irizpideak ezartzea, informazioaren segurtasuna eta datu pertsonalen babesa bermatze aldera.

f) Erreklamazioak ebaztea sarbidea ukatzen denean Nafarroako Dokumentu Ondarearen parte eta titulartasun pribatukoak izanda artxibo publikoetan gordailututa dauden dokumentuetarako.

g) Eguneratuta edukitzea Nafarroako administrazio publikoek eta haien sektore publiko instituzionalek sortutako dokumentazioaren kontserbazio- eta sarbide-egutegi orokorra, bat etorriz indarreko balorazio- eta sarbide-tauletan jasotako kontserbazio-arauekin.

h) Nahitaezko irizpen lotesleak ematea titulartasun pribatuko dokumentuak Nafarroako Dokumentu Ondarean sartzea eta hartatik kanpo uztea erabakitzeko, baldin eta hala komeni bada dokumentu horiek Nafarroarentzat garrantzizkoak edo interesgarriak izateagatik, foru-lege honen 18. artikuluan ezarritako antzinatasuna izan ez arren.

i) Erregelamendu bidez zehazten diren beste eginkizun guztiak.

3. Nafarroako administrazio publikoek eta haien sektore publiko instituzionalek baimena eskatuko diote Dokumentu Ebaluaziorako Batzordeari kontserbazio-epeak preskribatuta dituzten dokumentuak ezabatzeko. Dagokion ebaluazio-proposamena aurkeztuko da eskaerarekin batera, baldin eta dokumentuen dokumentu-seriea aldez aurretik ebaluatu ez bada. Erregelamendu bidez ezarriko da nola aurkeztu Batzordeari ezabatze-proposamenak eta -eskaerak.

4. Dokumentu eta espediente elektronikoen kasuan, Dokumentu Ebaluaziorako Batzordeak ezarriko ditu dokumentu-serie bakoitzerako sarbide-baldintzak. Gainera, teknikaren egoera kontuan izanda, finkatuko ditu, orobat, kontserbazio-irizpideak, formatua eta euskarria migratzeko estrategiak eta ezabatze-prozedurak, eta gainbegiratuko du nola aplikatzen diren horiek Nafarroako administrazio publikoen eta haien sektore publiko instituzionalen artxibo digital seguruko plataformetan.

5. Dokumentu Ebaluaziorako Batzordea osaera mistoko organoa da, Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioari eta foru-sektore publiko instituzionalari buruzko martxoaren 11ko 11/2019 Foru Legearen 28. artikuluan ezarritakoaren ondorioetarako. Betiere, honako hauek izanen ditu kide: Nafarroan presentzia duen artxibozain profesionalen elkarte baten ordezkari bat, Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioaren artxibo bati lotutako profesional bat, Nafarroako Udal eta Kontzejuen Federazioak proposatua den toki-entitateen ordezkari bat, Nafarroako Sistema Artxibistikoa osatzen duten gainerako artxiboetakoren bati lotutako beste pertsona bat eta Batzordeari esleitutako eginkizunen arloko adituak.

6. Bere eskumenak baliatzean, Dokumentu Ebaluaziorako Batzordea koordinatuko da Nafarroako Gardentasunaren Kontseiluarekin eta, hala badagokio, Nafarroako Agiri Judizialak Xahutzeko Batzordearekin.

7. Dokumentu Ebaluaziorako Batzordeak hartutako ebaluazio-erabakiak Nafarroako Aldizkari Ofizialean argitaratuko dira.

8. Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioan artxiboen, dokumentu-kudeaketaren eta dokumentu-ondarearen arloko eskumena duen departamentuak baimena ematen ahalko du dokumentu-ebaluaziorako beste batzorde batzuk sortzeko, hala eskatzen badute Nafarroako beste administrazio publiko batzuek. Batzorde horien jarduketa-eremua kasuan kasuko administrazioaren horretara mugatuko da. Dokumentu-ebaluaziorako batzorde horietan, betiere, Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioko teknikariek parte hartuko dute, zeinak izendatuko baititu artxiboen, dokumentu-kudeaketaren eta dokumentu-ondarearen arloko eskumena duen departamentuak. Dena den, batzorde horiek sortzeak ez du salbuetsiko artikulu honen 3. eta 4. apartatuetan ezarritakoa betetzetik.

9. Nafarroako Parlamentuak, Kontuen Ganberak eta Nafarroako Arartekoak dokumentazio-ebaluaziorako batzorde bana eratzen ahalko dute, zeinaren jarduketa-esparrua erakunde bakoitzaren esparru zehatzera mugatuko baita.

III. KAPITULUA. NAFARROAKO SISTEMA ARTXIBISTIKOA OSATZEN DUTEN ARTXIBOEN TITULAR DIREN ENTITATEEN ESKUBIDEAK ETA BETEBEHARRAK

27. artikulua. Eskubideak.

1. Nafarroako Sistema Artxibistikoa osatzen duten artxiboen titular diren entitateek eskubidea dute honako hauek eskuratzeko Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioan artxiboen, dokumentu-kudeaketaren eta dokumentu-ondarearen arloko eskumena duen departamentuarengandik, dauden aurrekontu-baliabideen eta onesten den programazioaren arabera:

a) Foru-lege honetan ezarritako helburuak lortzera bideratutako duten aholkularitza teknikoa.

b) Laguntza ekonomikoa eta aholkularitza teknikoa dokumentu-funtsen eta -bildumen kontserbazioaren eta dokumentu-zaharberritzearen alorretan.

c) Artxiboen zerbitzupeko langileen prestakuntzarako eta kualifikazio-hobekuntzarako programetan parte hartzeko modua.

d) Laguntza ekonomikoa eta aholkularitza teknikoa instalazio eta azpiegitura artxibistiko materialak eta teknologikoak hornitzeko eta hobetzeko.

e) Dokumentazioari bizi-zikloaren fase guztien tratamendua emateko lankidetza ekonomikoa eta aholkularitza teknikoa.

f) Aholkularitza, dokumentu eta espediente elektronikoak ekoizteko eta kudeatzeko funtzionalitate teknikoak zehazteko eta artxibo digital seguruko plataformak ezartzeko.

2. Foru-lege honetan ezarritako helburuak lortze aldera, Nafarroako Sistema Artxibistikoa osatzen duten artxiboen titular diren entitateek hitzarmenak eta beste lankidetza-tresna batzuk ezartzen ahalko dituzte haien artean.

28. artikulua. Betebeharrak.

1. Nafarroako Sistema Artxibistikoa osatzen duten artxiboen titular diren entitateek honako betebehar hauek dituzte:

a) Artxibo-sistema propioa zehaztea, foru-lege honetan eta hura garatzeko araudian xedatutakoari jarraituz.

b) Tratamendu tekniko egokia aplikatzea kontserbatzen dituzten dokumentu-funts eta -multzoei, haien izaera eta ezaugarrien arabera, eta kontuan hartuta Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioan artxiboen, dokumentu-kudeaketaren eta dokumentu-ondarearen arloko eskumena duen departamentuak finkatutako politika, zehaztapen, arau, prozedura eta jarraibide teknikoak.

c) Behar adina langile espezializatu eta aditu izatea, foru-lege honetan ezarritakoaren arabera.

d) Instalazio eta azpiegitura egokiak izatea, modua emanen dutenak bermatzeko dokumentuak segurtasun- eta kontserbazio-baldintza egokietan zaintzen direla eta haien tratamendu artxibistiko egokia eta haietarako sarbide egokia bermatzen direla.

e) Arrisku-kudeaketako plan bat izatea, funtsezko dokumentuen programa bat jasotzen duena, bai eta larrialdiei eta hondamendiei aurre egiteko prebentzio-neurriak ere, eta ezbeharrei aurre egiteko aseguru-kontratu egoki bat edukitzea.

f) Entitate titularraren jarduerarako eraginkorra den artxibo-zerbitzua lortzea, herritarrei irekia egonen dena.

g) Jendearentzat irekitzeko toki eta ordutegi behar adinakoak izatea bermatzeko herritarrek sarbidea dutela dokumentaziora.

h) Deskribapen-tresnak prestatzea eta jendearen esku jartzea, artxibistikako arauen arabera prestatuak eta dagokion entitatearen funtzioetara egokituak, dokumentaziorako sarbidea erraztuko dutenak.

i) Nafarroako Artxiboen eta Dokumentu Ondarearen Errolda kudeatzeko behar den informazio eguneratua ematea.

j) Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioan artxiboen, dokumentu-kudeaketaren eta dokumentu-ondarearen arloko eskumena duen departamentuak eskatzen dituen datuak eta informazioa ematea, ondorio estatistikoetarako.

2. Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioan artxiboen, dokumentu-kudeaketaren eta dokumentu-ondarearen arloko eskumena duen departamentuak ikuskatuko du betebehar horiek betetzen diren, eta errekerimenduak eta, hala badagokio, zehapenak, ezartzen ahalko ditu, foru-lege honetan aurreikusitakoarekin bat.

3. Nafarroako Sistema Artxibistikoa osatzen duten artxiboen titular diren entitateak fusionatzen, desagertzen edo azkentzen badira edo haien existentzian eragina duten bestelako gorabeherak gertatzen badira, horiek dokumentazioa zer artxibo-zentrotan gordeko den jakinarazi beharko diote Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioan artxiboen, dokumentu-kudeaketaren eta dokumentu-ondarearen arloko eskumena duen departamentuari. Gorabehera gertatzen denetik gehienez urtebeteko epean egin beharko da jakinarazpen hori.

29. artikulua. Betekizun profesionalak.

1. Nafarroako Sistema Artxibistikoa osatzen duten artxiboen titular diren entitateek begiratuko dute artxibo horiek behar adina teknikari espezializatu eta aditu dituztela artxibo-zerbitzuaren beharrak bete eta foru-lege honen helburuak lortu ahal izateko.

2. Nafarroako Sistema Artxibistikoa osatzen duten artxiboek erreferentziazko lanbide-katalogoaren araberako langile teknikoak izanen dituzte, titulazio, gaitasun eta profil profesionalak postuen eta funtzioen araberakoak dituztenak. Nolanahi ere, Nafarroako Sistema Artxibistikoa osatzen duten artxibo-sistemen arduradunek unibertsitate-titulua izan beharko dute.

3. Nafarroako Sistema Artxibistikoa osatzen duten artxiboen zerbitzura dauden teknikariek nahitaez gorde behar dute balorazio- eta sarbide-taulen arabera sarbide mugatuko dokumentu gisa kalifikatutako datuen konfidentzialtasuna.

30. artikulua. Arriskukudeaketako plana.

1. Nafarroako Sistema Artxibistikoa osatzen duten artxiboen titular diren entitateek arrisku-kudeaketako plan bat prestatu eta onesteko betebeharra dute, Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioan artxiboen, dokumentu-kudeaketaren eta dokumentu-ondarearen arloko eskumena duen departamentuak nahitaezko txostena egin ondoren, bai eta, gero, plan horrek zehaztutako neurriak ezartzeko betebeharra ere. Plana onetsi ondoren, artxiboen, dokumentu-kudeaketaren eta dokumentu-ondarearen arloko eskumena duen departamentuari jakinaraziko zaio.

2. Larrialdiei eta hondamendiei aurre egiteko prebentzio- eta jarduketa-neurriak hartzen direla bermatze aldera, arrisku-kudeaketako planak funtsezko dokumentuak identifikatuko ditu, eta artxibategiko instalazioen irisgarritasuna eta segurtasuna ebaluatuko ditu, bai eta haren baldintza teknikoak ere.

3. Dokumentu-ondarea hondatzeko edo suntsitzeko arrisku nabarmena dagoenean, Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioan artxiboen, dokumentu-kudeaketaren eta dokumentu-ondarearen arloko eskumena duen departamentuak agintzen ahalko du hura foru-titulartasuneko artxibo batean gordailutzeko harik eta haren kontserbazioa bermatzen duten baldintza zuzenak sortu arte. Gordailutze horrek eragindako gastuak dokumentazioaren titular den entitateari jasanaraziko zaizkio, baldin eta entitate horrek, aldez aurretik errekerimendua eginda, arrisku-egoera konpontzeko jarduerarik egiten ez badu.

31. artikulua. Artxibozerbitzua azpikontratatzea.

1. Nafarroako Sistema Artxibistikoa osatzen duten artxiboen titular diren entitateek, salbuespen gisa, artxibo-zerbitzua azpikontratatzen ahalko diete kaudimen tekniko aitortua duten enpresei; betiere, bermatzen bada betetzen direla kapitulu honetan ezarritako betebeharrak.

2. Azpikontrataziotik bazter gelditzen dira dokumentuak ezabatzeari eta horietarako sarbideari buruzko erabakiak, bai eta entitate titularraren artxibo-sistema zuzentzeko, koordinatzeko eta gainbegiratzeko eginkizunak ere, kasu guztietan.

3. Nafarroako administrazio publikoek artxibo-zerbitzuaren prestazioa azpikontratatzea erabakitzen dutenean, Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioan artxiboen, dokumentu-kudeaketaren eta dokumentu-ondarearen arloko eskumena duen departamentuaren nahitaezko txostena gehitu beharko diote kontratazio-espedienteari.

4. Artxibo-zerbitzuren bat azpikontratatu zaien enpresetako langileek datu pertsonalen babesaren arloko indarreko araudia bete beharko dute, eta kontratua gauzatzean eskuratzen duten informazioaren konfidentzialtasuna gorde, bai kontratuak irauten duen bitartean, bai kontratua bukatu ondoren.

32. artikulua. Artxiboen estatistika.

1. Artxiboen estatistika interes publikoko jarduera da, eta estatistika-plan eta -programetan sartu behar da, Nafarroako Estatistikari buruzko ekainaren 27ko 11/1997 Foru Legearen arabera.

2. Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioan artxiboen, dokumentu-kudeaketaren eta dokumentu-ondarearen arloko eskumena duen departamentuak koordinatuko du artxiboen estatistika baten prestaketa, eta haren izaera, ezaugarriak eta maiztasuna ezarriko ditu.

33. artikulua. Informazio artxibistikoko tresnak eskueran jartzea.

1. Nafarroako Sistema Artxibistikoa osatzen duten titulartasun publikoko dokumentuen titular diren entitateek betebehar hauek izanen dituzte, erabiltzaileei dokumentuok aurkitzeko eta identifikatzeko modua emate aldera:

a) Gordetzen dituzten dokumentuak aurkitu eta ezagutzeko modua ematen duten deskribapen-tresnak argitaratzea, ohorerako, intimitaterako eta norberaren irudirako eskubideak bermatuta, bai eta datu pertsonalen babesa ere.

b) Dokumentu-ezabaketak erregistratzen diren tresna argitaratzea.

c) Gordetzen dituzten dokumentuen kontsultarako mugak argitaratzea eta, murrizketa horiek desagertzen direnean, horren berri ematea.

d) Sarbidea eskatzeko inprimakiak eta prozedura argitaratzea.

e) Erabiltzaileei aholkuak ematea dokumentuetan jasotako informazioa bilatzeko.

f) Erabiltzaileei informazioa ematea erreklamatzeko duten eskubideari buruz eta sarbide-eskubidea ukatua izan zaienean jarraitzen ahal dituzten prozedurei buruz.

2. Aurreko apartatuan aipatzen diren informazioa eta tresnak jendaurrean jarri beharko dira, dela dokumentuen titular den entitatearen egoitza elektronikoan, webgunean edo gardentasun-atarian, dela Nafarroako Artxiboen Atarian, hala badagokio kasuan kasuko aldizkari ofizialetan argitaratzea eragotzi gabe.

IV. KAPITULUA. NAFARROAKO SISTEMA ARTXIBISTIKOAREN FUNTZIONAMENDUA

1. ATALA. ANTOLAMENDU ETA TRATAMENDU ARTXIBISTIKOA

34. artikulua. Dokumentukudeaketa integrala.

Foru-lege honen III. tituluaren I. kapituluan informazio-aktiboen gobernantzaz garatzen diren helburuak kontuan hartuta, Nafarroako administrazio publikoek eta haien sektore publiko instituzionalek modu harmonizatuan kudeatuko dituzte beren artxibo digital seguruko plataforma eta artxibo analogikoa, eta modu homogeneoan eta behar bezala dokumentatuta aplikatuko dituzte dokumentu-kudeaketako prozesuak, tresnak eta irizpideak.

35. artikulua. Dokumentuaren bizizikloa eta faseak.

1. Nafarroako administrazio publikoek eta haien sektore publiko instituzionalek beraiek produzitutako dokumentazio elektronikoaren eta paperezkoaren tratamendu artxibistikoa antolatuko dute faseka egituratutako bizi-ziklo baten arabera, foru-lege honen 64. artikuluan aurreikusitakoari jarraituz.

2. Dokumentuak eta espedienteak identifikatu eta sortzera, dokumentu-kudeaketako prozesuak aplikatzera eta fase bakoitzean dokumentu-kudeaketako tresnak sortzera bideratutako politikak eta zehaztapen tekniko funtzionalak, bai eta arauak, prozedurak eta jarraibideak ere, administrazio bakoitzeko artxibo-sistemaren arduradun den unitateak emanen ditu, eta kasuan kasuko gobernu-organoak onetsiko ditu.

3. Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioan artxiboen, dokumentu-kudeaketaren eta dokumentu-ondarearen arloko eskumena duen departamentuari dagokio dokumentazioaren tratamendu artxibistikorako politikak, zehaztapen teknikoak, arauak, prozedurak eta jarraibideak prestatzea. Aplikatu beharrekoak izanen dira 15.000 biztanle baino gutxiago dituzten toki-entitateetan, haiek berenak onetsi ezean; kasu horretan, subsidiarioki edo ordezko gisa aplikatuko dira.

36. artikulua. Fitxategi digital segurua.

1. Nafarroako administrazio publikoek eta haien sektore publiko instituzionalek artxibo digital seguruko plataforma bat izanen dute artxibo elektroniko bakarraren funtzionalitatea duen gordailu korporatibo gisa, dokumentu eta espediente elektronikoak kudeatzeko hala fase erdi-aktiboan edo indarraldikoan nola ez-aktiboan edo historikoan.

2. Artxibo digital seguruko plataforman sartutako espedienteek metadatuen bidez deskribatuta egon beharko dute transferitu eta plataforman irentsi aurretik, eta fase aktiboan edo izapidetze-fasean baliozkotuta, Elkarreragingarritasunaren Eskema Nazionalari eta aplikatu beharreko gainerako araudiari jarraituz.

3. Artxibo digital seguruko plataformak bermatuko du epe luzean mantentzen direla dokumentu eta espediente elektronikoen autentikotasun-, fidagarritasun-, osotasun- eta eskuragarritasun-ezaugarriak. Era berean, kasu bakoitzean egokiak diren funtzionaltasunei lotutako zerbitzuak emanen ditu, artxibo digital seguruko plataformen arteko eskuragarritasunari, kontserbazioari eta eramangarritasunari dagokienez.

37. artikulua. Paperezko dokumentuen artxiboa.

1. Nafarroako administrazio publikoek eta haien sektore publiko instituzionalek paperezko dokumentuen artxibo bat edukitzen ahalko dute, dokumentu eta espediente elektronikoak ezarri aurreko artxibo tradizionalaren jarraipena izanen dena.

2. Administrazio-unitateek behar bezala identifikatuta eta antolatuta gordeko dute dokumentazioa, beren erantzukizunpean. Beste epe bat ezartzen duen kontserbazio-arau espezifikorik ez badago, dokumentazioa sortu eta hamar urteko epean transferitu beharko da, gehienez ere, paperezko dokumentuen artxibo-zentrora edo -espaziora, gorde dezan.

3. Nafarroako administrazio publikoek sortutako dokumentazioa digitalizatu eta artxibo digital seguruko plataforman sartzen ahalko da digitalizazio ziurtatuko prozesuak eta teknikak aplikatuz, Elkarreragingarritasunaren Eskema Nazionalean eta aplikatu beharreko gainerako araudian xedatutakoari jarraituz.

4. Digitalizazio-prozesua amaitu ondoren, jatorrizko dokumentazioa soil-soilik ezabatuko da baldin eta bermatzen bada sortutako dokumentuen egiazkotasuna, fidagarritasuna, osotasuna eta eskuragarritasuna. Digitalizazio- eta ezabatze-prozesuek dokumentatuta egon beharko dute.

38. artikulua. Artxibosistema eta dokumentukudeaketako prozesuak eta tresnak.

1. Nafarroako administrazio publikoek eta haien sektore publiko instituzionalek beren artxibo-sistema propioak ezarriko dituzte, aintzat hartuta foru-lege honen 28. artikuluan Nafarroako Sistema Artxibistikoko artxiboen titular diren entitateentzat ezarritako betebeharrak.

2. Nafarroako administrazio publikoetako eta haien sektore publiko instituzionaletako artxibo-sistemek dokumentu-kudeaketako prozesu eta tresna hauek aplikatuko dituzte, gutxienez:

a) Dokumentu-sailkapeneko prozesua; sailkapen-taula sortuko da hortik.

b) Dokumentu-ebaluazioko prozesua; kontserbazio- eta sarbide-egutegia sortuko da hortik, bai eta balorazio- eta sarbide-taulak eta dagozkien kontserbazio-arauak ere.

c) Dokumentu-deskribapeneko prozesua; deskribapen-tresnak eta metadatuen eskemak sortuko dira hortik.

d) Kontserbazio-prozesua; arrisku-kudeaketako planak sortuko dira hortik.

3. Nafarroako administrazio publikoek eta haien sektore publiko instituzionalek zehaztuko dituzte dokumentu-kudeaketako prozesuen eta tresnen izaera, ezaugarriak eta funtzionaltasunak.

39. artikulua. Kontserbazioarauak.

1. Nafarroako administrazio publikoek eta haien sektore publiko instituzionalek balorazio- eta sarbide-taulak izanen dituzte, non jasoko baitira haien artxibo-sisteman aplikatzekoak diren kontserbazio-arauak.

2. Kontserbazio-arauak dokumentu-ebaluazioko prozesuaren ondorio dira, eta fase aktiboak, erdi-aktiboak eta ez-aktiboak identifikatzen dituzte dokumentu-serie bakoitzerako.

3. Honako eragiketa hauek eratorriko dira dokumentu-ebaluazioko prozesutik:

a) Hautapena; hots, erabakitzea zer dokumentu kontserbatuko diren eta zein ezabatuko diren.

b) Ezabatzea; hots, administrazio, historia, kultura edo ikerketaren aldetik baliorik ez duten dokumentuak suntsitzea, foru-lege honen 4.3 artikuluan ezarritakoarekin bat.

4. Nafarroako administrazio publikoek eta haien sektore publiko instituzionalek Dokumentu Ebaluaziorako Batzordeari aurkeztuko dizkiote dokumentu-ebaluazioko proposamenak, bai eta ezabatzeko baimen-eskaerak ere, foru-lege honen 26.3 artikuluan ezarritakoarekin bat.

5. Nafarroako administrazio publikoek baimena eskatzen ahalko diote Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioan artxiboen, dokumentu-kudeaketaren eta dokumentu-ondarearen arloko eskumena duen departamentuari dokumentu-ebaluazioko batzorde propioak sortzeko, foru-lege honen 26.8 artikuluan ezarritakoarekin bat.

2. ATALA. FORU ADMINISTRAZIO PUBLIKOAREN ARTXIBO-SISTEMA

40. artikulua. Foru Administrazio Publikoaren artxibosistemaren definizioa.

Foru Administrazio Publikoaren artxibo-sistema osatzen dute, foru-lege hau aplikatzearen ondorioetarako, Nafarroako Gobernuaren, Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioaren eta Foru Komunitateko Administrazioari eta foru-sektore publiko instituzionalari buruzko martxoaren 11ko 11/2019 Foru Legearen 2.1.a) eta 2.1.b) artikuluetan aipatutako organismo eta entitateen zentro, zerbitzu eta gainerako baliabide artxibistikoek.

41. artikulua. Foru Administrazio Publikoaren artxibosistemaren egitura.

Honako hauek dira Foru Administrazio Publikoaren artxibo-sistemaren parte:

a) Sistemaren zuzendaritza.

b) Dokumentu Ebaluazioko Batzordea.

c) Administrazio-unitateetako artxiboak.

d) Paperezko dokumentuen artxibo zentralak.

e) Foru-sektore publiko instituzionalaren sozietate publikoen Kontzentrazio Artxiboa.

f) Nafarroako Artxibo Garaikidea.

g) Nafarroako Errege Artxibo Nagusia.

h) Foru-lege hau aplikatzearen ondorioz sortzen diren edo sisteman sartzen diren gainerako organo, zentro, zerbitzu eta baliabide artxibistikoak.

42. artikulua. Foru Administrazio Publikoaren artxibosistemaren zuzendaritza.

Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioan artxiboen, dokumentu-kudeaketaren eta dokumentu-ondarearen arloko eskumena duen departamentuak zuzentzen du Foru Administrazio Publikoaren artxibo-sistema, eta, foru-lege honen 24. artikuluan esleitutako eginkizunez gain, honako hauek ditu esleituta:

a) Foru Administrazio Publikoaren artxibo-sistemaren ezarpena definitzea eta koordinatzea, eremu elektronikoan eta analogikoan, eta haren funtzionamendua gainbegiratzea.

b) Nafarroako Artxibo Garaikideari eta Nafarroako Errege Artxibo Nagusiari esleitutako eginkizun espezifikoak gainbegiratzea eta koordinatzea.

c) Zehaztea eta gainbegiratzea nola txertatzen diren artxibo-funtzionalitateak espediente elektronikoak izapidetzeko tresnetan, eta Foru Administrazio Publikoaren artxibo digital seguruko plataforma ezartzea eta kudeatzea.

d) Foru Administrazio Publikoaren artxibo digital seguruko plataforma ezartzeko eta kudeatzeko politikak, zehaztapenak, arauak, prozedurak eta jarraibide funtzionalak zehaztea, eta betetzen direla gainbegiratzea.

e) Dokumentu-serieak identifikatzeko tekniken aplikazioa arautzeko beharrezkoa den araudia egitea eta onestea, bai eta dokumentuen bizi-zikloaren edozein fasetan egiten den kudeaketa, tratamendua, sarbidea eta kontserbazioa arautzekoa ere, dokumentuak digital zein analogikoetarako.

f) Dokumentuen bizi-ziklo osoan teknika artxibistikoak ezartzeko jarduera gainbegiratzea eta horri buruzko aholkuak ematea.

g) Nafarroako Foru Administrazioaren titulartasuneko dokumentu-ondarea kontserbatzeko eta zaharberritzeko programak eta ekintzak sortzea.

h) Foru Administrazio Publikoaren titulartasunekoa den Nafarroako Dokumentu Ondarearen hedapena egitea.

i) Jakintza eta teknika artxibistikoekin lotutako lanbide-heziketako programak sustatzea eta garatzea.

j) Foru Komunitateko Administrazioaren eta foru-sektore publiko instituzionalaren artxiboei buruzko lau urteko plana egitea, Nafarroako Gobernuak onets dezan aurkeztea eta haren betearazpena gainbegiratzea.

43. artikulua. Administraziounitateen artxiboak.

1. Administrazio-unitateek beren eskumeneko prozeduren espedienteak izapidetuko dituzte izapidetze-tresnen bidez, eta, harik eta espedienteak artxibo digital seguruko plataforma batean transferitu eta irentsi arte, kudeaketa- eta kontserbazio-baldintzak aplikatu eta bete beharko dituzte, zeinak zehaztuko baititu Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioan artxiboen, dokumentu-kudeaketaren eta dokumentu-ondarearen arloko eskumena duen departamentuak.

2. Administrazio-unitateek Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioan artxiboen, dokumentu-kudeaketaren eta dokumentu-ondarearen arloko eskumena duen departamentuari komunikatuko diote Foru Administrazio Publikoan espedienteak izapidetzeko tresnen errolda bat egiteko eta mantentzeko egoki den informazioa. Artxiboen, dokumentu-kudeaketaren eta dokumentu-ondarearen arloko eskumena duen departamentuak ezarriko ditu errolda horren izaera, helburuak eta edukia.

3. Administrazio-unitateek, beren erantzukizunpean, paperezko dokumentazioa gordeko dute, behar bezala identifikatuta eta antolatuta, eta Nafarroako Artxibo Garaikidera transferitu beharko dute, hark gorde dezan, dokumentazioa produzitu eta gehienez ere hamar urteko epean, hurrengo artikuluan xedatutako kasuetan izan ezik.

4. Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioan artxiboen, dokumentu-kudeaketaren eta dokumentu-ondarearen arloko eskumena duen departamentuak egin eta onetsiko ditu fase aktiboan edo izapidetze-fasean edozein euskarritako dokumentuak identifikatzeko, baloratzeko, ekoizteko eta kudeatzeko arau teknikoak, prozedurak eta jarraibideak, bai eta dokumentu eta espediente elektronikoak artxibo digital seguruko plataformara edo Nafarroako Artxibo Garaikidera transferitzeko eta horietan irensteko bestelako arau, prozedura eta jarraibideak ere.

44. artikulua. Forusektore publiko instituzionalaren sozietate publikoen Kontzentrazio Artxiboa eta artxibo zentralak.

1. Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioa egituratzen duten departamentu eta organoek artxibo zentral propioetan biltzen ahalko dute beren administrazio-unitateek sortutako paperezko dokumentazioa, harik eta Nafarroako Artxibo Garaikidera transferitu arte behin produzitu zirenetik hamar urteko epea igarotakoan.

2. Erabakitzen ahalko da hamar urtetik gorako epean gordetzea paperezko dokumentuak artxibo zentraletan, horretarako baimena ematen badu Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioan artxiboen, dokumentu-kudeaketaren eta dokumentu-ondarearen arloko eskumena duen departamentuak. Artxibo zentraletan gordetako paperezko dokumentuek ez dute inola ere gaindituko bizi-zikloaren fase erdi-aktiboa edo indarraldikoa, aplikatu beharreko kontserbazio-arauekin bat.

3. Foru-sektore publiko instituzionalak bere paperezko dokumentuak gorde beharko ditu artikulu honen 1. eta 2. apartatuetan adierazitakoarekin bat. Haren parte diren sozietate publikoek foru-sektore publiko instituzionaleko sozietate publikoen Kontzentrazio Artxiboan gordeko dute paperean hamar urte baino gehiagoko antzinatasuna duen dokumentazioa, eta Nafarroako Artxibo Garaikidera transferitu beharko da dokumentuak fase ez-aktibora ailegatzen direnean.

4. Foru-sektore publiko instituzionaleko sozietate publikoen Kontzentrazio Artxiboa Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioan artxiboen, dokumentu-kudeaketaren eta dokumentu-ondarearen arloko eskumena duen departamentuaren mende egonen da funtzionalki, eta hark erabakiko ditu Kontzentrazio Artxiboaren eginkizunak eta mendekotasun organikoa.

45. artikulua. Nafarroako Artxibo Garaikidea.

1. Nafarroako Artxibo Garaikidea atxikita dago Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioan artxiboen, dokumentu-kudeaketaren eta dokumentu-ondarearen arloko eskumena duen departamentuari, eta kontserbatu eta kudeatzen du Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioak ekoizten duen dokumentazioa Nafarroako lehen Gobernua 1984an eratu zenetik, bai eta Nafarroako historia hurbileko eta orainaldiko jatorri pribatuko dokumentazioa ere.

2. Nafarroako Artxibo Garaikideak honako eginkizun hauek ditu:

a) Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioaren artxibo digital seguruko plataforma administratzea eta kudeatzea, eta espediente elektronikoak izapidetzeko tresnak diseinatu eta ezartzean kontuan hartu behar diren artxibo-funtzionaltasunei buruzko baldintzak zehazten laguntzea.

b) Artxibo-betekizunak zehazten laguntzea eta foru-sektore publiko instituzionaleko artxibo digital seguruko plataformen funtzionamendua gainbegiratzea.

c) Administrazio-unitateetan espedienteak izapidetzeko tresnen errolda kudeatzea.

d) Administrazio-unitateen eta, hala badagokio, artxibo zentralen artxibo analogikoetan teknika artxibistikoen aplikazioa koordinatzea eta gainbegiratzea.

e) Transferentzia erregularraren bidez jasotzea Foru Administrazio Publikoak produzitutako paperezko dokumentazioa, jatorrizko artxiboetan egoteko epea amaitu ondoren.

f) Jarraibideak ematea, zehazteko zer destino eta entrega izan behar duen titulartasun publikoko dokumentazioak hura zaintzen dutenek uzten diotenean Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioan eta hari lotutako edo haren mendeko entitateetan kargu publikoak edo funtzio publikoak betetzeari.

g) Dokumentuak sortu zituzten administrazio-unitateei dokumentu horiek kontsultatzeko eta maileguan hartzeko aukera bermatzea.

h) Dokumentazioari tratamendu teknikoa ematea, bermatzeko behar bezalako kudeaketa, kontserbazioa eta sarbidea duela, eta, hala badagokio, digitalizazio-prozesuak gauzatzea.

i) Dokumentuak herritarren eta interesdunen eskura jartzea, kasuan-kasuan aplikatu behar den araudiarekin bat.

j) Laguntza teknikoa eta administratiboa ematea Dokumentu Ebaluazioko Batzordeari, eta begiratzea haren erabakiak eta ebazpenak behar bezala betetzen direla.

k) Dokumentuen bizi-ziklo osoan kontserbazio-arauak zuzen betetzen direla gainbegiratzea.

l) Dokumentu Ebaluazioko Batzordearen erabakiz deuseztatu beharrekoak diren dokumentuak suntsitzea.

m) Dohaintza bidez, gordailu bidez edo bestelako negozio juridiko baten bidez, Nafarroako historia hurbilaren eta orainaldiaren funtsak eta jatorri pribatuko beste dokumentu-multzo batzuk jasotzea, haien tratamendu teknikorako eta kontserbaziorako, eta haien kontsulta eta hedapena ziurtatzea, haien ezagutzaren iraupena eta transmisioa bermatze aldera. Nafarroako Artxibo Garaikideak arreta berezia eskainiko die mugimendu eta ekimen sozialen artxiboei.

n) Gordetzen duen dokumentazioaren hedapenerako ekintzak egitea, eta dokumentazio horrekin lotutako prestakuntza- edo pedagogia-jardueretan laguntzea.

ñ) Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioan artxiboen, dokumentu-kudeaketaren eta dokumentu-ondarearen arloko eskumena duen departamentuak esleitzen dion beste edozein eginkizun betetzea.

46. artikulua. Nafarroako Errege Artxibo Nagusia.

1. Nafarroako Errege Artxibo Nagusia atxikita dago Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioan artxiboen, dokumentu-kudeaketaren eta dokumentu-ondarearen arloko eskumena duen departamentuari, eta Nafarroako Erresumako erakundeek eta Nafarroako Foru eta Probintzia Diputazioak, 1984an iraungi zen arte, sortu zuten dokumentazioaren artxibo historikoa da.

Nafarroako Errege Artxibo Nagusiak dokumentu-transferentziak jasotzen ahalko ditu Nafarroako Artxibo Garaikidearengandik, balio historikoa duten funtsen osotasuna erdieste aldera.

2. Nafarroako Errege Artxibo Nagusiak eginkizun hauek ditu:

a) Dokumentuen behar bezalako kontserbazioa eta, behar bada, zaharberritzea bermatzea.

b) Gordetzen dituen dokumentuetarako sarbidea erraztea herritarrei.

c) Notario-dokumentazioa eta Estatuaren titulartasuneko bestelako dokumentazioa hartzea aldizka gordailua eginda, baldin eta, behin indarraldi administratiboa amaituta, kontserbazio iraunkorreko kalifikazioa jaso badu historia, kultura eta ikerketa aldetik duen balioagatik.

d) Titularrek eta edukitzaileek emandako edo gordailututako beste dokumentu-funts eta -multzo publiko zein pribatu batzuk gordetzea, dohaintza edo gordailua formalizatzeko akta, akordio edo hitzarmenean ezarritako moduan eta baldintzetan.

e) Tratamendu teknikoa ematea bere zaintzapeko dokumentu-funts eta -multzoei, eta digitalizazio-prozesuak gauzatzea, hobeki dibulgatu eta zaindu daitezen.

f) Dokumentu-ondarearen hedapenerako ekintzak eta programak egitea, eta bere zaintzapeko dokumentazioari balioa emateko lan egitea kultura- eta hezkuntza-arloko beste erakunde batzuekin elkarlanean.

g) Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioan artxiboen, dokumentu-kudeaketaren eta dokumentu-ondarearen arloko eskumena duen departamentuak esleitzen dion beste edozein eginkizun betetzea.

3. ATALA. TOKI-ENTITATEEN ARTXIBO-SISTEMAK

47. artikulua. Nafarroako Sistema Artxibistikoarekiko lotura.

1. Nafarroako toki-entitateek beren artxibo-sistema propioa kudeatu beharko dute, barne hartuko dituena haien mendeko entitate instituzionalak.

2. Nafarroako toki-entitateek horretarako arauak onetsi beharko dituzte, udal artxibo-zerbitzuaren erregelamendu bat barne, eta prozedura tekniko propioak ezarri, bai eta Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioan artxiboen, dokumentu-kudeaketaren eta dokumentu-ondarearen arloko eskumena duen departamentuak onetsitako nahitaez bete beharreko arau eta prozedurak aplikatu ere.

48. artikulua. 15.000 biztanle baino gehiagoko udalerriak.

1. 15.000 biztanle baino gehiagoko udalerri bakoitzak bere artxibo-sistema izan beharko du, bertako udal-artxiboak zuzendua, tokian tokiko antolaketa-arauetan xedatzen denaren arabera.

2. Honako hauek dira 15.000 biztanle baino gehiagoko udalerrietako artxibo-zerbitzuen berariazko eginkizunak:

a) Udal artxibo-zerbitzuaren erregelamenduaren proposamena egitea, organo eskudunak onets dezan.

b) Beharrezko arauak, prozedurak eta jarraibideak prestatzea udal dokumentazioa ekoizteari, antolatzeari, sailkatzeari, deskribatzeari, kontserbatzeari eta eskuratzeari eta haren hedapena egiteari dagokionez.

c) Dokumentuetan egiten diren prozedura eta eragiketa teknikoak gainbegiratzea, horien formatu analogiko edo digitalaren berariazko betekizunen arabera, administrazio-unitateetan ekoizten direnetik ezabatzen edo behin betiko kontserbatzen diren arte.

d) Dokumentu analogikoen artxiboa eta artxibo digital seguruko plataforma kudeatzea.

e) Teknika artxibistikoei buruzko prestakuntza-programak sustatzea, udal-administrazioko unitateentzat.

f) Kontserbaziorako irizpide, epe eta arauak zehaztea.

g) Dokumentu-transferentziak eta -ezabaketak kudeatzea.

h) Dokumentuetara jo eta horiek kontsultatzeko aukera dagoela bermatzea.

i) Udalaren dokumentu-ondarea baldintza egokietan gordetzea, ongi kontserba dadin.

j) Jatorri pribatuko udal dokumentu-ondarea handitzea eta berreskuratzea bultzatzea, legatuak eta dohaintzak onartuz, bai eta xede horretarako egokia den beste edozein negozio juridikoren bidez ere.

k) Udalaren dokumentu-ondarearen hedapena egitea eta haren digitalizazioa bultzatzea.

3. Artxiboaren zerbitzuaren beharrei aurre egiteko eta foru-lege honetan adierazitako helburuak lortzeko behar adina langile tekniko espezialista eta aditu izanen ditu udal-artxiboak.

4. Udal-artxibozainari dagokio zerbitzuaren zuzendaritza administratibo eta teknikoa. Artxibozainak goi-mailako unibertsitate-titulua eduki beharko du.

5. Udal-artxiboak instalazio eta baliabide tekniko egokiak izan beharko ditu bermatze aldera dokumentazioa behar bezala kontserbatzen dela, tratamendu artxibistikoa ematen zaiola eta kontsultatzen ahal dela.

6. Nafarroako Foru Komunitateko administrazioak beharrezkoak diren lankidetza-hitzarmen eta baliabideak sustatuko ditu artikulu honetan ezarritakoa bete dadin errazteko.

49. artikulua. Beste tokientitate batzuk.

1. Nafarroako gainerako toki-entitateek, barne daudela 15.000 biztanleko edo hortik beherako udalerriak, kontzejuak, mankomunitateak, izaera tradizionaleko elkarteak eta beste udalerri elkarte batzuk, beren artxibo-zerbitzua izanen dute, zeinak begiratuko baitu Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioan artxiboen, dokumentu-kudeaketaren eta dokumentu-ondarearen arloko eskumena duen departamentuak oro har ezartzen dituen arau eta prozedura teknikoak aplikatzen direla. Horretarako, Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioak laguntza teknikorako programa bereziak sortuko ditu dokumentuen antolaketa, sailkapen, deskribapen, kontserbazio, eskuratze eta hedapenerako.

2. Aurreko apartatuan adierazitako toki-entitateek artxibo-zerbitzua partekatu edo mankomunatzen ahalko dute, proportzionaltasun-, lankidetza- edo lurraldetasun-irizpideei jarraituz. Kasu horretan, artxibo-zerbitzua unibertsitate-titulua duen artxibozain baten zuzendaritza teknikoaren pean egonen da.

3. 15.000 biztanle baino gutxiagoko toki-entitate bat azkentzen bada, haren funtzio guztiak edo gehienak betetzen hasten den toki-entitatean gorde beharko da haren dokumentu-funtsa, non ez den besterik xedatzen azkentzeko egintzan edo arauan.

50. artikulua. Despopulatzearriskuan dauden tokientitateetan dokumentuondarea babestea.

Departamentu eskudunak despopulatzearen aurkako borrokan dagoen toki-entitate gisa edo despopulatze-arriskuan dagoen toki-entitate gisa katalogatutako toki-entitateetan, haien dokumentu-ondarea digitalizatzeko lehentasunezko programak ezarriko dira, eta udalaz gaindiko artxiboetan edo Nafarroako Errege Artxibo Nagusian gordailutuko da dokumentu-ondare hori prebentzioz. Toki-entitateak berak eskatutakoan eginen da prebentziozko gordailutze hori.

Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioak finantzatuko ditu jarduketa horiek osoki.

4. ATALA. BESTE ERAKUNDE ETA ENTITATE BATZUEN ARTXIBO-SISTEMAK

51. artikulua. Nafarroako Parlamentuaren, Kontuen Ganberaren eta Nafarroako Arartekoaren artxibosistemak.

Nafarroako Parlamentuak, Nafarroako Foru Komunitateko Arartekoak eta Kontuen Ganberak beren artxibo-sistema propioak izanen dituzte, eta, dokumentu eta artxiboen kudeaketari dagokionez, beren araudi espezifikoan xedatutakoari jarraituko diote; eta, halakorik ezean, betebeharrei, irizpide teknikoei eta giza baliabide eta baliabide materialei buruz foru-lege honetan xedatutakoari.

52. artikulua. Nafarroako Kontseiluaren artxibosistema.

Nafarroako Kontseiluak eta, kasua bada, haren mendeko organoek, beren artxibo-sistema propioari eutsiko diote, zeinak beteko baitu foru-lege honetan betebeharrei, irizpide teknikoei eta giza baliabideei eta baliabide materialei buruz xedatutakoa.

53. artikulua. Nafarroako Foru Komunitateko Jardunbide Egokien aldeko eta Ustelkeriaren kontrako Bulegoaren artxibosistema.

Nafarroako Foru Komunitateko Jardunbide Egokien aldeko eta Ustelkeriaren kontrako Bulegoak eta, hala badagokio, haren mendeko organoek, beren artxibo-sistemari eutsiko diote, zeinak beteko baitu foru-lege honetan betebeharrei, irizpide teknikoei eta giza baliabideei eta baliabide materialei buruz xedatutakoa.

54. artikulua. Estatuko Administrazio Orokorraren artxibosistema.

Dokumentu- eta artxibo-kudeaketari dagokionez, Nafarroan dauden Estatuko Administrazio Orokorreko organoek Estatuko legerian xedatutakoa beteko dute, bakoitzari dagokion eremuan. Kontserbazio iraunkorreko gisa kalifikatutako dokumentazioa foru-titulartasuneko artxiboetan gordetzen ahalko da, Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioarekin horretarako sinatzen diren lankidetza-tresnekin bat.

55. artikulua. Justizia Administrazioaren artxibosistema.

Egoitza Nafarroan duten Justizia Administrazioko organoek beren artxibo-sistema propioa eratuko dute, eta, dokumentu- eta artxibo-kudeaketari dagokionez, beren legeria espezifikoan xedatutakoari jarraituko diote, bereziki Nafarroako Agiri Judizialak Suntsitzeko Batzordeari dagokionez.

56. artikulua. Nafarroako Unibertsitate Publikoaren artxibosistema.

1. Nafarroako Unibertsitate Publikoak bere artxibo-sistema propioa eratuko du bere organoek beren eginkizunen jardunean ekoitzitako eta jasotako dokumentuen kudeaketa, kontserbazio, sarbide eta hedapenerako.

2. Nafarroako Unibertsitate Publikoaren artxibo-sistema bere unibertsitate-araudi propioari jarraituz antolatuko da, eta Espainiako Konstituzioaren 27.10 artikuluan aitortutako autonomia unibertsitarioaren printzipioa errespetatuz, nahiz eta horrek ez duen eragotziko Nafarroako Sistema Artxibistikoarekin dagokion koordinazio teknikoa gauzatzea.

3. Nafarroako Unibertsitate Publikoak bere artxibo-araudian aurreikusitako organo eta prozeduren bidez gauzatuko ditu bere dokumentuen baloratze-, kontserbatze, sarbide- eta deuseztatze-eginkizunak.

57. artikulua. Fede Publikoaren artxiboak.

Notariotzako eta erregistroko fede publikoaren jardunetik sortutako artxiboek beren legedia berariazkoan xedatutakoari jarraituko diote.

5. ATALA

ARTXIBO PRIBATUAK

58. artikulua. Izaera.

1. Artxibo pribatuak dira sektore publikoan sartuta ez dagoen pertsona edo erakunde juridiko pribatu baten jabetzakoak direnak.

2. Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioan artxiboen, dokumentu-kudeaketaren eta dokumentu-ondarearen arloko eskumena duen departamentuak lankidetzan jardunen du interes edo garrantzi bereziko dokumentu-ondarea gordetzen duten artxiboak dituzten irabazi-asmorik gabeko entitate pribatuekin.

3. Artxibo pribatuen entitate eta pertsona titularrek Nafarroako Artxiboen eta Dokumentu Ondarearen Errolda kudeatzeko behar den informazio eguneratua emanen dute, bai eta artxiboen estatistikarako datuak ere, zeinak ezarriko baititu Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioan artxiboen, dokumentu-kudeaketaren eta dokumentu-ondarearen arloko eskumena duen departamentuak.

4. Artxibo pribatuen titular diren entitateek eta pertsonek artxibo publiko batean gordailutzen ahalko dituzte beren dokumentu-funtsak eta -multzoak, kasu bakoitzerako zehazten diren baldintzak betez, haien kontserbazio egokia eta irisgarritasuna bermatzeko.

59. artikulua. Nafarroako Sistema Artxibistikoan sartutako titulartasun pribatuko artxiboak.

1. Titulartasun pribatuko artxiboak Nafarroako Sistema Artxibistikoan integratzen ahalko dira horretarako hitzarmena sinatuz, eta foru-lege honetan aipatzen diren eskubide eta betebeharrak izanen dituzte. Integratzeko prozedura hasteko, artxiboaren titular den entitateak eskaera egin beharko dio Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioan artxiboen, dokumentu-kudeaketaren eta dokumentu-ondarearen arloko eskumena duen departamentuari.

2. Nafarroako Sistema Artxibistikoan integratutako artxibo pribatuen titular diren entitateek eta pertsonek aholkularitza jasoko dute, artxibo-zentro izateak dakartzan gaiei buruz, Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioan artxiboen, dokumentu-kudeaketaren eta dokumentu-ondarearen arloko eskumena duen departamentuaren aldetik.

3. Nafarroako Sistema Artxibistikoan integratutako artxibo pribatuen titular diren entitateek eta pertsonek beren dokumentuen bizi-zikloaren tratamendua ezarriko dute -foru-lege honen 64. artikuluan deskribatzen da-, artxibo-sistemaren arduradunak gainbegiratuta, kontuan izanda zer premia duten haiek sortutako dokumentazioa kudeatzeko eta kontserbatzeko orduan, dela paperezko formatuan artxibo-zentro tradizionaletan, dela formatu elektronikoan artxibo digital seguruko plataformetan.

4. Nafarroako Sistema Artxibistikoan integratuta egotea nahitaezkoa izanen da artxibo pribatuen titular diren pertsonek edo entitateek eskura ditzaten Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioak artxiboen eta dokumentu-ondarearen arloan ematen dituen laguntzak eta dirulaguntzak.

III. TITULUA. INFORMAZIO-AKTIBOEN GOBERNANTZA ETA DOKUMENTU-KUDEAKETA NAFARROAKO ADMINISTRAZIO PUBLIKOETAN ETA HAIEN SEKTORE PUBLIKO INSTITUZIONALETAN

I. KAPITULUA. INFORMAZIO-AKTIBOEN GOBERNANTZA

60. artikulua. Informazioaktiboen balio estrategikoa.

Informazio-aktiboak, horiek dokumentuak edo datu-multzo fidagarriak izan, Nafarroako administrazio publikoentzako eta haien sektore publiko instituzionalentzako balio estrategikotzat hartuko dira, eta, horrenbestez, haien gobernantzak kontuan hartuko ditu titulu honetako xedapenak.

61. artikulua. Informazioaktiboen gobernantzaren helburuak.

Honako hauek dira informazio-aktiboen gobernantzaren helburu orokorrak:

a) Kalitatezko informazio-aktiboak edukitzea, kudeaketa publikoan erabaki hobeak hartzeko, eta beharretara egokitutako politika eta zerbitzu publikoak diseinatzea eta hedatzea, informazio-aktibo horiek agerian jartzeko. Aktiboen kalitatea neurtuko da, lehentasunez, kontuan izanda haien zehaztasuna, egokitasuna, osotasuna, zehaztasuna, trazabilitatea, eskuragarritasuna, sendotasuna, gaurkotasuna, fidagarritasuna, osotasuna, benetakotasuna eta erabilgarritasuna.

b) Gardentasun handiagoa ahalbidetzea, kontuak emateko aukera ematea eta herritarrei eta enpresei informazio-aktiboetarako sarbidea erraztea, barne hartuta aktibo horiek trukatzeko eta berrerabiltzeko proiektuak.

c) Bermatzea etika eta araudia betetzen direla informazioaren segurtasunaren, datuen babesaren, gardentasunaren eta gobernu onaren arloetan.

62. artikulua. Informazioaktiboen gobernantzaren antolaketaegitura.

1. Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioaren esparruan, Nafarroako Gobernuko lehendakariak departamentu edo organo bat izendatuko du informazio-aktiboen gobernantzaren arduradun, eta Nafarroako Gobernuak dagokion antolaketa-eredua onetsiko du. Eredu horretan, eginkizunak eta erantzukizunak identifikatu eta definituko dira Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioaren antolaketa-egituraren barnean.

2. Antolaketa-eredua onesteko foru-dekretuak zehatz-mehatz finkatuko du zer irismen eta baliabide dituen Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioak informazio-aktiboen gobernantzarako. Era berean, arduradun izendatutako departamentuaren edo organoaren berariazko eginkizunak eta eskumenak ezarriko ditu, eta, betiere, koordinazio horizontal egokia bermatuko du dokumentu-kudeaketako eta artxibistikako profesionalekin. Orobat, xedatuko du autonomia duela datuak babesteko eta informazioa segurtatzeko eginkizunak beren gain hartzen dituzten administrazio-unitateekiko.

63. artikulua. Informazioaktiboen gobernantzarako estrategia.

1. Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioaren esparruan, Nafarroako Gobernuak estrategia bat definitu eta berrikusiko du, aldian behin, informazio-aktiboen gobernantzarako, aktibo horien kudeaketa homogeneo eta estandarizatua ziurtatuko duena, eta, gutxienez, honako hauek jasoko dituena:

a) Informazio-aktiboak kudeatzeko printzipio, politika eta prozedura zehatzak.

b) Ibilbide-orri bat, ekintza zehatzak eta baliabideen plangintza jasotzen dituena.

c) Aldaketa kudeatzeko plan bat, egin beharreko prestakuntza- eta komunikazio-ekintzak adierazita.

d) Kontingentziak kudeatzeko plan bat.

e) Informazio-aktiboen gobernantzaren ezarpena ebaluatzeko metrikak eta adierazleak.

2. Informazio-aktiboen gobernantzaren arduradun izendatutako departamentuari edo organoari dagokio artikulu honetan aipatzen den estrategia garatzea, bai eta hura ebaluatzea ere, honako alderdi hauek neurtuz eta gainbegiratuz gutxienez:

a) Lege- eta antolaketa-eskakizunetan eta bestelakoetan izaten diren aldaketak, estrategiaren ezarpenean eragina izaten ahal badute.

b) Rolen, erantzukizunen eta eskumenen izendapenaren eta esleipenaren egokitzapena.

c) Planifikatutako baliabideen eskuragarritasuna eta egokitasuna.

d) Aldaketa kudeatzeko planaren eraginkortasuna.

e) Erabiltzaileen eta alderdi interesdunen gogobetetasuna.

64. artikulua. Informazioaktiboen bizizikloa.

Informazio-aktiboen gobernantzak haien bizi-ziklo osoa hartzen du, eta fase hauek ditu:

a) Diseinu-fasea, zeinetan informazio-aktiboak identifikatzen baitira dokumentu-serieen eta administrazio-prozeduren arabera, haien sailkapena zehazten baita dagozkien funtzioen arabera (horretarako, kontserbazio- eta sarbide-epeak ezartzen dira, eta funtsezko izaera posiblea zehazten), eta alderdi horiek guztiak txertatzen baitira kudeaketarako erabiliko diren informazio-sistemen diseinuan.

b) Fase aktiboa edo izapidetze-fasea, zeinetan administrazio-unitateek prozedura izapidetzen, informazio-aktiboak produzitzen eta, bereziki, espedienteak aurrera eramaten baitituzte amaieraraino. Kasuan kasuko prozeduraren edo gaiaren arabera zehaztuko da izapidetzearen iraupena.

c) Fase erdi-aktiboa edo indarraldikoa, zeina hasten baita administrazio-izapidea amaitutakoan, espedientea artxibo digital seguruko plataforma batean transferitzen eta irensten denean edo artxibo-zentro batera transferitzen denean, eta informazio-aktiboek administrazio aldetik balioa izan bitartean irauten baitu.

d) Fase ez-aktiboa edo historikoa, zeinetara informazio-aktiboak iristen baitira fase erdi-aktiboa edo indarraldikoa amaitu ondoren, baldin eta haien kontserbazio iraunkorra erabaki bada, ebaluazioa egin ondoren historia, kultura eta ikerketa aldetik duten balioa aintzat hartuta.

II. KAPITULUA. DOKUMENTU-KUDEAKETA

1. ATALA. ALDERDI OROKORRAK

65. artikulua. Dokumentukudeaketaren funtzioak.

1. Dokumentu-kudeaketa prozesu, tresna eta irizpideetan egituratuko da, honako funtzio hauen arabera:

a) Parte hartzea informazio-sistemak diseinatzen, planifikatzen eta mantentzen, dokumentuen benetakotasuna, fidagarritasuna, osotasuna, eskuragarritasuna eta testuingurua bermatzeko.

b) Ebaluazio-irizpideak zehaztea dokumentuak hautatzeko, haien zaintza transferitzeko eta sarbiderako, helburua izanik eskuragarritasunaren eta irisgarritasunaren aldeko proposamenak egitea.

c) Parte hartzea prozesuen berringeniaritzan eta sinplifikazioan, baita dokumentuen txantiloien diseinuan ere, automatizazioa errazteko.

d) Funts-sarrerak eta dokumentu-transferentziak eta -lekualdaketak planifikatu, gainbegiratu eta kudeatzea, bai eta, hala badagokio, dokumentu-kudeaketako zerbitzuak azpikontratatzea ere.

e) Dokumentuen tratamendu artxibistikoa egitea, eta haiek identifikatu, sailkatu, antolatu, deskribatu eta kontserbatzea.

f) Informazio artxibistikoaren tresnak egitea dokumentuak aurkitu, kontrolatu eta erabiltzeko.

g) Dokumentuak gorde eta kontserbatzea, eta horretarako baldintzak gainbegiratzea, bat etorriz haien segurtasuna eta babesa bermatzeko ezarritako neurriekin.

h) Dokumentu-kudeaketako aplikazioen funtzionamendua mantentzea eta kudeatzea.

i) Dokumentuen eskuragarritasuna aplikatzea, arauz ezarritako baldintza eta prozeduren arabera.

j) Artxiboen erabiltzaileen eskaerei erantzutea eta horiei buruzko aholkuak ematea.

k) Artxiboen eta dokumentu-kudeaketaren erabiltzaileen prestakuntza-beharrei erantzutea.

l) Artxibo-zentroei buruzko komunikazio- eta hedapen-jarduerak sustatzea, bai eta haietan gordetzen diren funtsei eta beste dokumentu-multzo batzuei buruzkoak ere.

2. Ezin izanen dira ezabatu kontserbazio iraunkorrerako kalifikatu diren dokumentu eta espedienteak, ezta ezabatzeko ezarritako epea igarota ez dutenak ere dagokion balorazio- eta sarbide-taulan xedatutakoaren arabera, ez eta lotutako ebaluaziorik ez dutenak ere.

66. artikulua. Dokumentukudeaketaren aplikazioa.

1. Nafarroako administrazio publikoen eremuan, dokumentu-kudeaketa komuna da, administrazio-kudeaketan integratuta dago eta dokumentu guztiei aplikatuko zaie, euskarria edozein dela ere.

2. Dokumentu-kudeaketaren zeharkakotasuna aintzat hartuta, administrazio-kudeaketaz arduratzen diren eta titulartasun publikoko dokumentuak gordetzearen ardura duten pertsona guztiek parte hartuko dute haren funtzio eta prozesu arautuetan.

3. Dokumentu-kudeaketaren funtzioak artxibo publiko guztietan aplikatuko dira. Funtzio horietan, administrazio elektronikoaren berezko informazioaren eta komunikazioaren teknologiak erabiliko dira.

4. Nafarroako administrazio publikoek, bakoitzak bere esparruan, sustatuko dute informazio-­sistemak erabil daitezela titulartasun publikoko dokumentuak kudeatzeko, eta dokumentu-kudeaketako politika bat onetsiko dute, bat etorriz Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioan artxiboen, dokumentu-kudeaketaren eta dokumentu-ondarearen arloko eskumena duen departamentuak ezartzen dituen dokumentu-kudeaketaren funtzioekin, artxibistikako arauekin eta eskakizun teknikoekin.

5. Nafarroako administrazio publikoek datu bakarraren irizpidea aplikatuko dute. Horretarako, lehentasuna emanen diote sistemaren datu-iturrien entitate giltzarrien datu-erregistro bakar, eguneratu eta fidagarri nagusi bat edukitzeko modua ematen duten informazio-aktiboen kudeaketari.

2. ATALA. DOKUMENTU ELEKTRONIKOEN KUDEAKETA

67. artikulua. Espediente eta dokumentu elektronikoak.

1. Ezertan galarazi gabe foru-lege honetan ezarritakoa, aplikatzekoak izanen dira honako hauetan espediente elektronikoei buruz jasotako aurreikuspenak: Administrazio Publikoen Administrazio Prozedura Erkideari buruzko urriaren 1eko 39/2015 Legean, Sektore Publikoaren Araubide Juridikoari buruzko urriaren 1eko 40/2015 Legean, eta administrazio elektronikoaren esparruan Elkarreragingarritasun Eskema Nazionala arautzen duen urtarrilaren 8ko 4/2010 Errege Dekretuan eta hura garatzen duten arau teknikoetan.

2. Dokumentu bera espediente elektroniko desberdinen parte bada, izapidetze-tresnek bermatu beharko dute espediente bakoitzerako aplikatzen direla eskuragarritasun-erabakiak, dagozkion balorazio- eta sarbide-taulen arabera.

3. Espediente mistoen edo hibridoen kasuan, dokumentu elektronikoen eta beste euskarri batean kontserbatzen direnen arteko harremanaren osotasuna bermatuko da, alde batera utzita dokumentu bakoitzak bere izaeraren arabera kudeaketaren aldetik eskatzen dituen berezitasunak.

4. Elkarreragingarritasunaren Eskema Nazionalean eta hura garatzen duten arau teknikoetan aurreikusitakoaren arabera eginen dira espediente elektronikoen indexaketa eta dokumentu eta espediente elektronikoen metadatuen definizioa eta kudeaketa, bai eta sinadura eta zigilu elektronikoen kudeaketa ere.

5. Dokumentu eta espediente elektronikoak hartzen dituzten informazio-sistemek, artxibo digital seguruko plataformek edo euskarriek bermatu beharko dituzte dokumentu horien osotasuna, benetakotasuna, konfidentzialtasuna, erabilgarritasuna, trazabilitatea, kalitatea, babesa, berreskuratzea, zaintza eta kontserbazioa, eta, Sektore Publikoaren Araubide Juridikoari buruzko urriaren 1eko 40/2015 Legearen 46.3 artikuluarekin eta aplikatu beharreko gainerako araudiarekin bat, Segurtasun Eskema Nazionalean oinarrizko printzipioei eta gutxieneko segurtasun-betekizunei buruz ezarritakoa bete beharko dute.

68. artikulua. Dokumentu elektronikoen formatuak.

1. Dokumentu elektronikoak estandar onartu bati dagokion formatuan gorde beharko dira. Estandar horrek dokumentuaren osotasunari eutsi beharko dio denboran zehar, eta, hala, gordeko dela bermatu.

2. Dokumentu elektronikoen formatu normalizatu eta iraunkorrak hautatuko dira euskarrietako datuen independentzia ziurtatzeko, eta bat etorriz Elkarreragingarritasunaren Eskema Nazionalean eta hura garatzen duten arau teknikoetan aurreikusitakoarekin.

3. Formatu bat zaharkituta gelditzeko arriskua dagoenean edo formatu horrek indarreko legeriak une batean onartutakoen artean egoteari uzten dionean, formatu-bihurketako prozedura normalizatuak aplikatuko dira, kopia elektroniko autentikoak sortzeko, formatua aldatuta edo kontserbazio digitaleko beste ekintza batzuk eginda.

69. artikulua. Paperezko dokumentuen digitalizazioa.

1. Administrazio-espediente elektronikoen parte diren paperezko dokumentuak digitalizatzeko, jarraituko zaio Administrazio Publikoen Administrazio Prozedura Erkideari buruzko urriaren 1eko 39/2015 Legean eta hura garatzeko araudian ezarritakoari.

2. Paperezko gainerako dokumentuen kasuan, haiek kontserbatzeko edo haien hedapena egiteko digitalizatzen ahalko dira, eta ondoriozko kopia elektronikoak ez dira kopia elektroniko autentikotzat hartuko.

70. artikulua. Kontserbazio digitala.

1. Espediente eta dokumentu elektroniko guztiek, bizi-zikloan zehar babesten direla bermatzeko, transferentzia-, ebaluazio-, kontserbazio- eta sarbide-metadatuak izan beharko dituzte, eta balorazio- eta sarbide-tauletan ezarritako informazioa jaso beharko dute.

2. Nafarroako administrazio publikoek eta Nafarroako Unibertsitate Publikoak, beren artxibo-zerbitzuaren bitartez, kontserbazio digitalerako estrategia bat aplikatuko dute, bai eta besteak beste erronka tekniko hauei aurre egiteko politika eta zehaztapen tekniko funtzionalak ere:

a) Dokumentu elektronikoen formatuen zaharkitzea.

b) Laburpen kriptografikoen kudeaketa.

c) Ziurtagiri elektronikoen iraungipena.

d) Erabilgarri dauden euskarrien eta informatika-aplikazioen zaharkitzea.

e) Aplikazioen arteko bateraezintasuna.

3. Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioan artxiboen, dokumentu-kudeaketaren eta dokumentu-ondarearen arloan eskumena duen departamentuak kontserbazio digitaleko estrategia baten edukiak zehaztuko eta landuko ditu, zeina aplikatu beharko duten 15.000 biztanle baino gutxiago dituzten Nafarroako toki-entitateek, bai eta zifra hori baino gehiagoko biztanleria izanik babes digitalaren estrategia bereki bat garatzea erabakitzen ez duten toki-entitateek ere.

4. Kontserbazio digitaleko estrategiak definitzeko, Elkarreragingarritasunaren Eskema Nazionalean eta hura garatzen duten arau teknikoetan ezarritakoari jarraituko zaio. Nafarroako administrazio publikoek eta Nafarroako Unibertsitate Publikoak, bakoitzak bere esparruan, behar diren politikak eta tresnak izanen dituzte kontserbazio digitalaren estrategia behar bezala ezartzen dela bermatzeko.

71. artikulua. Dokumentu elektronikoak ezabatzea.

1. Balorazio- eta sarbide-taulak, kasuan kasuko dokumentu-ebaluaziorako batzordeak egindakoak, euskarri elektronikoko dokumentuei aplikatuko zaizkie.

2. Oro har, balorazio- eta sarbide-taulei jarraituz dokumentu eta espediente elektronikoak ezabatu behar direnean, ezabatze seguruko teknikak erabiliko dira, informazioa berreskuratzea galarazteko eta konfidentzialtasuna bermatzeko.

3. Zaharkitzeagatik, akats fisikoagatik edo informazioaren ezaugarriek hala eskatzen dutelako euskarriak fisikoki suntsitu behar badira, modu seguruan eginen da, bermatze aldera euskarri horiek ezin izanen direla berriz erabili.

4. Informazioa segurtasunez ezabatzeko teknikek edo euskarriak segurtasunez suntsitzekoek bermatu beharko dute ez dela arriskuan jartzen informazioaren segurtasuna eta ez dela urratzen datu pertsonalen babesa.

5. Kasu guztietan, informazioa segurtasunez ezabatu dela eta euskarriak segurtasunez suntsitu direla egiaztatzeko prozedurak aplikatuko dira.

72. artikulua. Artxibo digital seguruko plataformen betekizunak.

1. Artxibo digital seguruko plataformek aukera emanen dute izapideak amaituta dituzten administrazio-prozeduren espediente elektronikoak kudeatu, zaindu eta gordetzeko, bat etorriz artxibo elektroniko bakarraren funtzioekin, zeinak ezarrita baitaude Administrazio Publikoen Administrazio Prozedura Erkideari buruzko urriaren 1eko 39/2015 Legean eta Sektore Publikoaren Araubide Juridikoari buruzko urriaren 1eko 40/2015 Legean eta horiek garatzeko araudietan.

2. Artxibo digital seguruko plataformek administrazio-espedienteen parte ez den dokumentazio elektroniko guztia ere jasoko dute.

3. Oro har, foru-sektore publiko instituzionaleko administrazio-espedienteek Nafarroako Gobernuaren artxibo digital seguruko plataforma erabiliko dute.

4. Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioan artxiboen, dokumentu-kudeaketaren eta dokumentu-ondarearen arloko eskumena duen departamentuak ezarriko du zer baldintza teknologiko, funtzional eta metodologiko bete behar dituen artxibo digital seguruko plataforma batek.

73. artikulua. Adimen artifizialeko teknologiak erabiltzea.

1. Artxibo-zerbitzuek adimen artifizialeko teknologiak erabiltzen ahalko dituzte eraginkortasun eta efizientzia handiagoa izateko informazio-aktiboen kudeaketaren arloan dagozkien eginkizunak betetzean.

2. Ezertan galarazi gabe administrazio publikoen jardueretan adimen artifizialeko teknologiak erabiltzeari buruz beste arau batzuek ezartzen ahal dutena, honako arau hauek bete beharko dituzte foru-lege honen esparruan zereginak eta funtzioak egiteko teknologia mota hori erabili nahi duten entitateek:

a) Adimen artifizialeko edozein algoritmo inplementatzeko, txosten bat aurkeztu beharko da, aztertu eta baloratuko duena zer eragin izanen duen algoritmo hori txertatzeak zerbitzuaren kalitatean, bere eginkizunak betetzean administrazioak izaten ahal duen erantzukizunean eta oinarrizko eskubideen errespetuan, bereziki pribatutasun-eskubideari dagokionez eta berdintasunezko eta diskriminaziorik gabeko tratua jasotzeko eskubideari dagokionez.

Txosten hori diziplina anitzeko lantalde batek egin beharko du, eta talde horretan parte hartuko dute, gutxienez, artxiboen, dokumentu-kudeaketaren eta dokumentu-ondarearen arloko eskumena duen departamentuak, departamentu horretako datu-babesen ordezkariak, AAko espezialistek eta, laguntzaile gisa, algoritmoaren hornitzaileak, haren funtzionamenduari buruzko informazio teknikoa ematen ahal duelako.

b) Dokumentuak edo datuak adimen artifizialean oinarritutako sistema bat entrenatzeko erabili aurretik, aztertu eta baloratu beharko da ea komeni den dokumentu edo datu horiek erabiltzea zehazki. Horretarako, kontuan hartu beharko dira dokumentu edo datu horietan jasotako informazioa erabiltzeko eskubidea, informazioaren kalitatea eta zorroztasuna, sistemaren portaera edo emaitzak baldintzatzen ahal dituzten balizko alborapenak eta datu pertsonalen babesa.

c) Adimen artifizialean oinarritutakoak izanik erabakiak modu automatizatuan hartzen ahal dituzten sistemak Sektore Publikoaren Araubide Juridikoari buruzko urriaren 1eko 40/2015 Legearen 41.2 artikuluan ezarritakoaren arabera gaitu beharko dira, hala dagokionean.

d) Aldizka egiaztatu beharko da adimen artifizialean oinarritutako dena delako sistemak behar bezala funtzionatzen duela, kalitatea kontrolatzeko mekanismoen bidez edo emaitzak ikuskatzeko mekanismoen bidez, akatsak, alborapenak edo nahi ez diren portaerak hauteman ahal izateko.

e) Adimen artifizialeko teknologietan oinarritzen diren algoritmoen eta sistemen publizitatea eginen dute artxibo-zerbitzuek. Halaber, beste administrazio publiko batzuen eskura jarriko dituzte berrerabil ditzaten, Sektore Publikoaren Araubide Juridikoari buruzko urriaren 1eko 40/2015 Legearen 158. artikuluan ezarritakoa betez, eta, hala badagokio, sistema horien jabeen jabetza intelektual eta industrialeko balizko eskubideak errespetatuz.

3. ATALA. EUSKARRI EZ-ELEKTRONIKOAN DAUDEN DOKUMENTUEN KUDEAKETA

74. artikulua. Paperezko dokumentuen transferentzia.

1. Nafarroako Sistema Artxibistikoko entitateetako administrazio-unitateetako arduradunek antolatuko dute nola egin gordetzen dituzten paperezko espediente eta dokumentuen transferentzia, kasuan kasuko balorazio- eta sarbide-tauletan ezarritakoaren arabera.

2. Paperezko dokumentuak Foru Administrazio Publikoaren artxibo-sistemako administrazio-unitateetatik eta, hala badagokio, artxibo zentraletatik transferitzen direnean, Nafarroako Artxibo Garaikideak zehaztuko du, instrukzio bidez eta foru-lege honetan ezarritakoari jarraituz, zer irizpide bete beharko dituzten artxibo-unitate eta -zentro horiek dokumentuen transferentzia egiteko.

3. Nafarroako administrazio publikoak, beren artxibo-zerbitzuen bitartez, behar diren transferentzia-kontroleko tresnez hornituko dira, barne hartuta espedienteen sarrera-erregistro bat, transferentzien kontrola ziurtatze aldera.

75. artikulua. Dokumentu analogikoak kontserbatu eta zaharberritzea.

1. Nafarroako administrazio publikoak, beren artxibo-zerbitzuen bitartez, kontserbazio-neurri egokiez hornituko dira paperezko eta, hala denean, pergaminozko dokumentuak narriatu ez daitezen arrazoi kimiko, biologiko eta mekanikoak direla-eta.

2. Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioan artxiboen, dokumentu-kudeaketaren eta dokumentu-ondarearen arloko eskumena duen departamentuak beste euskarri batzuk kontserbatzeko estrategiak garatuko ditu, hala nola bideoa eta argazki analogikoa edo mikrofilma. Nafarroako administrazio publikoek, beren artxibo-zerbitzuaren bitartez, erabakiko dute estrategia horiek aplikatuko dituzten edo bereak garatuko dituzten.

3. Dokumentazioa hondatuta badago, langile espezializatuek baloratuko dute kaltea eta aplikatuko dituzte zaharberritzeko teknikak.

76. artikulua. Paperezko dokumentuak ezabatzea.

1. Hurrengo apartatuan aurreikusitakoa salbu, paperezko dokumentuak modu kontrolatuan, seguruan eta ziurtatuan ezabatu beharko dira, informazioaren segurtasuna eta datu pertsonalen babesa bermatze aldera.

2. Administrazio-unitate batetik transferitu beharreko espedienteen parte ez den dokumentazio osagarriaren edo lagungarriaren kasuan, unitate horri dagokio dokumentu horiek ezabatzeko erantzukizuna, eta informazioaren segurtasuna eta konfidentzialtasuna bermatu beharko ditu hark.

III. KAPITULUA. EZAGUTZA-KUDEAKETA ARTXIBO PUBLIKOETAN

77. artikulua. Artxibo publikoetako ezagutzakudeaketaren helburuak eta printzipioak.

Artxibo publikoek honako helburu hauekin kudeatuko dute daukaten nahiz haietan sortu den ezagutza:

a) Artxiboen kapital intelektuala handitzea, aukera ematen baitute artxiboetan lan egiten duten pertsonen ezagutza eta esperientzia-jakintza jasotzeko.

b) Gardentasuna sustatzea barne-prozesuei eta artxiboen berezko funtzioei dagokienez, zalantza arruntak ebazteko denbora murriztuz.

c) Artxiboen zerbitzupeko langileen etengabeko ikaskuntza eta garapen profesionala sustatzea, eta profesionalen arteko komunikazioa erraztea.

d) Erabaki hobeak hartzen eta artxiboen barne-prozesuak arrazionalizatzen laguntzea.

78. artikulua. Nafarroako Sistema Artxibistikorako ezagutzakudeaketako sistema integrala.

1. Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioan artxiboen, dokumentu-kudeaketaren eta dokumentu-ondarearen arloan eskumena duen departamentuak zehaztu eta onetsiko du ezagutza-kudeaketako sistema integral bat ezartzea bere artxibo-zentroetarako, eta, gutxienez, honako baliabide hauez hornituko du:

a) Azpiegitura teknologikoa.

b) Lanbide-prestakuntzako eta -gaikuntzako plana.

c) Ezagutza-komunikaziorako eta -hedapenerako plana.

d) Barneko jarraibideak.

e) Artxibo-zentro bakoitzeko erreferentziazko pertsonak.

2. Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioan artxiboen, dokumentu-kudeaketaren eta dokumentu-ondarearen arloko eskumena duen departamentuak Nafarroako Sistema Artxibistikoa osatzen duten gainerako entitateen esku jarriko du ezagutza-kudeaketako sistema integrala.

IV. TITULUA. DOKUMENTAZIORAKO SARBIDEA

I. KAPITULUA. ARAU KOMUNAK

79. artikulua. Arau komunak.

1. Nafarroako dokumentu-ondarea osatzen duten dokumentuetarako sarbiderako, titulu honetan xedatutakoari men eginen zaio, kontuan izanda titulartasun publiko edo pribatuko dokumentazioa den.

2. Zilegi izanen da jatorrizko dokumentuak zuzenean kontsultatzea ukatzea, hala komeni baldin bada dokumentu horien kontserbazio-egoeragatik edo beste arrazoi tekniko batzuengatik; horren ordez, ahal bada, zeharkako sarbidea emanen da erreprodukzio baten bidez.

II. KAPITULUA. TITULARTASUN PUBLIKOKO DOKUMENTAZIORAKO SARBIDEA

80. artikulua. Titulartasun publikoko dokumentaziorako sarbidearen araubidea.

Oro har, pertsona orok du titulartasun publikoko dokumentazioa eskuratzeko eskubidea. Titulartasun publikoko dokumentaziorako sarbideak gauzatuko da gardentasunari, informazio publikoa eskuratzeari eta gobernu onari buruzko abenduaren 9ko 19/2013 Legean eta Gardentasunari, informazio publikoa eskuratzeari eta gobernu onari buruzko maiatzaren 17ko 5/2018 Foru Legean xedatutakoaren arabera.

81. artikulua. Dokumentu historikoetarako sarbidea izateko eskubidearen muga espezifikoak.

1. Kasu hauetan bakarrik ukatzen edo murrizten ahalko da dokumentuetarako sarbidea:

a) Lege-mailako arau batek izaera erreserbatuko edo murriztuko dokumentu historikotzat jotakoak.

b) Pertsonen segurtasunari, ohoreari, norberaren eta familiaren intimitateari edo norberaren irudiari eragiten ahal dioten datu pertsonalak dituzten dokumentu historikoak. Salbuespena da datu horien xede den pertsonak berariazko baimena ematea edo hil zenetik hogeita bost urte igaro izana, eta heriotza-data ezezaguna bada, berrogeita hamar urte igaro izana dokumentua egin zenetik.

2. Nolanahi ere, eskuratu nahi den dokumentu-unitateak aurreko apartatuko b) letran aipatutako datuak jasotzen baldin baditu, eta bertan ez bada jasotzen datuen xede den pertsonaren heriotza-data, ez eta haren jaiotza- edo heriotza-lekuari buruzko adierazpenik ere, dokumentu-unitate hori eskuratzen ahalko da baldin eta berrogeita hamar urte igaro badira dokumentu-unitate hori sortu zenetik eta pertsona hori bizirik dagoelako berririk ez badago.

3. Era berean, dokumentu-unitate batean jasotzen diren artikulu honen 1. apartatuaren b) letran aipatutako datuak pertsona ugariri buruzkoak badira, eta pertsona horiek ez badira dokumentu-unitate hori sortu den prozeduraren sustatzaileak eta haren interesdun nagusi gisa agertzen ez badira, unitate horretarako sarbidea ahalbidetuko da, baldin eta berrogeita hamar urte igaro badira dokumentu-unitate hori sortu zenetik, eta, kasuaren inguruabarrak kontuan hartuta ez bada beharrezkoa sarbide partziala ematea edo datuak aldez aurretik disoziatzea.

4. Artikulu honen ondorioetarako, dokumentu historikotzat hartuko dira 30 urte baino gehiagoko antzinatasuna duten titulartasun publikoko dokumentuak.

82. artikulua. Sarbidea gauzatzea.

1. Artxibo-zentro batean gordetzen diren titulartasun publikoko dokumentuetarako sarbidea zuzenean egiten ahal da, kontsulta-gela batean, edo zeharka, erreprodukzio baten bidez.

2. Euskarri digitaleko erreprodukzioa duen titulartasun publikoko dokumentu baterako sarbidea, oro har, erreprodukzio horren bidez eginen da.

3. Artxibo batean gordetako titulartasun publikoko dokumentuetarako sarbidea gauzatzen duten pertsonek, betiere, bete beharko dute zentro bakoitzak bertako dokumentuak eskuratzeko, kontsultatzeko eta erreproduzitzeko ezarritako barneko araudia. Era berean, eman zaizkien egoera eta ordena berean itzuli beharko dituzte dokumentuak, eta, foru-lege honetan xedatutakoaren arabera, dokumentuei egindako narriaduren eta kalteen erantzule izanen dira.

4. Dokumentuen erreprodukzioak artxibo-zentro bakoitzaren funtzionamendu-arauen arabera lortu beharko dira, eta haien kontserbazio-egoerak horretarako aukera ematen badu, betiere. Azken arrazoi horrengatik ezinezkoa bada dokumentu bat erreproduzitzea, artxibo-zentroak eragozpenen berri emanen dio eskatzaileari, eta jakinaraziko dio noizko aurreikusten den arazoa konponduta egotea.

5. Artxibo publikoetako arduradunek artxibo horietan zaintzen diren dokumentuen kopia autentifikatuak ematen ahalko dituzte.

6. Nafarroako Sistema Artxibistikoko artxibo publikoek beharrezkoak diren instalazioak, baliabideak, baliabide teknikoak eta antolaketa-neurriak izanen dituzte, bermatze aldera dokumentuetarako sarbiderako eskubidea betetzen dela, eta, aldi berean, haien, osotasuna eta, hala badagokio, konfidentzialtasuna babestuko dute.

7. Kasuan kasuko administrazio-unitateak erantzunen dio fase aktiboan edo izapidetze-fasean dauden dokumentuen kontsultari, indarrean dagoen araudian ezarritakoarekin bat.

8. Inola ere ez da emanen dokumentazioa biltzen den gordailuetarako sarbiderik; artxiboetako langileek soilik izanen dute gordailu horietara sartzeko modua.

83. artikulua. Doakotasuna eta kontraprestazioa.

1. Titulartasun publikoko dokumentaziorako sarbide zuzena eta in situ azterketa, dokumentazio hori gordetzen den artxibo-zentroan edo administrazio-unitatean eginak, doakoak izanen dira.

2. Dokumentuen erreprodukzioak emateko edo dokumentuen kopia autentifikatuak egiteko, zilegi izanen da tasa edo kontraprestazio bat ordainaraztea, dokumentu horiek zaintzen dituen artxibo-zentroaren edo administrazio-unitatearen gaineko administrazio publikoak ezarriko duena.

3. Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioaren eta haren sektore publiko instituzionalaren eremuan, norberak dokumentuen kopiak egiteagatik ez da inolako tasa, kanon edo kargarik ordainaraziko, erreprodukzio modalitate hori aurreikusi edo arautu denean.

III. KAPITULUA. TITULARTASUN PRIBATURAKO DOKUMENTAZIORAKO SARBIDEA

84. artikulua. Artxibo publikoetan gordailututako dokumentuak.

1. Nafarroako Sistema Artxibistikoko artxibo publikoetan gordailututako titulartasun pribatuko dokumentaziorako sarbidea gauzatuko da titulu honetako II. kapituluan ezarritakoari jarraituz, bai eta, kasua denean, kasuan kasuko artxiboan sartzea formalizatzeko erabili diren tresnetan xedatutakoari jarraituz ere.

2. Artxibo publikoetan gordailututako dokumentazio hori eskuratzeko eskubidea ukatzen bada, dela esanbidez dela isilbidez, Dokumentu Ebaluazioko Batzordeak izanen du ukapen horri egiten zaizkion erreklamazioak aztertzeko eskumena.

85. artikulua. Pertsona pribatuen esku dauden dokumentuak.

1. Nafarroako dokumentu-ondarea osatzen duen titulartasun pribatuko dokumentaziorako sarbidea gauzatzean, dokumentazio hori pertsona edo entitate pribatuek gordetzen dutenean, artxibo-zentroetan gordailututa egon zein ez, honako arau hauek bete beharko dira:

a) Idatziz egin beharko da dokumentazio horretarako sarbidearen eskaera, eta behar bezala identifikatu beharko dira eskatzen diren dokumentuak.

b) Aurkeztutako eskaera ikusita, dokumentu horiek gordetzen dituzten pertsona edo entitate pribatuek sarbidea baimenduko dute, salbu eta kontsultak eragina izaten ahal badu norberaren eta familiaren intimitaterako eskubidean edo norberaren irudirako eskubidean, edo araudi espezifiko batek babestutako eskubideak ukitzen baditu.

c) Dokumentuetarako sarbidea errazteko, dokumentu horiek dituen pertsonak edo entitateak artxibo-zentro publiko batean gordailutzen ahalko ditu aldi baterako inolako kosturik gabe.

d) Sarbiderako ukapena edo mugapena idatziz eta modu arrazoituan formulatu beharko da, eskatzaileak, hala badagokio, modua izan dezan inguruabar hori jakinarazteko Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioan artxiboen, dokumentu-kudeaketaren eta dokumentu-ondarearen arloko eskumena duen departamentuari, hark egoki diren neurriak har ditzan, hala badagokio, barne hartuta dokumentazioa nahitaez artxibo publiko batean gordailutzeko agintzea, eta, hala badagokio, isun hertsatzaileak ezartzea.

2. Nafarroako Sistema Artxibistikoan integratutako artxibo pribatuetan gordailututako dokumentaziorako sarbidea gauzatuko da kasuan kasuko integrazio-hitzarmenean ezarritakoari jarraituz; hitzarmen horrek, betiere, dokumentazioa kontsultatzeko gutxieneko irekiera-ordutegi bat bermatu beharko du.

3. Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioan artxiboen, dokumentu-kudeaketaren eta dokumentu-ondarearen arloko eskumena duen departamentuak onetsiko ditu artxibo horiek jendearentzat irekita dauden egutegiak eta ordutegiak, eta behar bezala emanen ditu jakitera.

V. TITULUA. IKUSKAPENA ETA ZEHAPEN-ARAUBIDEA

I. KAPITULUA. IKUSKAPENA ETA AUDITORETZA

86. artikulua. Ikuskapena eta auditoretza.

1. Foru-lege honetan xedatutakoa betetzeko, Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioak artxibo-ikuskapenerako administrazio-unitate bat jarriko du abian, ezertan galarazi gabe artxibo-sistema bakoitzean ezartzen diren balizko zaintza- eta gainbegiratze-mekanismoak.

2. Aurreko apartatuan xedatutakoa galarazi gabe, Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioak auditoretzak bultzatuko ditu, gerora errazago hartzeko Nafarroako Sistema Artxibistiko osoa hobetuko duten arau eta kudeaketa arloko neurriak.

87. artikulua. Ikuskapenjarduera.

1. Ikuskatzaileak, beren eginkizunak betetzean, agintaritza-agentetzat hartuko dira.

2. Honako hauek sartzen dira Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioak artxiboen eta dokumentu-ondarearen arloan egiten duen ikuskapen-jardueran:

a) Begiratzea artxiboen eta dokumentu-ondarearen arloko araudia betetzen dela, zaintza- eta egiaztatze-jarduketak eginez artxiboen eraikinetan, bulegoetan eta langileengan.

b) Ikuskapen-bisiten akta egitea eta eskumena duten organoetara igortzea, arau-hausteen zantzurik egonez gero dagokion zehapen-prozedura has dadin.

c) Behin-behineko neurriak hartzea foru-lege honetan araututako dokumentu-ondareari kalte larriak egiteko arriskua dagoelako presa nabarmena dagoen kasuetan, eta organo eskudunei proposatzea gainerako kasuetan beste neurri batzuk har ditzatela.

d) Artxibo baten titular diren pertsona eta entitateei orientazioa eta aholkularitza ematea artxiboei eta dokumentu-ondareari buruzko araudia behar bezala betetzeko bideei buruz, bai eta zerbitzu artxibistikoa hobeki emateari buruz ere.

e) Dokumentu-funtsen eta -bildumen kontserbazio-egoera eta antolaketa gainbegiratzea, eta herritarrek dokumentu-ondareari dagokionez dituzten eskubideak zaintzea.

f) Lege nahiz erregelamendu bidez haren esku uzten den beste edozein eginkizun.

88. artikulua. Laguntza emateko betebeharra.

1. Sektore publikoa osatzen duten entitateek eskatzen zaien laguntza eman beharko diete ikuskatzaileei, egiaztatze- eta ikuskatze-ekintzak egin ahal izan ditzaten.

2. Bestalde, honako hauek behartuta daude ikuskapen-jarduerak errazteko behar den lankidetza eskaintzera, baita ikuskapen-funtzioa behar bezala betetzeko beharrezkoa den edozein jarduketa ahalbidetzera ere, indarrean dagoen ordenamendu juridikoan aurreikusitako esparruaren barnean: Nafarroako Sistema Artxibistikoaren parte den artxibo baten arduradun edo titular diren pertsona fisiko eta juridiko pribatuak, Nafarroako dokumentu-ondarearen parte diren dokumentuen gaineko eskubideen jabe, edukitzaile edo titular direnak, eta dokumentu horietan eragiten ahal duen jarduera baten arduradun direnak.

II. KAPITULUA. ARAU-HAUSTEAK

89. artikulua. Arauhaustearen araubide juridikoa eta kontzeptua.

1. Nafarroako Kultur Ondareari buruzko azaroaren 22ko 14/2005 Foru Legean eta administrazio publikoen araubide juridikoaren araudian xedatutakoari jarraituz gauzatuko da foru-lege honetan tipifikatutako arau-hausteei dagokien zehapen-ahala, bai eta zehapen-araubide administratiboa ezarri ere, foru-lege honetan jasotako berezitasunekin.

2. Nafarroako Kultur Ondareari buruzko azaroaren 22ko 14/2005 Foru Legean tipifikatuak alde batera utzi gabe, artxiboen, dokumentu-kudeaketaren eta dokumentu-ondarearen arloko arau-hauste administratiboak dira foru-lege honen 90., 91. eta 92. artikuluetan tipifikatutako jokabideak.

3. Artxiboen, dokumentu-kudeaketaren eta dokumentu-ondarearen arloko arau-hausteak arinak, astunak eta oso astunak izaten ahal dira.

4. Foru-lege honetan tipifikatutako egite edo ez-egite batek, gainera, Nafarroako Kultur Ondareari buruzko azaroaren 22ko 14/2005 Foru Legeak Nafarroako dokumentu-ondarea osatzen duten ondasunei emandako babes-araubide berezia urratzen badu, foru-lege honetan aurreikusitako arau-hauste eta zehapenen araubidea aplikatuko da.

5. Foru-lege honetan aurreikusitakoarekin bat arau-hauste izaten ahal den jarduketaren baten berri izaten duten administrazio publikoetako agintari eta enplegatuak behartuta daude hori berehala jakinaraztera Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioan artxiboen, dokumentu-kudeaketaren eta dokumentu-ondarearen arloko eskumena duen departamentuari.

90. artikulua. Arauhauste arinak.

Honako hauek dira artxiboen, dokumentu-kudeaketaren eta dokumentu-ondarearen arloko arau-hauste arinak:

a) Ez betetzea Nafarroako Artxiboen eta Dokumentu Ondarearen Errolda egiteko eta eguneratzeko informazioa emateko betebeharra, foru-lege honen 6. artikuluan ezarritakoa.

b) Ez betetzea Foru Komunitateko artxiboen estatistika egiteko informazioa emateko betebeharra, foru-lege honen 32. artikuluan ezarritakoa.

c) Foru-lege honen 19.2 artikuluan aipatzen den erregistro-liburuan idazpenik ez egitea, hau da, ez jasotzea Nafarroako dokumentu-ondarea osatzen duten dokumentuak salerosketan aritu ohi diren pertsonek dokumentu horiekin egiten dituzten titulartasun-eskualdaketak.

d) Ez betetzea Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioan artxiboen, dokumentu-kudeaketaren eta dokumentu-ondarearen arloko eskumena duen departamentuari Nafarroako Dokumentu Ondarearen parte diren titulartasun pribatuko dokumentuen existentzia eta kokapena jakinarazteko betebeharra, foru-lege honen 19.1.a) artikuluan ezarritakoa.

e) Ez betetzea dokumentuen titulartasuna aldatuko baino lehen edo horien kokapen fisikoa Nafarroako lurraldetik kanpo lekualdatu baino lehen Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioan artxiboen, dokumentu-kudeaketaren eta dokumentu-ondarearen arloko eskumena duen departamentuari aldez aurretik horren berri emateko betebeharra, foru-lege honen 19.1.d) artikuluan ezarritakoa.

f) Justifikaziorik gabe ukatzea edo oztopatzea Nafarroako Dokumentu Ondarea osatzen duten titulartasun pribatuko dokumentuetarako sarbide-eskubidea baliatzea.

g) Nafarroako Sistema Artxibistikoan integratutako artxibo batean gordetako dokumentuen kopiak eta erreprodukzioak egitea, osoak edo partzialak izan, horretarako ezarritako baldintzak bete gabe.

h) Kontraprestazio bat ordainaraztea titulartasun publikoko dokumentuetarako sarbidea izateko, sarbideak doakoa izan beharko lukeenean.

i) Ez betetzea artxiboen ikuskaritzari laguntzeko betebeharra, foru-lege honen 88. artikuluan aurreikusitakoa, salbu eta ez-betetze horrek oztopo egitea badakar.

j) Erabiltzaileek ez betetzea dokumentazioa erabili eta kontsultatzeko Nafarroako Sistema Artxibistikoa osatzen duten artxiboek ezarritako barne-arauak.

91. artikulua. Arauhauste astunak.

Honako hauek dira artxiboen, dokumentu-kudeaketaren eta dokumentu-ondarearen arloko arau-hauste astunak:

a) Ez betetzea titulartasun publikoko dokumentuak artxibo-zentro batean entregatzeko betebeharra, honako kasu hauetan:

1. Sektore publikoan eginkizun bat betetzen duen pertsona batek kargua uztean, foru-lege honen 14.1 eta 14.2 artikuluetan ezarritakoaren arabera.

2. Nafarroako administrazio publikoen eginkizunak edo eskumenak azkentzean eta haien artean eskualdatzean, foru-lege honen 14.3 eta 14.4 artikuluetan aurreikusitakoarekin bat.

3. Sektore publikoa osatzen duten entitateak izaera pribatua izatera igarotzean edo administrazio publiko batekiko mendekotasuna galtzean, foru-lege honen 16. artikuluan xedatutakoarekin bat.

4. Entitate pribatuek zerbitzu publiko bat ematean edo emateari uztean, foru-lege honen 17. artikuluan horretaz ezarritakoarekin bat.

b) Kalte edo narriadura konpongaitzak egitea Nafarroako dokumentu-ondarearen parte diren dokumentuei edo horiek gordetzen diren instalazioei.

c) Berariaz uko egitea Nafarroako Artxiboen eta Dokumentu Ondarearen Errolda egiten laguntzeari.

d) Entitate edo pertsona pribatuek titulartasun publikoko dokumentuak bidegabeki atxikitzea.

e) Justifikaziorik gabe ukatzea titulartasun publikoko dokumentuetarako sarbide-eskubidea baliatzea.

f) Titulartasun publikoko dokumentuak deuseztatzeko prozedura ez betetzea, baldin eta arau-hauste oso astuna ez bada.

g) Nafarroako dokumentu-ondarearen parte diren dokumentuak ezkutatzea foru-lege honetan ezarritako betebeharrak betetzea saihesteko.

h) Ez betetzea Nafarroako dokumentu-ondarearen parte diren dokumentuen legez baimendutako aldi baterako esportaziorako ezarritako itzulera-baldintzak, hargatik eragotzi gabe Estatuko Administrazio Orokorrak arlo horretan duen eskumena.

i) Ez betetzea Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioan artxiboen, dokumentu-kudeaketaren eta dokumentu-ondarearen arloko eskumena duen departamentuak dokumentuen kontserbazioa, segurtasuna eta sarbidea bermatzeko ezarritako neurriak hartzeko errekerimendua.

j) Ez betetzea artxiboen ikuskaritzari laguntzeko betebeharra, ikuskapen-jarduerei oztopo egitea dakarrenean.

k) Neurririk ez hartzea titulartasun publikoko dokumentuak berreskuratzeko, hirugarren pertsonek legez kanpo dituztela jakindakoan.

l) Utzikeriaz jokatzea Nafarroako dokumentu-ondarea osatzen duten dokumentuen kontserbazioan, haiek suntsitu edo hondatzeko arriskua baldin badago.

m) Baimenik gabe sakabanatzea Nafarroako dokumentu-ondarea osatzen duten artxibo, funts, bilduma eta dokumentu-multzo organikoak.

92. artikulua. Arauhauste oso astunak.

Honako hauek dira artxiboen, dokumentu-kudeaketaren eta dokumentu-ondarearen arloko arau-hauste oso astunak:

a) Nafarroako dokumentu-ondarearen parte diren dokumentuak galtzea, desagertzea edo ezabatzea edo horietan kalte konponezinak gertatzea dakarten jarduketak edo ez-egiteak.

b) Nafarroako dokumentu-ondarearen parte diren dokumentuak deuseztatzea kasuan kasuko Dokumentu Ebaluazioko Batzordearen erabakia izan gabe.

c) Nafarroako dokumentu-ondarearen parte den dokumentazioa legez kontra besterentzea.

d) Lege-mailako arau baten arabera eskuratuak izateko erreserbaren bat duten edo eskuratzeko mugatuta dauden dokumentuetan jasotako informazioa argitaratzea, behar ez bezala erabiltzea edo hedatzea dokumentuok gordetzeko legezko betebeharra duenak edo bitarteko ez-legitimoen bidez eskuratu dituenak.

93. artikulua. Arauhausteen erantzuleak.

1. Kapitulu honetan jasotako arau-hausteen erantzule dira arau-hauste gisa tipifikatutako egiteak edo ez-egiteak gauzatzen dituzten pertsona fisiko edo juridikoak. Ondorio horietarako, subjektu erantzuletzat hartuko dira Nafarroako Kultur Ondareari buruzko azaroaren 22ko 14/2005 Foru Legearen 103. artikuluan aipatutako pertsonak.

2. Arau-hauste bat egitearen ondoriozko administrazio-erantzukizunak bateragarriak izanen dira pertsona edo entitate arau-hausleari eskatzearekin aldatutakoa jatorrizko egoerara lehengoratzeko eta dokumentu-ondareari eragindako kalte-galerengatik ordaindu beharreko kalte-ordaina pagatzeko. Zehapen-ahala baliatzeko eskumena duen organoak zehaztuko eta eskatuko du kalte-ordain hori.

3. Artxiboaren titular den entitateak neurriak hartu beharko ditu beti, dagozkion zehapenak ezartzeaz gain, legezkotasuna berrezartzeko eta jarduera arau-hausleak eragindako kalteak konpontzeko.

III. KAPITULUA. ZEHAPENAK ETA ZEHAPEN-PROZEDURA

94. artikulua. Zehapenak eta zehapenprozedura.

1. Aurreko kapituluan tipifikatutako arau-hausteak zehatuko dira foru-lege honetan haientzat ezarritako kalifikazioari jarraituz, kontuan izanda eskumenari, prozedurari, graduazioari, ondorioei eta arau-hausteen eta zehapenen preskripzio-araubideari buruz xedatzen dena Nafarroako Kultur Ondareari buruzko azaroaren 22ko 14/2005 Foru Legean, foru-lege honetan jasotako berezitasunekin.

2. Arau-hauste arinen kasuan, inguruabar aringarri bat edo gehiago badaude, kargu-hartzea izaten ahal da zehapena.

3. Zehapen horiek ezartzeagatik bildutako zenbatekoa erabiliko da Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioan artxiboen, dokumentu-kudeaketaren eta dokumentu-ondarearen arloko eskumena duen departamentuak Nafarroako Dokumentu Ondarea kontserbatu, babestu eta sustatu dezan eta haren hedapena egin dezan.

95. artikulua. Hertsapenisunak.

Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioan artxiboen, dokumentu-kudeaketaren eta dokumentu-ondarearen arloan eskumena duen departamentuak erabakitzen ahalko du hertsapen-isunak ezartzea foru-lege honetan jasotako eginbeharrak betetzea eraginkor egite aldera, Nafarroako Kultur Ondareari buruzko azaroaren 22ko 14/2005 Foru Legean aurreikusitako moduan eta zenbatekoetan.

Lehenengo xedapen gehigarria. Artxiboak ikuskatzeaz arduratuko den administraziounitatea sortzea.

Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioan artxiboen, dokumentu-kudeaketaren eta dokumentu-ondarearen arloko eskumena duen departamentuak, foru-lege honek indarra hartu eta bi urteko epean, behar diren administrazio-prozedurak hasiko ditu egitura organikoari buruzko foru-dekretua aldatzeko 86. artikuluan aipatzen den administrazio-unitatea sortze aldera, baldin eta aurrekontu-baliabideek horretarako aukera ematen badute.

Bigarren xedapen gehigarria. Erregistro publikoekiko lankidetza.

1. Foru-lege honen 18.2 artikuluan aipatzen diren entitate, fundazio eta elkarteei Nafarroako Dokumentu Ondarearen titular diren heinean dagozkien betebeharren hedapena sustatzeko, Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioan artxiboen, dokumentu-kudeaketaren eta dokumentu-ondarearen arloko eskumena duen departamentuak lankidetza eskatuko die entitate, fundazio eta elkarte horien existentziaren publizitatea egiteko ardura duten erregistro publikoei.

2. Horretarako, Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioan artxiboen, dokumentu-kudeaketaren eta dokumentu-ondarearen arloko eskumena duen departamentuak bultzatuko du egoki diren lankidetza-tresnak sina daitezen.

Hirugarren xedapen gehigarria. Forulege hau Nafarroako Parlamentuari, Kontuen Ganberari eta Nafarroako Foru Komunitateko Arartekoari aplikatzea.

Nafarroako Parlamentuak, Kontuen Ganberak eta Nafarroako Foru Komunitateko Arartekoak beren araudi espezifikoan ezarritakoari jarraituko diote, eta, gainerakoan, foru-lege honetan ezarritakoari.

Zehazki, beren araudi espezifikoari jarraituko diote 13., 24., 26., 28. eta 30. artikuluetan eta V. tituluan adierazitakoari dagokionez, titulu horren II. eta III. kapituluen izaera osagarriaren kaltetan izan gabe, zeinak aplikatzekoak izanen baitzaizkie haien barne-araudiak berariaz hala xedatzen duenean eta haien antolaketaren eta prozeduraren berezitasunetara beharrezko egokitzapenak eginda beti.

Laugarren xedapen gehigarria. Finantzaketa.

Nafarroako toki-entitateek, eta bereziki 15.000 biztanle edo gutxiago dituzten udalerriek eta kontzejuek, foru-lege honetan jasotako betebeharrak behar bezala bete ahal izan ditzaten, Nafarroako Aurrekontu Orokorren barruko finantzaketa bermatuko duen laguntza-partida bat esleituko du urtero, horretarako, Nafarroako Foru Komunitateko Administrazioan artxiboen, dokumentu-kudeaketaren eta dokumentu-ondarearen arloko eskumena duen departamentuak.

Lehenengo xedapen iragankorra. Arriskukudeaketako planak.

Arrisku-kudeaketako planak prestatu eta onesteko betebeharra, foru-lege honen 28.1.e) eta 30. artikuluetan ezarritakoa, ezari-ezarian bete beharko dute behartutako entitateek, bost urteko epean, foru-lege honek indarra hartzen duenetik kontatzen hasita.

Bigarren xedapen iragankorra. Deskribapentresnak argitaratzea.

Deskribapen-tresnak argitaratzeko betebeharra, foru-lege honen 33.1.a) artikuluan ezarritakoa, ezari-ezarian bete beharko dute behartutako entitateek, bost urteko epean, foru-lege honek indarra hartzen duenetik kontatzen hasita. Nolanahi ere, artxiboen erabiltzaileei bermatu beharko zaie oraindik argitaratu gabe dauden deskribapen-tresna guztiak kontsultatzeko aukera.

Hirugarren xedapen iragankorra. Dokumentu Ebaluazioko Batzordearen egungo erregelamenduaren indarraldia.

Urriaren 30eko 75/2006 Foru Dekretuak, Dokumentuen Ebaluaziorako Batzordearen osaera, antolaketa eta funtzionamendua arautzen dituen erregelamendua onetsi zuenak, indarrean jarraituko du harik eta foru-lege honen azken xedapenetako lehenengoan aipatzen den erregelamendu berria onetsi arte.

Xedapen indargabetzaile bakarra. Arauindargabetzea.

Indarrik gabe gelditzen dira Artxiboei eta Dokumentuei buruzko apirilaren 4ko 12/2007 Foru Legea; Nafarroako Kultur Ondareari buruzko azaroaren 22ko 14/2005 Foru Legearen 12. artikulua, V. tituluaren III. kapitulua eta 100. artikuluaren j) letra, eta foru-lege honetan ezarritakoaren kontrako maila bereko edo apalagoko xedapen guztiak.

Azken xedapenetako lehenengoa. Dokumentu Ebaluazioko Batzordearen erregelamendua.

Foru-lege honek indarra hartzen duenetik urtebeteko epean, Nafarroako Gobernuak, foru-dekretu bidez, erregelamendu bat onetsiko du 26. artikuluan aipatzen den Dokumentu Ebaluazioko Batzordearen osaera, antolaketa eta funtzionamendua arautzeko.

Azken xedapenetako bigarrena. Nafarroako dokumentuondare deklaratzeko eta bertatik kanpo uzteko prozedura.

Foru-lege honek indarra hartzen duenetik urtebeteko epean, Nafarroako Gobernuak foru-dekretu bidez arautuko du titulartasun pribatuko dokumentuak Nafarroako dokumentu-ondare deklaratzeko eta Nafarroako dokumentu-ondaretik kanpo uzteko prozedura.

Azken xedapenetako hirugarrena. Erregelamenduzko garapena egiteko gaikuntza.

Baimena ematen zaio Nafarroako Gobernuari, foru-lege honetan berariaz aurreikusitako xedapenez gain, foru-lege hau garatzeko eta aplikatzeko beharrezkoak diren erregelamenduzko xedapenak eman ditzan.

Azken xedapenetako laugarrena. Indarra hartzea.

Foru lege honek Nafarroako Aldizkari Ofizialean argitaratu eta bi hilabetera hartuko du indarra.

Gobierno de Navarra

Contacte con nosotros | Accesibilidad | Aviso legal |