LEXNAVARRA
RESOLUCIÓN 839/2018, DE 24 DE ABRIL, DEL RECTOR DE LA UNIVERSIDAD PÚBLICA DE NAVARRA, POR LA QUE SE ORDENA PUBLICAR EL “ACUERDO POR EL QUE SE APRUEBA EL REGLAMENTO GENERAL DE FUNCIONAMIENTO DE LOS ÓRGANOS COLEGIADOS DE LA UNIVERSIDAD PÚBLICA DE NAVARRA” ADOPTADO POR ACUERDO DEL CONSEJO DE GOBIERNO DE 24 DE ABRIL DE 2018
BON N.º 83 - 02/05/2018
ANEXO I. Reglamento regulador del régimen general de funcionamiento de los Órganos Colegiados
CAPÍTULO I. Objeto y ámbito de aplicación
- Artículo 1. Objeto.
- Artículo 2. Ámbito de aplicación.
CAPÍTULO II. Sesiones: de la convocatoria, avisos y constitución
- Artículo 3. Convocatoria.
- Artículo 4. Contenido.
- Artículo 5. Aviso de la Convocatoria.
- Artículo 6. Constitución.
CAPÍTULO III. Acuerdos y Actas. Grabación de las sesiones
- Artículo 7. Adopción de acuerdos.
- Artículo 8. Procedimiento de adopción de Acuerdos.
- Artículo 9. Actas: Contenido.
- Artículo 10. Grabaciones de las sesiones.
- Artículo 11. Actas. Procedimiento de aprobación.
- Artículo 12. Avisos de las propuestas de textos y modificaciones de actas.
CAPÍTULO IV. De los expedientes administrativos electrónicos de las sesiones
- Artículo 13. Definición y contenido.
CAPÍTULO V. De los tipos de sesiones y garantías
- Artículo 14. Clasificación.
- Artículo 15. Sesiones presenciales.
- Artículo 16. Sesiones mixtas.
- Artículo 17. Sesiones no presenciales.
- Artículo 18. Sesiones mixtas y no presenciales: garantías.
CAPÍTULO VI. Del Entorno Cerrado de Comunicaciones
- Artículo 19. Creación y contenido. Obligatoriedad y medios de acceso.
CAPÍTULO VII. Información y documentación de los órganos colegiados: condiciones de acceso y difusión
- Artículo 20. Obligación de confidencialidad y deber de secreto.
- Disposición Adicional Primera. Cita en género femenino de los preceptos del presente Reglamento.
- Disposición Adicional Segunda. Órganos colegiados temporales.
- Disposición Transitoria Única. Adaptación.
- Disposición Final Única. Entrada en vigor.
En uso de las competencias que me han sido conferidas por el artículo 40 de los Estatutos de la Universidad aprobados por Decreto Foral 110/2003 de 12 de mayo, se ordena la publicación del acuerdo del Consejo de Gobierno de 24 de abril de 2018 por el que se aprueba el Reglamento General de Funcionamiento de los Órganos Colegiados de la Universidad Pública de Navarra.
“ACUERDO DE CONSEJO DE GOBIERNO POR EL QUE SE APRUEBA EL REGLAMENTO GENERAL DE FUNCIONAMIENTO DE LOS ÓRGANOS COLEGIADOS DE LA UNIVERSIDAD PÚBLICA DE NAVARRA
La Leyes 39 y 40, de 1 de octubre de 2015, (publicadas en el Boletín Oficial del Estado número 236, de 2 de octubre), han derogado la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, que es por la que se venían rigiendo las Administraciones Públicas, lo que ha implicado importantes novedades en lo que se refiere al procedimiento administrativo común de las Administraciones Públicas y al Régimen Jurídico del Sector Público.
Entre estas novedades cabe destacar el contenido de estas Leyes en lo relativo al funcionamiento electrónico del sector público, y en particular, en lo que se refiere a los órganos colegiados de las Administraciones Públicas. El Título Preliminar de la Ley 40/2015 que contiene una regulación pormenorizada de los requisitos que deben cumplir estos órganos para la formación de la voluntad colegial y, consecuentemente, para la adopción de acuerdos y toma de decisiones, teniendo en cuenta estos medios electrónicos.
Ajustarse a este nuevo marco normativo regulador del procedimiento colegial, además de implicar una obligación para las Administraciones Públicas, es garantía de validez y eficacia de los actos o acuerdos que adopten estos órganos, y tiene especial repercusión en las Universidades Públicas, por el gran número de órganos colegiados con los que cuentan para la prestación del servicio público de educación superior que les corresponde. Así, además de los órganos colegiados de gobierno establecidos en la LOU y que todas las Universidades Públicas contemplan en sus Estatutos, (art. 2 de la LOU), intervienen una gran cantidad y variedad de órganos colegiados especializados en distintas materias, que sirven de apoyo a la estructura administrativa, de docencia y de investigación.
La Universidad Pública de Navarra, al igual que las demás Universidades Públicas, contempla en sus Estatutos los órganos colegiados de gobierno de ámbito general y de ámbito particular establecidos en la LOU, así como otros órganos colegiados competentes en distintas materias, que conocemos como Comisiones Estatutarias. Aparte de estos órganos colegiados que tienen en común que son estatutarios y su carácter permanente, la Universidad cuenta también con otros órganos colegiados permanentes, que conocemos como Comisiones Internas.
Además de estos órganos colegiados, en la vida universitaria también se crean y constituyen otros con carácter temporal para procedimientos concretos, que se extinguen una vez finalizado el procedimiento correspondiente, como son, por ejemplo, las Comisiones o Tribunales de Valoración y los Jurados.
La Secretaria General, a la vista de este cambio normativo y la necesaria adaptación al mismo, teniendo en cuenta los medios telemáticos de los que dispone la Universidad Pública de Navarra, ha propuesto un Reglamento que regule el régimen general de funcionamiento de los órganos colegiados permanentes de la Universidad Pública de Navarra de ámbito general y particular, contemplados respectivamente en los artículos 18 a 20 y 28 a 34 de los Estatutos, así como de las Comisiones Estatutarias e Internas y de cualesquiera otros órganos colegiados de la Universidad que se constituyan con vocación de permanencia. Régimen que, salvo norma específica que los regule, será de aplicación subsidiaria a los órganos colegiados temporales de la Universidad Pública de Navarra.
Por lo expuesto, el Consejo de Gobierno de conformidad con las competencias que tiene atribuidas al amparo del artículo 20 de los Estatutos de la Universidad Pública de Navarra, en sesión de 24 de abril de 2018,
acuerda:
Aprobar el Reglamento regulador del Régimen General de Funcionamiento de los Órganos Colegiados de la Universidad Pública de Navarra, que se incluye como Anexo I al presente Acuerdo.
Publicar el presente Acuerdo en el Boletín Oficial de Navarra.
Trasladar el presente acuerdo a los Directores de Centro y a los Directores de Departamentos.
El presente Acuerdo entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el Boletín Oficial de Navarra.”.
CAPÍTULO I. Objeto y ámbito de aplicación
El presente Reglamento establece el régimen general de funcionamiento de los órganos colegiados de la Universidad Pública de Navarra, con sujeción y en desarrollo a lo establecido en la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.
Artículo 2. Ámbito de aplicación.
El presente Reglamento será de aplicación a los órganos colegiados permanentes, de ámbito general y particular, contemplados, respectivamente, en los artículos 18 a 20 y 28 a 34 de los Estatutos Universidad Pública de Navarra, a las comisiones estatutarias, así como a sus comisiones de funcionamiento interno, y a cualesquiera otros órganos colegiados de la Universidad que se constituyan con vocación de permanencia.
CAPÍTULO II. Sesiones: de la convocatoria, avisos y constitución
1. Las convocatorias de las sesiones, tanto ordinarias como extraordinarias, se realizarán con una antelación mínima de tres días. Esta antelación podrá ser de un mínimo de dos días en las sesiones extraordinarias convocadas con carácter de urgencia.
2. Las sesiones podrán celebrarse en primera y única convocatoria y, en su caso, en una segunda convocatoria.
3. Se entenderá que se ha convocado a las sesiones a los miembros de los órganos colegiados desde el día en el que se haya incluido la convocatoria en el Entorno Cerrado de Comunicaciones.
4. El escrito de convocatoria se elaborará en la herramienta de gestión de expedientes electrónicos establecida por la Universidad Pública de Navarra.
1. En la convocatoria se hará constar, como mínimo, el lugar y la fecha de la sesión, el carácter ordinario o extraordinario de la misma, y si se trata de una sesión presencial, no presencial o, en su caso, mixta. En los supuestos de las sesiones no presenciales y mixtas se hará constar el sistema de conexión y los lugares en que estén disponibles los medios técnicos necesarios para asistir y participar en la misma.
2. La convocatoria deberá contener el orden del día de los temas a tratar.
Cuando se renueven todos o parte de los miembros de un órgano colegiado, el primer punto del orden del día será esta renovación.
Asimismo, la convocatoria podrá contener como punto final el de ruegos y preguntas, en el que no podrá adoptarse válidamente acuerdo alguno.
3. Junto con la convocatoria se incluirá en el Entorno Cerrado de Comunicaciones, en formato electrónico, la documentación necesaria para la deliberación de los temas. En el supuesto en que una documentación no sea susceptible de conversión en formato electrónico se indicará el lugar en el que esté disponible para su consulta.
4. El Presidente, o, en su caso, el Secretario serán los únicos autorizados para incluir en el Entorno Cerrado de Comunicaciones las convocatorias y la documentación de las sesiones.
Artículo 5. Aviso de la Convocatoria.
1. El Presidente, o, en su caso, el Secretario, deberá remitir un aviso a cada uno de los miembros del órgano colegiado sobre las sesiones para las que se les convoca.
2. El aviso se deberá remitir obligatoriamente a todos los miembros del órgano el mismo día que se haya incluido la convocatoria en el Entorno Cerrado de Comunicaciones y les recordarán el día, la hora y el lugar o medio de la sesión.
3. El aviso se remitirá a la dirección del correo electrónico institucional de la Universidad Pública de Navarra de cada miembro. En casos excepcionales, el Presidente del órgano podrá autorizar que se remitan los avisos a través de otro medio.
4. Los avisos son meramente informativos, de manera que de no realizarse o realizarse sin cumplir los requisitos establecidos en el presente artículo, no invalidarán la convocatoria.
1. Para la válida constitución de los órganos colegiados permanentes de la Universidad Pública de Navarra a efectos de la celebración de las sesiones, deliberaciones y adopción de acuerdos, se requerirá la asistencia, en única o primera convocatoria, del Presidente y del Secretario del órgano, o de quiénes les suplan, y de la mitad, al menos, del resto de sus miembros.
2. En segunda convocatoria, quedará válidamente constituido el órgano con la asistencia del Presidente y del Secretario, o de quiénes les suplan, y de un tercio, al menos, del resto de sus miembros.
3. Entre la primera y la segunda convocatoria deberá transcurrir, como mínimo, media hora.
4. A efectos de la válida constitución, sólo se computarán los miembros con voz y voto.
5. No obstante lo anterior, quedarán válidamente constituidos los órganos colegiados, aun cuando no se hubiesen cumplido los requisitos de la convocatoria, cuando se hallen reunidos todos sus miembros y así lo acuerden por unanimidad.
CAPÍTULO III. Acuerdos y Actas. Grabación de las sesiones
Artículo 7. Adopción de acuerdos.
1. Los acuerdos de los órganos colegiados de la Universidad Pública de Navarra se adoptarán con carácter general por mayoría simple, excepto en los supuestos en los que en virtud de la normativa que resulte aplicable, se exija otra mayoría.
2. A efectos de la adopción de acuerdos se distinguen los siguientes tipos de mayoría:
a) Mayoría simple: Significa que el número de votos favorables es mayor que el de votos contrarios, cualquiera que sea el número de abstenciones.
b) Mayoría de los miembros asistentes: Supone que el número de votos favorables es mayor que el número de los votos en contra y las abstenciones de los miembros asistentes.
c) Mayoría absoluta: Requiere el voto favorable de la mitad más una de la totalidad de las personas que son miembros del órgano de que se trate, asistan o no a la sesión correspondiente.
d) Mayoría cualificada: Exige que la proporción del número de votos favorables con respecto al número de miembros del órgano colegiado sea mayor que la fracción especificada.
Artículo 8. Procedimiento de adopción de Acuerdos.
1. Los acuerdos de los órganos colegiados de la Universidad Pública de Navarra se podrán adoptar por asentimiento o por votación.
a) Por asentimiento, a propuesta del Presidente, cuando ningún miembro del órgano colegiado se oponga al acuerdo propuesto.
b) Votaciones simples y públicas, que podrán ser de viva voz, a mano alzada o por escrito, dependiendo del medio de asistencia a la sesión.
c) Votaciones secretas, que procederá cuando sea aceptada por el Presidente o sea aprobado por mayoría simple por el órgano colegiado y en todos aquellos supuestos en los que así se establezca en la normativa de aplicación al funcionamiento del respectivo órgano.
2. No se admitirán delegaciones de voto, ni sustituciones ni suplencias puntuales, sin perjuicio de lo dispuesto en relación con las Juntas de Centro y con los Consejos de Departamento, en los artículos 28 f) y 31.1 d), respectivamente, de los Estatutos de la Universidad Pública de Navarra.
3. Para realizar la votación podrán utilizarse los medios electrónicos de los que disponga habitualmente el órgano colegiado, que no requieran para su utilización asistencia técnica especializada. El Secretario facilitará a los miembros del órgano estos medios.
4. Iniciada la votación, ningún miembro del órgano colegiado podrá ausentarse de la sesión hasta la conclusión de aquella.
5. Los miembros que asistan a distancia a las sesiones se considerará que permanecen en las mismas hasta su finalización, salvo que expresamente comuniquen su desconexión al medio.
6. Los asistentes a la constitución de una sesión que se ausenten de la misma antes de su finalización, se entenderá que se abstienen en los siguientes asuntos del orden del día que se sometan a votación.
7. Los acuerdos se publicarán en la página web de la Universidad Pública de Navarra en el espacio o sitio web del órgano colegiado correspondiente, con respeto y sujeción a lo dispuesto en la Normativa de Protección de Datos de Carácter Personal.
Desde el día siguiente al de su publicación producirán efectos jurídicos a los miembros de la comunidad universitaria, salvo que su eficacia esté vinculada a su publicación en un Diario Oficial.
8. Quienes acrediten la titularidad de un interés legítimo podrán dirigirse al Secretario del órgano colegiado para que le sea expedida certificación de los acuerdos. La certificación será expedida por medios electrónicos, salvo que el interesado no pertenezca a la comunidad universitaria, manifieste expresamente lo contrario y no tenga obligación de relacionarse con el órgano por esta vía.
1. De cada sesión el Secretario levantará acta por escrito, en formato electrónico.
2. En el acta se indicarán:
a) Fecha, hora y lugar en que se ha celebrado.
b) Los asistentes.
c) Los no asistentes que comuniquen su ausencia.
d) Los medios de asistencia y conexión en las sesiones no presenciales y mixtas.
e) Los puntos esenciales de las deliberaciones.
f) Forma y resultado de las votaciones.
g) Redacción definitiva de los acuerdos adoptados.
h) Cuando lo solicite algún miembro, su voto contrario al acuerdo adoptado, su abstención y los motivos que lo justifiquen, o el sentido de su voto favorable.
3. Cualquier miembro del órgano colegiado tiene derecho a solicitar la transcripción íntegra de su intervención, siempre que aporte el texto, en formato electrónico, que se corresponda fielmente con la misma, incorporándose al contenido del acta. Este texto lo podrá aportar al finalizar la sesión o en el plazo que establezca el Presidente del órgano, que en ningún caso podrá ser inferior a los dos días siguientes al de la celebración de la sesión. Si no se entrega el texto en el plazo establecido, se entenderá que desiste de su petición.
4. Asimismo, cualquier miembro del órgano colegiado que discrepe de los acuerdos mayoritarios podrá formular voto particular, debiendo aportar por escrito el texto del voto en el plazo máximo de los dos días siguientes al de la celebración de la sesión en la que se aprobó el acuerdo correspondiente. No se admitirán votos particulares, transcurrido este plazo.
El Secretario hará constar en acta los votos particulares, uniéndose como anexo a la misma.
5. En las actas de las sesiones grabadas no será necesario hacer constar los puntos esenciales de las deliberaciones, ni tampoco será preciso que los miembros aporten los textos sobre la intervención íntegra.
Artículo 10. Grabaciones de las sesiones.
1. Lo órganos colegiados, si así lo prevén en su Norma o Reglamento de Régimen Interior, grabarán todas las sesiones que celebren.
Los órganos colegiados que no contemplen en su normativa la obligatoriedad de grabar todas las sesiones, sólo grabarán aquellas en las que así lo acuerden expresamente. El acuerdo de grabación sólo se podrá referir a próximas sesiones del órgano.
2. Si en una sesión se ha adoptado el acuerdo de grabar la siguiente se indicará este acuerdo de grabación en la convocatoria y el medio que se va a emplear. Antes del inicio de la sesión, el Presidente o, en su caso, el Secretario, informará a los miembros asistentes sobre la grabación y el medio.
3. Sin perjuicio de lo establecido en el apartado primero, si algún miembro del órgano quiere que se grabe la sesión ya convocada, lo solicitará por escrito al Presidente o, en su caso, al Secretario, con suficiente antelación. El Secretario incluirá la petición en el Entorno Cerrado de Comunicaciones y remitirá un aviso a todos los miembros. El día de la sesión, antes del inicio del orden del día, se votará la petición de grabación.
4. Las grabaciones serán completas, de toda la sesión. No procederá la grabación sólo de parte de las sesiones o de determinados puntos del orden del día.
5. Las grabaciones se realizarán en formato de audio.
6. En las sesiones que se graben a las que asistan parte de los miembros por correo electrónico o por cualquier otro medio de asistencia a distancia que requiera la participación por escrito, se conservarán estos escritos junto a la grabación de la sesión y el acta, en soporte o fichero electrónico.
7. El Secretario del órgano colegiado asegurará el dispositivo físico y medios técnicos para que las grabaciones de las sesiones se realicen de manera efectiva.
8. Finalizada la sesión, el Secretario, con el visto bueno del Presidente, emitirá respecto al fichero electrónico resultante de cada grabación, la correspondiente certificación sobre la autenticidad e integridad de los mismos.
Artículo 11. Actas. Procedimiento de aprobación.
1. El Secretario, una vez elaborado el texto del acta con el visto bueno del Presidente, lo incluirá en el Entorno Cerrado de Comunicaciones.
2. Los miembros del órgano asistentes a la sesión, en el plazo máximo de 10 días desde el siguiente al que se haya incluido el acta en el Entorno Cerrado de Comunicaciones, podrán, a través del Entorno, manifestar por escrito su conformidad con el acta o proponer, en su caso, motivadamente, las modificaciones que estimen oportunas para su aprobación.
Se entenderá que los miembros que no se pronuncien en el plazo de 10 días sobre el texto del acta lo aprueban.
No será preciso motivar las modificaciones que impliquen meras rectificaciones de errores materiales o de hecho en la redacción del acta. Estas modificaciones, se corregirán por el Secretario, sin necesidad de someterlas a aprobación.
3. Cuando se propongan, por uno o más miembros asistentes a la sesión, modificaciones sustanciales del texto del acta se abrirá un nuevo plazo máximo de diez días para que los miembros expresen por escrito su conformidad o no con cada una de estas modificaciones.
En este segundo plazo de diez días no se podrán proponer nuevas modificaciones del acta. Se entenderá que se aprueban las modificaciones que tengan más votos a favor de entre los asistentes a la sesión que la suma de los en votos en contra y las abstenciones. Si ninguna propuesta de modificación obtiene más votos a favor, se entenderá aprobada la propuesta inicial del acta.
Se entenderá que los miembros que no se pronuncien en este segundo plazo de diez días sobre las modificaciones del texto del acta se abstienen.
4. Una vez aprobada el acta o, en su caso las modificaciones, el Secretario elaborará y formalizará el acta definitiva, en formato electrónico.
Cuando el acta definitiva cuente con el visto bueno del Presidente, la incorporará al Entorno Cerrado de Comunicaciones.
Artículo 12. Avisos de las propuestas de textos y modificaciones de actas.
1. Además de la notificación del acta y de sus modificaciones, el Presidente, o, en su caso, el Secretario, deberán remitir un aviso a cada uno de los miembros del órgano colegiado recordándoles que ya se ha incluido en el Entorno el texto del acta o las modificaciones.
2. Este aviso se deberá remitir obligatoriamente a todos los miembros del órgano el mismo día que se incluyan en el Entorno Cerrado de Comunicaciones el texto del acta o, en su caso, las modificaciones.
3. Los avisos se remitirán a la dirección del correo electrónico institucional o, en su caso, excepcionalmente, a través de otros medios. Estos avisos son meramente informativos y no tendrá efectos de notificación, lo que implica que de no realizarse o realizarse sin cumplir los requisitos del presente artículo, no invalidará el acta o sus modificaciones.
CAPÍTULO IV. De los expedientes administrativos electrónicos de las sesiones
Artículo 13. Definición y contenido.
1. De cada sesión de los órganos colegiados se conformará el correspondiente expediente administrativo electrónico, que se formará mediante la agregación ordenada de toda la documentación electrónica del órgano colegiado relativa a la respectiva sesión.
2. A efectos indicativos y no excluyentes, el expediente administrativo electrónico de las sesiones lo conformarán, como mínimo, los siguientes documentos:
a) Convocatoria de las sesiones, con el orden del día y documentación e información relativa a los asuntos a tratar.
b) Actas pendientes de aprobación y las propuestas, en su caso, de modificación.
c) Actas y documentos anejos a las mismas, en las que se incluirán, en su caso, las grabaciones de las sesiones.
d) Acuerdos y documentos anejos a los mismos.
e) Cualquier otra información o documentación que haya generado el órgano relativo a las sesiones que sirvan de antecedente y fundamento al acta aprobada, y que sean susceptibles de conversión en formato electrónico.
3. Las actuaciones y documentación que sirvan de antecedente y fundamento al acta aprobada y no sean susceptibles de conversión en formato electrónico, formarán parte del expediente de la sesión, y en el expediente administrativo electrónico se contendrá una referencia a ellos y se indicará el medio para acceder a su consulta o contenido.
4. El Secretario velará porque consten ordenadamente, en el expediente, todos los documentos e información relativos a cada sesión y será responsable de su conservación.
El expediente electrónico de la sesión se tramitará y conservará en la herramienta de gestión de expedientes electrónicos establecida por la Universidad Pública de Navarra.
La herramienta de gestión y tramitación de expedientes electrónicos será la establecida en el Modelo de Gestión Documental.
CAPÍTULO V. De los tipos de sesiones y garantías
Atendiendo a los medios utilizados para su celebración, las sesiones ordinarias o extraordinarias de los órganos colegiados podrán ser: presenciales, mixtas y no presenciales.
a) Sesiones presenciales: Son presenciales las sesiones en las que todos los miembros que asistan lo hagan presencialmente en el lugar de la Universidad Pública de Navarra indicado en la convocatoria.
b) Sesiones mixtas: Son mixtas las sesiones en las que parte de los miembros asistan presencialmente en el lugar de la Universidad Pública de Navarra indicado en la convocatoria y uno o algunos de sus miembros asistan a distancia.
c) Sesiones no presenciales: Son no presenciales las sesiones asíncronas en la que todos los miembros asistan a distancia a través del Entorno Cerrado de Comunicaciones o de una lista de correo electrónico, durante un espacio temporal concreto, que no podrá ser superior a dos días.
En la convocatoria se indicará el tiempo máximo de duración de la sesión, y, en su caso, el tiempo máximo para la deliberación, debate y votación de cada uno de los puntos del orden del día.
Artículo 15. Sesiones presenciales.
1. En todo caso, cuando se cree un nuevo órgano colegiado con vocación de permanencia, la primera sesión de constitución del órgano será presencial y tendrá como primer y único punto del orden del día la constitución del mismo. Esta sesión, para ser válida, requerirá la asistencia, en única y primera convocatoria, del Presidente y del Secretario del órgano, o de quiénes les suplan, y de la mitad, al menos, del resto de sus miembros. Una vez constituido el nuevo órgano, las siguientes sesiones, incluidas las de renovación por finalización del mandato o pérdida de la condición de miembros, de todos o parte, podrán ser tanto presenciales como no presenciales o mixtas.
2. Asimismo, serán presenciales aquellas sesiones en las que alguno de los asuntos a tratar que conste entre los puntos del orden del día, la normativa que resulte de aplicación al asunto exija la votación secreta.
3. Cuando sea aceptada la petición de votación secreta de un asunto en una sesión mixta o a distancia, se aplazará el debate y votación sobre este asunto a la siguiente sesión, que será presencial, debiendo ser el primer punto del orden del día, salvo en los supuestos de renovación de miembros prevista en el artículo 4.2, en las que será el segundo punto.
4. En las convocatorias presenciales, cuando uno o parte de los miembros informen al Presidente o, en su caso, al Secretario, antes del inicio de una sesión, que no pueden asistir presencialmente, el Presidente podrá autorizar a estos miembros a que asistan a distancia a la sesión.
En todo caso, para que el Presidente pueda autorizar asistir a distancia a uno o a alguno de los miembros a una sesión inicialmente presencial, se deberán cumplir, como mínimo, los siguientes requisitos:
- Que no se trate de la sesión de creación del órgano.
- Que los miembros comuniquen al Presidente o, en su caso, al Secretario del órgano, la imposibilidad de asistir presencialmente a la sesión con la suficiente antelación, para que se pueda disponer en la sesión del correspondiente medio de conexión.
- Que la asistencia a distancia no impida que la sesión se desarrolle de conformidad con lo estipulado en el artículo 18.
1. En las sesiones mixtas sólo podrán asistir a distancia los miembros previamente autorizados de conformidad con lo dispuesto en el apartado 4 del artículo 15. En todo caso el Presidente o el Secretario o, en su caso, quiénes les sustituyan, deberán asistir a la sesión de manera presencial en el lugar de la Universidad Pública de Navarra en el que vaya a tener lugar la sesión.
2. Los medios electrónicos válidos de conexión para la asistencia a distancia en las sesiones mixtas serán cualquiera de los que disponga el respectivo órgano y que no requiera para su utilización de la asistencia técnica de personal cualificado ni material y medios excepcionales de los que no dispongan el órgano habitualmente.
A efectos meramente indicativos estos medios electrónicos válidos de conexión para la asistencia a distancia son:
a) El correo electrónico institucional.
b) Las audioconferencias.
c) Las videoconferencias.
3. Excepcionalmente, cuando el Presidente de un órgano colegiado considere necesario disponer para una sesión concreta de medios de asistencia a distancia que requieran la asistencia técnica de personal cualificado y la utilización de material y medios de los que no disponga el órgano habitualmente, deberá solicitarlos a la unidad o Servicio administrativo competente con suficiente antelación.
En cualquier caso su utilización estará supeditada a la disponibilidad del medio por la Universidad Pública de Navarra, y a que el asunto a tratar y las dificultades para la constitución del órgano con el quórum necesario la justifiquen.
4. Será responsabilidad de los miembros que asistan a distancia contar en el lugar en el que se encuentren el día y a la hora de la sesión con los medios técnicos necesarios para conectarse a distancia través del sistema o medio establecido por el Presidente, y deberán comunicar al Presidente o al Secretario su conexión o desconexión al medio.
5. Las sesiones mixtas se entenderán celebradas en el lugar de la Universidad Pública de Navarra al que asistan los miembros presenciales.
Artículo 17. Sesiones no presenciales.
1. Los medios electrónicos válidos de celebración de las sesiones no presenciales son el Entorno Cerrado de Comunicaciones o una lista de correo electrónico de la que formarán parte todos los miembros del órgano colegiado. La lista será creada por el Secretario del órgano, a instancia del Presidente.
2. Se considerará que han asistido a las sesiones no presenciales todos los miembros del órgano, salvo aquellos que justifiquen previa y documentalmente, y para todo el espacio temporal de la sesión, la imposibilidad de acceder a través del correo electrónico institucional de la Universidad Pública de Navarra al Entorno Cerrado de Comunicaciones o a la lista de correo en el que se celebra la sesión.
3. En la convocatoria de estas sesiones no presenciales se indicará por cuál de estos dos medios, el Entorno Cerrado de Comunicaciones o la lista de correo, se va a realizar la sesión. Asimismo se especificará el espacio temporal de la sesión, que será como mínimo de dos días, y se distinguirá, en su caso, en este espacio, el tiempo máximo disponible para deliberar, debatir y votar cada asunto.
4. Será responsabilidad de los miembros contar en el lugar en el que se encuentren y durante el espacio temporal de la sesión con los medios técnicos necesarios para conectarse a distancia través del sistema o medio establecido en la convocatoria, y deberán comunicar al Presidente o al Secretario su conexión o desconexión al medio.
5. Las sesiones no presenciales se entenderán celebradas en el lugar en el que se encuentre el Presidente o quién le sustituya.
6. Sin perjuicio de lo establecido en los apartados anteriores, los medios válidos de celebración de las sesiones no presenciales se podrán ampliar en función de los avances tecnológicos de la Universidad Pública de Navarra y en consonancia con la generalización del acceso a los mismos por la comunidad universitaria, siempre que se garantice el cumplimiento de las condiciones establecidas en el artículo 18 del presente Reglamento.
Artículo 18. Sesiones mixtas y no presenciales: garantías.
En las sesiones mixtas y en las no presenciales el Presidente del órgano colegiado debe garantizar que para su celebración cuenta con los dispositivos físicos y medios técnicos para que la asistencia a distancia pueda llevarse a cabo de manera efectiva, y velará para que estos dispositivos y medios garanticen el cumplimiento de las siguientes condiciones:
a) La Identificación de los miembros asistentes del órgano.
b) La garantía de que el soporte o medio de conexión es adecuado respecto a los asuntos a tratar en la correspondiente sesión.
c) La participación efectiva de los miembros en las deliberaciones, debates, y en la formación de la voluntad colegial.
d) La integridad del contenido de las manifestaciones de los miembros.
e) Integridad y autenticidad de los mecanismos para la adopción de acuerdos.
CAPÍTULO VI. Del Entorno Cerrado de Comunicaciones
Artículo 19. Creación y contenido. Obligatoriedad y medios de acceso.
1. Todos los órganos colegiados permanentes de la Universidad Pública de Navarra dispondrán de un Entorno Cerrado de Comunicaciones.
2. El Entorno Cerrado de Comunicaciones de cada órgano colegiado permanente de la Universidad Pública de Navarra se creará y se extinguirá a instancia del Presidente, por el Secretario del órgano.
3. El Presidente y, en su caso el Secretario del órgano colegiado, deben mantener una relación actualizada de los miembros del órgano y del personal autorizado al que le corresponda realizar funciones de asistencia, asesoramiento y gestión del órgano, y deben garantizar su acceso efectivo al Entorno Cerrado de Comunicaciones.
4. Los miembros de los órganos colegiados permanentes y el personal autorizado de la Universidad Pública de Navarra tienen la obligación de acceder al Entorno Cerrado de Comunicaciones del respectivo órgano, y de hacer un seguimiento de la información y documentación que figure en el mismo.
Se considerará que los miembros del órgano y el personal autorizado tienen conocimiento de esta información y documentación desde que el Presidente, el Secretario o, en su caso, cualquier otro miembro del órgano colegiado o persona autorizada, la haya incluido en el Entorno.
5. Las intervenciones o escritos que realicen los miembros del órgano colegiado y el personal autorizado en el Entorno Cerrado de Comunicaciones se circunscribirán a los asuntos competencia del órgano y a los trámites establecidos en el presente Reglamento, sin que puedan realizar intervenciones ni incluir escritos al margen de los mismos.
6. Los miembros de los órganos colegiados permanentes y el personal autorizado accederán al Entorno Cerrado de Comunicaciones a través del código de identificación y contraseña institucional de la Universidad Pública de Navarra.
CAPÍTULO VII. Información y documentación de los órganos colegiados: condiciones de acceso y difusión
Artículo 20. Obligación de confidencialidad y deber de secreto.
1. El Presidente, el Secretario y los demás miembros del órgano colegiado, así como los asesores y gestores que no sean miembros del órgano, al acceder a las actas, documentos y ficheros de las sesiones y a cualquier otro documento o información que forme parte del expediente administrativo, deben respetar la confidencialidad y sigilo de las opiniones e información que consten en las mismas. Su contenido no se puede difundir ni reproducir unilateralmente por los miembros del órgano.
2. El Presidente, o, en su caso, el Secretario por orden del Presidente será el competente para difundir las opiniones e información que consten en los expedientes administrativos de las sesiones. Esta difusión se podrá realizar en los supuestos siguientes:
a) Cuando así lo hayan acordado en la correspondiente sesión los miembros del órgano que adoptaron el acuerdo o información a difundir y la normativa que resulte de aplicación así lo permita.
b) Cuando la normativa que resulte de aplicación exija esta difusión.
3. En todo caso deberá respetarse la Normativa de Protección de Datos de Carácter Personal.
Disposición Adicional Primera. Cita en género femenino de los preceptos del presente Reglamento.
Las referencias a los integrantes de los órganos colegiados y a cualesquiera otros miembros de la comunidad universitaria contenidas en el presente Reglamento que se efectúen en masculino, se entenderán hechas indistintamente en género femenino, según el sexo de las personas a las que dichas denominaciones afecten.
Disposición Adicional Segunda. Órganos colegiados temporales.
1. El presente reglamento, salvo en lo que se refiere a la obligatoriedad de crear y funcionar a través del Entorno Cerrado de Comunicaciones y a la de publicar en la página web de la Universidad los acuerdos, será de aplicación subsidiaria a los órganos colegiados temporales de la Universidad Pública de Navarra.
2. Son órganos colegiados temporales de la Universidad Pública de Navarra los que se constituyan por la Universidad para procedimientos concretos de su competencia, que tengan atribuidas funciones de decisión, propuesta, asesoramiento o control.
3. Los órganos colegiados temporales que no creen un Entorno Cerrado de Comunicaciones podrán realizar los trámites previstos en el presente Reglamento a través de cualquier otro medio electrónico que garantice su cumplimiento de conformidad con lo dispuesto en las Leyes 39/2015 y 40/2015 y disposiciones concordantes.
Disposición Transitoria Única. Adaptación.
1. Los órganos colegiados permanentes de la Universidad Pública de Navarra, que tengan un reglamento o norma de régimen interno o de funcionamiento, deberán adaptarlos a las prescripciones contenidas en el presente Reglamento en el plazo máximo de un año desde su entrada en vigor, y someterlas a la aprobación del órgano competente.
En tanto no se realice la adaptación anterior, los órganos colegiados permanentes podrán utilizar los sistemas y medios electrónicos establecidos en el presente Reglamento, previa aprobación por acuerdo del órgano correspondiente.
2. Los órganos colegiados de los Departamentos, hasta que se aprueben sus Reglamentos de Régimen Interior por el Consejo de Gobierno, no tendrán la obligación de crear y funcionar a través del entono cerrado de comunicaciones, ni de conservar el expediente en formato electrónico.
No obstante, desde la entrada en vigor del presente Reglamento y hasta la fecha que apruebe el Consejo de Gobierno los Reglamentos de Régimen Interior de los Departamentos, sus órganos colegiados podrán utilizar los sistemas y medios electrónicos establecidos en el presente Reglamento, sin necesidad de aprobación previa del órgano correspondiente.
Disposición Final Única. Entrada en vigor.
El presente Reglamento entrará en vigor al día siguiente al de su publicación en el Boletín Oficial de Navarra.
