LEXNAVARRA
ACUERDO DEL GOBIERNO DE NAVARRA, DE 13 DE MAYO DE 2015, POR EL QUE SE APRUEBAN INSTRUCCIONES DE SIMPLIFICACIÓN DOCUMENTAL EN LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
BON N.º 98 - 22/05/2015
ANEXO. Instrucciones de simplificación documental
La Administración de la Comunidad Foral de Navarra debe ajustar su actuación y funcionamiento, entre otros, a los principios de eficacia y buena administración. Así mismo, la simplificación procedimental es una exigencia para el cumplimiento de dichos principios, cuyo objetivo final es prestar un mejor servicio al ciudadano.
La Ley Foral 11/2007, de 4 de abril, para la Implantación de la Administración Electrónica en la Administración de la Comunidad Foral de Navarra, establece en su artículo 4 p) el derecho de los ciudadanos a no aportar datos y documentos que obren en poder de la Administración de la Comunidad Foral, la cual utilizará medios electrónicos para recabar dicha información, siempre que se cuente con el consentimiento expreso de los interesados o una ley así lo determine cuando tales datos sean de carácter personal.
A ello hay que unir que la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, ya proclamaba en su artículo 35 f) el derecho de los ciudadanos a no presentar documentos no exigidos por las normas aplicables al procedimiento de que se trate o que ya se encuentren en poder de la Administración actuante, y el artículo 45.1 de la misma ley establece que las Administraciones Públicas impulsarán el empleo y aplicación de las tecnicas y medios electrónicos, informáticos y telemáticos para el desarrollo de su actividad y el ejercicio de sus competencias, con las limitaciones que a la utilización de estos medios establecen la Constitución y las leyes.
En la misma línea de trabajo, la Ley Foral 11/2012, de 21 de junio, de Transparencia y del Gobierno Abierto , establece que la simplificación de los procedimientos es imprescindible para que la Administración sea más cercana y accesible a la ciudadanía y para gestionar los servicios públicos con mayor agilidad y eficiencia, sin menoscabar la seguridad jurídica. Así, el artículo 52 de esta norma establece, dentro de los objetivos que ha de perseguir el Plan General de Simplificación Administrativa, la reducción de las peticiones de documentación requeridas a la ciudadanía a las imprescindibles, así como la implantación de herramientas de gestión corporativa y la interconexión de las distintas bases de datos y aplicaciones informáticas, fomentando la colaboración con otras Administraciones.
Por otro lado, tanto la Administración de la Comunidad Foral de Navarra como el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas disponen de un Servicio de Verificación y Consulta de Datos (SVCD), que permite que cualquier órgano de la Administración verifique determinados datos y requisitos exigidos a la ciudadanía de forma fiable.
Procede, por tanto, dictar instrucciones de obligado cumplimiento para todos los Departamentos del Gobierno de Navarra y sus organismos autónomos con objeto de no exigir al ciudadano aquellos documentos que ya obren en poder de la Administración que instruye el procedimiento o que puede conseguir a traves del acceso a servicios de verificación y consulta de documentos, y simplificar la documentación solicitada en los diversos procedimientos administrativos, al amparo de lo dispuesto en el artículo 42 de la Ley Foral 15/2004, de 3 de diciembre, de la Administración de la Comunidad Foral de Navarra.
En su virtud, el Gobierno de Navarra, a propuesta del Consejero de Presidencia, Justicia e Interior, acuerda:
1.º Aprobar las instrucciones para la simplificación documental en los procedimientos administrativos cuyo texto se inserta anexo al presente acuerdo.
2.º Las instrucciones aprobadas serán aplicadas por todos los Departamentos del Gobierno de Navarra y por los organismos autónomos de ellos dependientes, a todos los procedimientos administrativos de su competencia, excepto a los procedimientos tributarios y a los de contratación administrativa, que se regirán por lo que dispongan sus normas reguladoras.
3.º Trasladar el presente acuerdo a todos los Departamentos de la Administración de la Comunidad Foral de Navarra y a sus organismos autónomos.
4.º Ordenar la publicación del presente acuerdo en el Boletín Oficial de Navarra, para su general conocimiento.
ANEXO. Instrucciones de simplificación documental
1.ª Las presentes instrucciones tienen como finalidad lograr la simplificación documental en los procedimientos cuya tramitación y resolución sean de la competencia de la Administración de la Comunidad Foral de Navarra y de sus organismos autónomos, eliminando la obligación de presentar determinados documentos que obren en poder de dichas Administraciones o que se puedan obtener a través de los Servicios de Verificación y Consulta de Datos (SVCD) de la Administración de la Comunidad Foral de Navarra, de la Administración General del Estado u otros sistemas equivalentes.
2.ª La obligación de presentar documentación sólo será exigible cuando la norma de aplicación así lo disponga o así se prevea en el acto administrativo al que remita ésta.
En todo proceso de elaboración de una norma o aprobación del acto administrativo correspondiente se deberá tener presentes criterios de simplificación documental y considerar si las obligaciones que establecen son imprescindibles para cumplir los fines que se persiguen.
3.ª Únicamente se podrá exigir la presentación de originales y copias compulsadas de la documentación cuando concurran los siguientes requisitos:
a) Que sea necesaria para la resolución del procedimiento por constar como obligatoria en una norma.
b) Que no se encuentre en poder de la Administración de la Comunidad Foral o sus organismos públicos.
c) Que no se pueda comprobar su existencia y contenido a través del Servicio de Verificación y Consulta de Datos (SVCD) de la Administración General del Estado u otro sistema equivalente.
4.ª En el caso de que la documentación o información requerida obre en poder de la Administración de la Comunidad Foral de Navarra o de sus organismos públicos pero no haya sido dictada o elaborada por éstos o aquélla, se deberá requerir del interesado que haga constar el archivo, base de datos o fondo documental donde aparece.
De igual forma, si dicha documentación o información puede ser comprobada por técnicas electrónicas, el interesado deberá indicar el medio o la dirección electrónica que la contiene o donde se puede conseguir.
5.ª Los procedimientos administrativos que puedan ser iniciados electrónicamente no comportarán inicialmente la obligación de presentar originales ni copias compulsadas cuando así se exija, sin perjuicio de la obligación de su posterior presentación.
6.ª Se suprime la obligación de aportar a los procedimientos administrativos los documentos que puedan consultarse a través de los respectivos Servicios de Verificación y Consulta de Datos (SVCD) tanto de la Administración de la Comunidad Foral de Navarra como de la Administración General del Estado o sistemas equivalentes.
7.ª La activación de este servicio y la verificación de los documentos se realizará de oficio por el órgano o unidad administrativa encargada de recabar la documentación exigida para su tramitación, mediante la realización de las actuaciones necesarias para acceder y determinar la autenticidad de dichos datos. Todas las consultas que se realicen a los Servicios de Verificación y Consulta de Datos (SVCD) o sistemas equivalentes se ajustarán a los requisitos establecidos en los respectivos sistemas.
8.ª Lo dispuesto en las presentes instrucciones se aplicará, en todo caso, de conformidad con lo previsto en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal y en el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre , por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la citada ley y demás normativa de desarrollo.
9.ª Para que los datos y/o requisitos exigidos en cada procedimiento puedan ser consultados y comprobados por el órgano gestor o instructor será preciso, en todo caso, el consentimiento expreso de la persona interesada, que deberá constar en la solicitud de iniciación del procedimiento o en cualquier otra comunicación posterior, salvo que la ley exima de esta exigencia.
Si la persona interesada no presta su consentimiento, estará obligada a aportar la documentación que justifique el cumplimiento de los requisitos exigidos en el procedimiento concreto.
10.ª Si se produjera alguna discrepancia entre los datos comprobados de oficio y los declarados por la persona interesada o fuera necesario aclarar algún aspecto sobre los mismos, el órgano instructor del procedimiento efectuará el correspondiente requerimiento, de conformidad con lo establecido en los artículos 71 y 76.2 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común y en la normativa específica aplicable, en su caso.
11.ª En los procedimientos en los que la documentación acreditativa deba ser presentada a la Administración en sobre cerrado, a efectos de su apertura y comprobación en actos formales o públicos, se seguirá requiriendo su aportación física, en tanto no se habiliten los medios técnicos necesarios que permitan su verificación en el desarrollo de tales actos.
12.ª Lo dispuesto en las presentes instrucciones debe cumplirse y hacerse efectivo en todas las disposiciones administrativas y actos que se aprueben a partir de la aprobación de las presentes instrucciones de forma progresiva, debiendo implantarse definitivamente a partir del 1 de enero de 2016.
