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RESOLUCIÓN 476/2007, DE 17 DE JULIO, DE LA DIRECTORA GENERAL DE CULTURA, POR LA QUE SE APRUEBA EL TEXTO CON LOS CRITERIOS DE CONSERVACIÓN Y ELIMINACIÓN Y LAS INSTRUCCIONES DE SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD, PROPUESTOS POR LA COMISIÓN DE EVALUACIÓN DOCUMENTAL REUNIDA A TAL EFECTO EN DÍA 22 DE JUNIO

(Texto publicado en BON N.º 107 de 29 de agosto de 2007)



  CRITERIOS DE CONSERVACIÓN Y ELIMINACIÓN


  INSTRUCCIONES DE SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD


Preámbulo

Visto el informe favorable de la Sección de Gestión del Patrimonio Documental, con el visto bueno del Servicio de Archivos y Patrimonio Documental

En virtud de las atribuciones conferidas por Decreto Foral 73/2005, de 16 de mayo, por el que se aprueba la estructura orgánica del Departamento de Cultura y Turismo-Institución Príncipe de Viana , resuelvo,

Primero

Aprobar los Criterios de conservación y eliminación de documentos.

Segundo

Aprobar las Instrucciones de seguridad y confidencialidad que afectarán a la destrucción de documentos.

Tercero

Publicar en el BOLETÍN OFICIAL de Navarra el texto de ambos acuerdos.

Cuarto

Trasladar la presente Resolución al Servicio de Archivos y Patrimonio Documental de la Dirección General Cultural, a la Sección de Gestión del Patrimonio Documental y a la Secretaría General Técnica del Departamento de Cultura y Turismo-Institución Príncipe de Viana.

CRITERIOS DE CONSERVACIÓN Y ELIMINACIÓN

CRITERIOS DE CONSERVACIÓN Y ELIMINACIÓN

El artículo 74 de la Ley Foral 14/2005, de 2 de noviembre, del Patrimonio Cultural de Navarra , prohíbe la eliminacion o destrucción de bienes del Patrimonio Documental, público o privado, salvo resolución del órgano competente. Además gozarán de especial protección los documentos con antigüedad superior a 40 años.

En consecuencia, de acuerdo con el artículo 5 del Decreto Foral 75/2006, de 30 de octubre , la Comisión de Evaluación Documental propone para su aprobación por el órgano competente en materia de archivos, los siguientes criterios de evaluación para la eliminación o conservación permanente de los documentos de archivo:

1. Criterios de conservación permanente.

Con carácter general la Comisión de Evaluación Documental acordará la conservación permanente de los siguientes documentos:

a) Los documentos que permiten conocer las circunstancias de creación de un organismo.

b) Los documentos que permiten conocer la evolución de las estructuras organizativas y sus funciones (tanto políticas como administrativas), las estrategias de gestión (planes estratégicos, políticas y programas) y las actividades de la institución, así como la evolución del desarrollo e impacto de dichas estrategias y actividades.

c) Los documentos que testimonian la elaboración y aprobación de leyes, reglamentos y otras normas.

d) Los documentos que avalan los derechos de las personas y entidades, públicas y privadas, tanto respecto a la propia institución como en relación a otras.

e) Los documentos que informan de manera significativa de las relaciones entre las personas y de las relaciones entre éstas y las instituciones;

f) Los documentos que contribuyen a la elaboración de la memoria histórica de la organización.

g) Los documentos que informan de los avances sociales, tecnológicos y científicos.

2. Criterios de eliminación.

1. Como criterio general la Comisión de Evaluación Documental podrá acordar la eliminación de los siguientes documentos:

a) Los documentos con un grado de deterioro irreversible que no permita la recuperación de la información.

b) Los documentos originales cuya información significativa esté recopilada en otros documentos.

c) Los documentos producidos bajo la forma de originales múltiples, cuando el ente productor conserve un original en el expediente principal.

d) Los segundos originales o copias únicas que obren en poder de una Administración Pública cuando haya remitido a otra los documentos originales en el cumplimiento de una actividad regulada legal o reglamentariamente.

e) Los documentos originales de manifiesto valor efímero o que no se integren en ningún procedimiento administrativo de la entidad productora.

f) No se eliminará ningún documento en tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas o de los entes públicos.

2. Siempre se conservará un testigo de todo tipo documental original que se elimine. La correspondiente Comisión de Evaluación determinará en cada caso la técnica de muestreo que mejor defina las características de la serie analizada;

3. Con carácter general, pueden eliminarse sin necesidad de autorización:

a) Las reproducciones o copias simples de documentos, cuando exista la debida garantía en cuanto a la conservación del documento original, en buen estado, en la propia institución.

b) Los documentos de apoyo informativo, cuando no se integren en un expediente.

c) Los borradores, copias, minutas y otra documentación preparatoria utilizada en el proceso de elaboración de los documentos originales.

INSTRUCCIONES DE SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD

INSTRUCCIONES DE SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD

De conformidad con el artículo 9.2 del Decreto Foral 75/2006, de 30 de octubre , la Comisión de Evaluación Documental propone las siguientes instrucciones de seguridad y confidencialidad que afectarán a la destrucción de la documentación:

a) La documentación (original o copia) cuyo contenido informativo contenga datos de carácter confidencial (personales, económicos, industriales) deberá seguir para su destrucción los siguientes pasos:

- Se introducirá la documentación eliminable en contenedores opacos que no permitan su consulta.

- Se custodiará la documentación en lugares reservados y seguros en espera de su destrucción.

- Se utilizarán sistemas de destrucción que no requieran manipulación humana.

- Se exigirá siempre certificado de destrucción que incluirá necesariamente el nombre de la empresa, la fecha de eliminación, el procedimiento de destrucción y la identificación del supervisor.

b) La documentación en soporte electrónico (original o copia) cuyo contenido informativo incluya datos de carácter confidencial (personales, económicos, industriales) deberá seguir un procedimiento de eliminación seguro que no deje rastro de su contenido informativo.

c) Las Administraciones Públicas vigilarán que la destrucción de la documentación se efectúe de acuerdo con la normativa de protección medio ambiental estableciendo el sistema de reciclaje adecuado para el material en el que se soporta la información.

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