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ORDEN FORAL 62/2002, DE 12 DE MARZO, DEL CONSEJERO DE EDUCACIÓN Y CULTURA, POR LA QUE SE APRUEBAN LAS INSTRUCCIONES QUE REGULAN EL ACCESO AL SERVICIO DE REPROGRAFÍA DEL ARCHIVO GENERAL DE NAVARRA

(Texto publicado en BON N.º 46 de 15 de abril de 2002)



  DISPOSICIONES GENERALES


Exposición de motivos

Entre las funciones del Archivo General de Navarra, se encuentra la de facilitar el acceso y la consulta de la documentación a los ciudadanos. Esta función comporta el servicio de reproducción de documentos.

El incremento de la afluencia de usuarios al Archivo General de Navarra ha ocasionado el correspondiente aumento de la solicitud de reproducciones. Por otra parte, los recientes avances tecnológicos han incorporado nuevos sistemas de reprografía al ámbito archivístico. En este sentido, la normativa vigente (Acuerdo 27 febrero 1948, relativo a Normas reglamentarias para el servicio de lectura y estudio y la reforma de estas normas establecida por el Acuerdo 21 de enero de 1977) se ha quedado desfasada.

DISPOSICIONES GENERALES

1. Objeto

Las presentes Instrucciones tienen por objeto regular la reproducción de documentos del Archivo General de Navarra.

2. Ámbito de aplicación.

Se aplicará a toda la documentación custodiada en las distintas dependencias del Archivo General de Navarra.

3. Forma y procedimiento.

El personal del Archivo es el único autorizado para realizar reproducción de documentos. Solamente en casos excepcionales, el responsable de el Archivo podrá autorizar por escrito la reproducción por personas ajenas al Archivo. En caso de considerarse necesaria la salida de la documentación para su reproducción, está deberá ser controlada en todo momento por el Archivo, que exigirá el cumplimiento de las medidas de conservación y pólizas de seguros pertinentes en tales circunstancias. El gasto ocasionado será costeado por el usuario, que contraerá la obligación de entregar el original de máquina al Archivo.

Las reproducciones documentales se conceden exclusivamente para fines de investigación, en caso de pretender otro destino como su publicación o exhibición será necesario solicitar una autorización expresa.

1. Servicios.

El Archivo General de Navarra ofrece, con las condiciones y limitaciones previstas en estas Instrucciones, los siguientes servicios de reproducción de documentos:

- Fotocopias.

- Fotocopias de microfilm.

- Copias impresas a partir de soporte digital (solo para el material disponible en dicho soporte).

2. Tramitación de peticiones

a) Las solicitudes de reproducción de documentos se efectuarán siguiendo el modelo propuesto por el Archivo y podrán ser realizadas en la sala de consulta, por correo, fax y correo electrónico, siempre que se cumplimenten debidamente los datos solicitados.

b) Las solicitudes se cumplimentarán con letra clara incluyendo los siguientes datos: Datos del solicitante, signatura completa y número de las páginas a reproducir; No se atenderán solicitudes que no estén debidamente cumplimentadas.

c) No se efectuarán reproducciones en el acto, de la documentación de archivo. Toda solicitud deberá contar con el visto bueno del responsable del servicio de reprografía, quien podrá limitar y/o determinar el servicio en función de las Instrucciones expresadas en el punto 4. Dicha autorización obliga a citar la procedencia de los documentos y no concede ningún derecho de propiedad intelectual o industrial a quienes las realicen u obtengan.

d) Todas las solicitudes serán presupuestadas previamente por el archivero designado para ello. Comunicado al solicitante el presupuesto, su aceptación y abono será condición indispensable para la realización de los trabajos de reproducción. En el caso de las copias, cuya cuantía no sea posible determinar de antemano, se abonará una fianza previa, determinada a partir del número de fotocopias solicitadas. Dicha cantidad se descontará de la cantidad total a abonar.

e) Como norma, las solicitudes se resolverán atendiendo a la fecha del abono del presupuesto, teniendo prioridad los pagos más antiguos. No se realizarán peticiones por vía de urgencia, salvo en casos excepcionales.

f) Las reproducciones podrán ser recogidas únicamente en el centro por el propio interesado o por terceras personas debidamente autorizadas.

g) La dirección del Archivo podrá establecer el límite máximo de copias por solicitante y mes;

h) No se permite la reproducción de unidades de instalación (legajo, caja, libro) completas, salvo circunstancias excepcionales y, siempre, previa autorización escrita de la dirección. En estos casos, se utilizará la reprografía digital o microfilm, que deberá ser realizada según los criterios que determine el Archivo.

3. Forma de pago

Podrán abonarse en metálico, mediante carta de pago o cualquier otro sistema que en cada momento determine la dirección del Archivo.

Los precios de las copias serán publicados en el BOLETÍN OFICIAL de Navarra y estarán a disposición de los usuarios.

4. Limitaciones del servicio

De acuerdo con la legislación vigente -Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común (30/1992, de 26 de noviembre) ; la Ley de Patrimonio Histórico Español (16/1985, de 11 de noviembre) y Texto refundido de la Ley de Propiedad Intelectual aprobado por Real Decreto Legislativo 1/1996, de 12 de abril - quedan denegadas las solicitudes de reproducción conforme a los siguientes criterios:

a) Documentos cuyo estado de conservación no aconseje su manipulación.

b) Aquella documentación que no pertenezca a los fondos custodiados en el archivo.

c) Documentos manuscritos o impresos sujetos a propiedad intelectual, como los ejemplares no impresos de instrumentos de descripción.

d) Queda también excluida, la reproducción completa de los libros impresos de la biblioteca auxiliar. Únicamente se podrán reproducir íntegramente, y previa autorización escrita del Archivo, aquellos ejemplares considerados raros y no disponibles en ninguna otra biblioteca pública. En el resto de los casos, se autorizarán sólo copias puntuales y respetando siempre lo establecido en la legislación vigente sobre Propiedad Intelectual.

e) Reproducción de series completas.

5. Infracciones y sanciones

Las cuestiones de responsabilidad que pudieran derivarse por incumplimiento de lo regulado en las presentes Instrucciones, por mal uso, negligencia o daños que se ocasionen al patrimonio documental, se resolverán de conformidad con lo dispuesto en la legislación de aplicación en cada caso.

Disposición Final Única

1. El responsable del Archivo General velará por el respeto a la titularidad de los fondos documentales en el uso de las reproducciones documentales.

2. El Servicio de Patrimonio Histórico mantendrá actualizadas las instrucciones específicas recogidas en estas Instrucciones.

3. Las presentes Instrucciones entrarán en vigor al día siguiente de su publicación en el BOLETÍN OFICIAL de Navarra.

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